MarburgE-Rechnung spart Regalmeter

In der hessischen Stadt Marburg werden ab dem Jahr 2019 alle Rechnungen und Zahlungsanordnungen, die bei der Verwaltung eintreffen, eingescannt und in elektronischer Form abgelegt. Anschließend können sie von den Beteiligten digital eingesehen und weiterbearbeitet werden. Das soll unter anderem dazu beitragen, den Papierverbrauch der Verwaltung weiter zu senken: Im Jahr 2017 haben Stadtverwaltung und Hausdruckerei zusammen 6,1 Millionen Blatt Papier im A4-Format verbraucht.
„Bislang wird das Kassenbelegarchiv bei der Stadt Marburg in Papierform empfangen, bearbeitet und abgeheftet. Das bedeutet: Alle Rechnungen müssen ausgedruckt und abgeheftet werden. Das ist ein riesiger Aufwand und hoher Papierverbrauch“, erklärt Oberbürgermeister Thomas Spies. Die Rechnungen werden zur Erstellung des Jahresabschlusses einmal im Jahr von der Kasse an das Rechnungsprüfungsamt gegeben. Im Anschluss wandern die Kisten voller Aktenordner in den Archivraum der Stadt Marburg, wo sie gemäß Gesetz zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Hierbei werden nach Angaben der Stadt jedes Mal Ordner bewegt, die 40 laufende Regalmeter füllen.
Von der elektronischen Rechnungsbearbeitung erwartet sich die Stadt nach eigenen Angaben auch ein effizienteres Arbeiten: Ist eine Original-Rechnung in Papierform bislang schon einmal mehrere Tage unterwegs, wenn sie zwischen verschiedenen Fachdiensten ausgetauscht werden muss, kann die digitale Rechnung künftig von mehreren Personen zeitgleich eingesehen und somit schneller bearbeitet und angewiesen werden.
Wie die Stadt Marburg weiter mitteilt, starten ab Januar 2019 zunächst die Fachdienste „Unterstützung kommunaler Gremien“, „Personal- Organisations- und Beteiligungsmanagement“, „Technische Dienste“ und „Brandschutz“ mit der Umstellung auf die digitale Rechnungsablage und -bearbeitung. Die weiteren Fachdienste würden sukzessive folgen. „Die Umstellung der gesamten Stadtverwaltung mit ihren rund 1.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern funktioniert nicht zu einem Stichtag“, erläutert Nicole Pöttgen, Fachbereichsleiterin Zentrale Dienste, die für die Digitalisierung der Stadtverwaltung verantwortlich zeichnet. „Alle, die mit Rechnungen und Zahlungsanordnungen arbeiten, müssen geschult werden.“ Nicht betroffen von der Digitalisierung sind zunächst Bescheide, welche die Stadt Marburg verschickt. Denn: „Bescheide müssen rechtssicher zugestellt werden. Das werden wir nach wie vor in Papierform machen“, so Pöttgen.
Die Digitalisierung des Rechnungsworkflows bringt nicht nur der Stadtverwaltung Vorteile, sie ist auch für diejenigen attraktiv, die Rechnungen bei der Kommune einreichen: Sie sparen Druckkosten, Papier, Umschläge und Porto. „Wer möchte, kann seine Rechnungen aber nach wie vor in Papierform schicken. Dann werden sie in der Stadtverwaltung eingescannt und weiterbearbeitet“, sagt Marburgs Oberbürgermeister Thomas Spies.