FriedhofswesenUnkomplizierte Umstellung

Die Friedhofsverwaltung der St. Barbara Gottesackerstiftung im österreichischen Linz betreut insgesamt rund 25.000 Grabstätten und ist verantwortlich für die Organisation, Belegung und Pflege des Friedhofs. Seit dem Jahr 2015 hat die Stiftung die Software HADES des gleichnamigen Anbieters im Einsatz, und mit dem Nachfolgeprodukt HADES‑X steht nun seit mehr als einem Jahr eine hochmoderne, webbasierte Lösung bereit, die Verwaltung, digitalen Friedhofsplan und Online-Bürgerdienste nahtlos vereint. „Das ist genau das, was wir im Rahmen unserer Digitalstrategie und der digitalen Transformation brauchten“, erklärt Clemens Frauscher, der die St. Barbara Gottesackerstiftung seit mehr als 15 Jahren leitet.

Wichtig sei der Stiftung gewesen, eine integrierte Lösung zu finden, die nicht nur interne Workflows optimiert, sondern auch mit Bürgerdiensten verbindet. „Etwa über einen digitalen Friedhofsplan, Onlinereservierungen oder ein Grab‑Wiki für kultur-historisch interessante Persönlichkeiten auf unserem Friedhof, deren Artikel einfach per QR‑Code auf den mobilen Endgeräten der Besucherinnen und Besucher aufgerufen werden können“, erläutert Frauscher. „Mittlerweile haben wir sogar zu jedem einzelnen Grab ein Foto hinterlegt, das man sich auch über unsere Website anschauen kann.“ Die Lösung HADES‑X biete all das in einem Verfahren und gänzlich ohne Medienbrüche, was ein echter Mehrwert für Verwaltung und Friedhofsinteressierte sei.

Einführung verlief reibungslos

Frühere Prozesse seien hingegen papierlastig und nur bedingt digital durchgängig gewesen – insbesondere in Hinsicht auf Auswertungen oder bei der Grabdatenpflege. „Zwischenzeitlich haben wir uns mit einer eher unbeholfenen Lösung auf Access-Basis beholfen, die aber keine wirkliche Verbesserung unserer Workflows brachte“, erinnert sich Stiftungsleiter Clemens Frauscher.

Mit Einführung der Software HADES und insbesondere der Umstellung auf die neue Version HADES‑X hat sich dies deutlich geändert: Das System bietet ein intuitives, plattformunabhängiges Dashboard, das Aufgaben, Termine und To-dos übersichtlich strukturiert anzeigt – mit Assistenten, welche die tägliche Arbeit unterstützen und spürbar erleichtern. „Zudem sind wir dadurch nun in der Lage, moderne Online-Bürgerdienste anzubieten und auch interne Aufgaben auf elektronischem Wege, sprich per mobiler Nutzung auf den Smartphones unserer Mitarbeitenden, zu kommunizieren“, stellt Frauscher heraus.

Die Einführung der Lösung verlief nach Angaben des Stiftungsleiters vollkommen reibungslos: „Die Migration auf HADES‑X erfolgte wie gewohnt in enger Abstimmung mit unserem Softwareanbieter, mit dem uns eine langjährige, zuverlässige Partnerschaft verbindet. Kleinere Fragen, unter anderem zur API‑Integration des Friedhofsplans, hatten wir natürlich, konnten sie aber schnell klären.“ Alle Daten seien fehler- und verlustfrei ins neue System übernommen worden. Frauscher: „Sogar die Verknüpfungen der Grabdaten zum digitalen Friedhofsplan blieben erhalten; und wir konnten dank gut organisierter Vorbereitung und der zügigen Online-Einführungsschulung direkt wieder durchstarten. Das webbasierte System funktioniert sowohl stationär als auch mobil – perfekt, um direkt vor Ort auf dem Friedhof damit zu arbeiten.“

Mobiler, effizienter und transparenter

Neben der Schulung hätten die durchdachte und intuitiv gestaltete Oberfläche der Software den Umstieg erleichtert. Als besonders hilfreich bezeichnet Stiftungsleiter Clemens Frauscher zudem die Handhabung des Dashboards und der zahlreichen Assistenten: „In Kombination mit der Online‑Einführungsschulung und einem späteren Erfahrungsaustausch konnten wir uns das Wissen flexibel aneignen und gemeinsam mit der Hotline des Anbieters Best Practices ausarbeiten.“ Darüber hinaus bietet Hersteller Hades Video-Tutorials für selten genutzte oder komplexere Verwaltungsvorgänge, die leicht verständlich erklären, wie was genau funktioniert.

Im Arbeitsalltag der St. Barbara Gottesackerstiftung sorgt HADES-X seit der Einführung für deutliche Verbesserungen. Frauscher zählt auf: „Die Verwaltungseffektivität und die Transparenz sind enorm gestiegen: Ein interaktiver Friedhofsplan mit GPS-gestützter Grabnavigation hilft sowohl Besuchenden als auch Mitarbeitenden vor Ort im Gelände. Zusätzlich erfahren wir durch die automatisierten Bürgerservices eine spürbare Entlastung. Außerdem ist die Verwaltung durch die neue Software viel mobiler und effizienter geworden.“ Anderen Verwaltungen würde er die Umstellung auf eine Lösung wie HADES-X daher auf jeden Fall empfehlen. Wichtig sei es aber, Schulungsangebote dann auch konsequent zu nutzen. „Nur so kann unserer Erfahrung nach das volle Potenzial der Software auch in der Praxis ausgeschöpft werden.“

Abgeschlossen ist das Projekt HADES-X in Linz noch nicht – die Lösung wird in Abstimmung mit allen Kunden laufend erweitert und optimiert, zuletzt etwa um praxisgerechte Online-Arbeitsaufträge mit Quittierungsfunktion. Für die Zukunft äußert Clemens Frauscher auch schon bestimmte Wünsche – so beispielsweise Module zur interkommunalen Zusammenarbeit oder smarten Bürgerintegration, etwa durch weitere digitalisierte Services direkt über die Website.