RastattUnübersichtlich war gestern

Mit einem Sprung ins kalte Wasser beendete der Fachbereich Technische Betriebe der baden-württembergischen Stadt Rastatt die Ära der handschriftlichen Papieraufschriebe, die nicht selten Auslöser für aufwendige Korrekturdurchläufe waren. Unter anderem deshalb entschieden sich die Verantwortlichen für die Umstellung auf eine digitale Leistungserfassung, mussten dabei den Start in den flächendeckenden Echtbetrieb aufgrund einiger noch zu lösender technischer Herausforderungen allerdings ohne Testgruppe und vorherige Übungsphase bewältigen. Dennoch gelang es, den Mitarbeitern des Betriebshofs den notwendigen Wissensstand zu vermitteln und so das Ziel eines mobilen digitalen Erfassungsprozesses zum 1. Januar 2018 auf einen Schlag zu erreichen. Brigitte Majer, Leiterin des Fachbereichs Technische Betriebe in Rastatt, initiierte den Systemaustausch. Ausschlaggebend für den Wechsel auf das Verfahren Kommunale Betriebe der Firma Axians Infoma war laut Majer neben der erwarteten Prozessoptimierung und Automatisierung im TVöD der Aspekt, Leistungsdaten komplett papierlos erfassen, bearbeiten und weitergeben zu können.

Vollständig digitale Leistungserfassung

Bis zu diesem Zeitpunkt mussten die Mitarbeiter mehrere handschriftliche Aufzeichnungen erstellen. Die Leistungserfassung erfolgte dann anhand einer Nummerncodierung ohne Klartext. Diese Aufschriebe waren sehr unübersichtlich. Dadurch ließen sich Fehler vor der Weitergabe an die Verwaltung und dem Import in das Betriebsprogramm – der über maschinelle Belegleser erfolgte – kaum erkennen. „Dieses Vorgehen war sehr störanfällig, da jede Abweichung von in DIN-Schrift ausgefüllten Vordrucken geeignet war, fehlerhafte Informationen zu übermitteln“, erläutert Brigitte Majer. „Bei der täglich anfallenden Zahl handschriftlicher Leistungsbelege von rund 100 Mitarbeitern war der Korrekturaufwand damit natürlich sehr hoch.“ Künftig sollte also die Leistungserfassung mit 35 mobilen Geräten vollständig digital ablaufen, um durch eine bessere Übersichtlichkeit die Erfassungsgenauigkeit zu erhöhen. Gleichzeitig wollte man die bisherige Fehlerquelle der optischen Schnittstelle beim Belegleser eliminieren und somit Nachkorrekturen reduzieren. Die Verantwortlichen rechneten zudem durch die Möglichkeit der Gruppenerfassung mit weniger Aufwand für Verwaltungsaufgaben, aber auch mit positiven Effekten bei der Weiterverarbeitung und Abrechnung der Aufträge. „Insgesamt wollten wir einen hohen Grad an Automatisierung erreichen“, erklärt Sascha Heers von der Fachbereichsverwaltung. „Dazu gehört für uns auch die automatische Erkennung und Erfassung zeitabhängiger Zuschläge sowie in einem weiteren Schritt eine Ausweitung zum Beispiel auf die Verknüpfung zu Erschwerniszuschlägen.“

Befürchtungen ausgeräumt

Mit Beginn der Installation von Infoma newsystem im März 2017 prägten mehrere Meilensteine die Einführungsphase. Zunächst musste das fünfköpfige Projekt-Team bestehend aus Mitarbeitern des Fachbereichs, der EDV und von Axians Infoma neben der allgemeinen Überarbeitung der Auftrags- und Leistungsartenstrukturen auch veränderte Anforderungen der kommunalen Auftraggeber integrieren sowie kleinere Anpassungen der internen Organisation umsetzen. Die wesentlichen Herausforderungen bei der Umstellung auf die digitale Leistungserfassung ergaben sich jedoch im technischen Bereich. Dazu zählten unter anderem die Anbindung der Mobilgeräte über ein Rechenzentrum sowie Anpassungen und Entwicklungen der MDE-App für eine Gruppennutzung. Ebenso wichtig war es, die Mitarbeiter vom System zu überzeugen. „Insgesamt konnten wir aber keine Widerstände bei der Einführung der mobilen Datenerfassung feststellen, da jedem Mitarbeiter der Vorteil schnell klar wurde“, erinnert sich Heers. „Zwar gab es bei einigen Bedenken, die Tablets nicht richtig bedienen zu können oder dass erfasste Daten verloren gehen. Aber diese Befürchtungen konnten wir durch Schulungen in Kleingruppen und eine intensive Nachbetreuung, zum Teil in Einzelgesprächen, schnell ausräumen.“ Mittlerweile ist nicht nur die Akzeptanz groß, sondern auch die Effizienzsteigerung. Die Leistungsdaten sind um ein Vielfaches schneller verfügbar, Fehler und Fehlzeiten können frühzeitig erkannt werden; und durch die Integration des Kalender-Moduls ergeben sich weitere Vorteile.

Durchgängigkeit auch in umgekehrter Richtung

Inzwischen hat sich die Zahl der Anwender der Axians-Infoma-Lösung bereits auf 120 erhöht. Das Modul Web-Auftrag kann mindestens 60 weitere Nutzer vorweisen. Damit haben kommunale Auftraggeber unter anderem sofortigen Zugriff auf bestehende Aufträge und Abrechnungen. Realisiert haben die Rastatter auch die Automatisierung der zeitabhängigen Zuschläge und verzeichnen hier schon einen deutlichen Rückgang an Erfassungs- und Kontrollaufwand. Die Umsetzung der digitalen Erfassung von Erschwernissen wurde dagegen auf einen späteren Zeitpunkt verschoben, damit sich die Mitarbeiter erst einmal mit der mobilen Leistungserfassung vertraut machen konnten. Da die Erschwernis-Erfassung den Vorgang der Gruppenerfassung von Leistungsdaten deutlich komplexer werden lässt, soll zunächst eine Testgruppe erste Erfahrungen sammeln. Im Rückblick sieht Brigitte Majer sich in der Entscheidung für einen Systemwechsel auf eine leistungsfähigere Lösung bestätigt: „Im Gesamtkonzept der Umstellung auf Infoma newsystem ermöglicht die mobile Datenerfassung im Zusammenspiel mit dem Web-Auftrag jetzt eine durchgängig digitale und medienbruchfreie Übermittlung und Verarbeitung von Informationen und Daten – von der Auftragserteilung bis zur Abrechnung und Lohnsachbearbeitung. Dabei erstreckt sich die Durchgängigkeit der Informationen jetzt sogar auch in die umgekehrte Richtung zurück zum Auftraggeber. Das ist eine absolute Neuerung.“