Baden-WürttembergZehn Kreise führen E-Rechnung ein

Für zehn Landratsämter in Baden-Württemberg ist die Papierrechnung Geschichte: Am 6. April 2020 haben sie eine digitale Lösung von ITEOS für die elektronische Rechnungseingangsbearbeitung in Betrieb genommen. Um die Software zeitnah einzuführen, hatten sie sich nach Angaben von ITEOS im Rahmen der Initiative Digitale Landkreiskonvois (INDILAKO) unter der Federführung des Landkreistags Baden-Württemberg zu einem Konvoi zusammengeschlossen.
Die Landkreise Calw, Esslingen, Konstanz, Ludwigsburg, Main-Tauber, Neckar-Odenwald, Ortenau, Rastatt, Ravensburg und Schwäbisch Hall hatten es sich laut ITEOS zum Ziel gesetzt, noch vor Ablauf der gesetzlichen Frist am 18. April 2020 eine neue Software für die Bearbeitung elektronischer Rechnungen einzuführen. Nach den gesetzlichen Vorgaben ist es ausreichend, die elektronischen Rechnungen annehmen zu können. Doch das reichte den Landkreisen nicht aus: Sie wollten ihre Rechnungen vollständig digital – und damit medienbruchfrei und ohne Papier – in einem elektronischen Workflow bearbeiten können.
Eine Besonderheit ist nach Angaben von ITEOS, dass die Landratsämter nicht nur die gleiche Software, sondern auch die gleichen Einstellungen nutzen. Als Vorbild diente der Landkreis Karlsruhe, der den E-Rechnungseingangsworkflow bereits seit Februar 2019 produktiv im Einsatz hat (wir berichteten). Eine erfahrene Mitarbeiterin des Landratsamts Karlsruhe unterstützte die zehn Landkreise bei der Einführung, berichtet ITEOS.

Blaupause für alle Landkreise

Die Software-Lösung wurde auf Basis des in Baden-Württemberg verbreiteten Produkts KM Doppik für die Kommunale Finanzwirtschaft in Verbindung mit der SAP-integrierten Rechnungseingangsworkflow-Lösung von ITEOS umgesetzt. William Schmitt, Vorstandsvorsitzender des IT-Dienstleisters, erklärt: „Im digitalen Zeitalter brauchen wir neue Einführungsformen, um einheitlicher und schneller zu werden. Ich hoffe, die Idee des Konvois findet noch viele Nachahmer.“
Alexis von Komorowski, Hauptgeschäftsführer des Landkreistags Baden-Württemberg, erläutert: „Gerade die aktuelle Corona-Krise zeigt, wie wichtig eine schnelle, umfassende Digitalisierung ist – auch auf Ebene der Landkreise, Städte und Gemeinden. Um hier rasch zu Fortschritten zu kommen, ist es unabdingbar, dass die maßgeblichen Akteure, nämlich Land, Kommunen wie auch ihre IT-Dienstleister, eng und konstruktiv zusammenwirken. Wie dies konkret funktionieren kann, zeigt unsere Initiative Digitale Landkreiskonvois (INDILAKO), deren erster Konvoi (E-Rechnung / Elektronischer Rechnungsworkflow) jetzt in den Hafen einläuft. Im Weiteren wird es darum gehen, daraus eine Blaupause für möglichst alle Landkreise zu schaffen, um so die erwünschten Skaleneffekte zu erzielen.“ Günther Lieby vom Landkreis Konstanz, der den Konvoi geleitet hat, ergänzt: „Es war eine abenteuerliche Reise, wir haben Neuland betreten, das hat uns herausgefordert, aber auch viel Spaß gemacht. Ich freue mich darauf, die erste Rechnung von unterwegs auf meinem Tablet freigeben zu können. Aber die Arbeit ist noch nicht zu Ende, denn es gibt noch viel zu tun bis alle Kommunen in Baden-Württemberg, die Rechnungen nicht mehr auf Papier bearbeiten müssen. Doch der Anfang ist gemacht.“