RegistermodernisierungModernes Mindset wagen

Die Registermodernisierung ist aus Sicht der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister, Vitako, 2023 eines der bestimmenden Themen für die Verwaltungsdigitalisierung – neben der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG), der Verwaltungscloud und nachhaltiger Digitalisierung. Bereits Anfang des Jahres hat Vitako dazu ein Positionspapier veröffentlicht. Einige der darin enthaltenen Aspekte sollen im Folgenden aufgegriffen und in den Kontext aktueller Entwicklungen gestellt werden.
Allgemeiner Konsens besteht über die Ziele zur Digitalisierung hin zu einer volldigitalen, möglichst medienbruchfreien, proaktiven, resilienten und insbesondere datenbasierten Verwaltung. Sie soll bürger- und unternehmensnah agieren, bedarfsgerecht Leistungen und Services anbieten. Die Verwaltung muss digital funktionieren, die Daten sollen laufen und nicht die Bürgerinnen und Bürger.
Doch wie soll dieses Ziel erreicht werden? Das Projekt des Bundes zur Registermodernisierung sieht vor, die deutschen Register im Rahmen eines Modernisierungsvorhabens bundesweit zu einer Registerlandschaft zusammenzuschließen, in der die Register systematisch miteinander vernetzt sind.

Bund muss noch Fragen klären

Angesichts von tausenden dezentralen kommunalen Registern und fehlenden technischen Standards für Datenhaltung und Transportin­frastruktur wird schnell klar, dass es sich um eine gewaltige Herausforderung für die registerführenden Stellen handelt, ihre Register zunächst für einen Zusammenschluss vorzubereiten. Darüber hinaus lässt der aktuelle Status des Bundesprojekts noch viele Fragen zum konkreten Umsetzungsprozess auf kommunaler Ebene offen: Es fehlen Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen, auf deren Grundlage Kapazitäten und Ressourcenbedarfe geplant werden. Ebenso unklar ist die Finanzierung für Umstellung und Betrieb der modernen Register. Hier muss durch den Bund schnell Klarheit geschaffen werden. Vitako empfiehlt eine Anpassung der föderalen Finanzbeziehungen, um sicherzustellen, dass die Finanzierung direkt der Kommune ausgezahlt wird.
Seit dem jüngsten Forum Registermodernisierung für Kommunen, zu dem das Bundesinnenministerium am 26. Januar dieses Jahres eingeladen hatte, wird das Ausmaß der Arbeit deutlich, die auf die registerführenden Stellen zukommen wird: Umfassende technische Anpassungen für die Anbindung von Datenschutz-Cockpit (XDSC), NOOTS- Struktur und IDA-Schnittstelle müssen in den Verwaltungen zusätzlich zum Alltagsgeschäft vorgenommen, neue Datenfelder zum Eintrag der Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) programmiert, Dubletten in den Datensätzen manuell bereinigt und Einträge aktualisiert werden. Das mag banal klingen, ist es aber nicht, sondern erfordert technisches Sachverständnis und Datenkompetenz. Die kommunalen IT-Dienstleister können hierbei unterstützen und ihr Know-how den Kommunen als Multiplikatoren zur Verfügung stellen.

Alte Fehler nicht wiederholen

Dieser großen Herausforderung soll nun strukturell mit einem milliardenschweren Großprojekt des Bundes mit bürokratischen Organisationsstrukturen begegnet werden. Diese Vorgehensweise erinnert an die gescheiterte Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und hat ein überbordendes Maß an Arbeit zur Konsequenz, die bis Jahresende keinesfalls auch nur im Ansatz zu schaffen ist.
Bevor die Umsetzung dieses Großprojekts tatsächlich beginnt, sollte die Zielstellung einer digitalen Verwaltung in den Blick genommen werden, denn eine echte Modernisierung der Register erfordert ein modernes Verständnis von Digitalisierung. Digitalisierung der Verwaltung bedeutet in diesem Kontext eben nicht, analoge Verwaltungspraxis lediglich zu elektrifizieren und papierbasierte Verfahren als digital zu verstehen, sobald das Papier gegen ein PDF-Format ausgetauscht wird. Die Potenziale einer tatsächlichen Digitalisierung liegen darin, dass Daten „befreit vom Medium Papier und entsprechenden Vorgängen“ über einen universellen und von allen les- und schreibbaren Datenstandard sowie über schlanke digitale Prozesse zeit- und ortsunabhängig bearbeitet und ausgetauscht werden können. Die Lösung: eine standardisierte IT-Basisinfrastruktur und verbindliche einheitliche Schnittstellen zur Gewährleistung der Interoperabilität zwischen den Registern.

Gemeinschaftlicher Blick auf die Verwaltung

Wichtig ist Vitako eine Weitung der Perspektive hin zu einem interdisziplinären Mindset mit einem gemeinschaftlichen Blick auf digitale Verwaltung. Fachexpertise zu den Verwaltungsabläufen in den Kommunen ist hier ebenso gefragt wie Prozess-Management und eine technische Umsetzung in den Fachverfahren. Etwa 80 Prozent aller Datenbedürfnisse der Verwaltungsleistungen lassen sich heute bereits aus den bestehenden Datenbeständen der Melderegister heraus erfüllen. Bevor nun zu viele Maßnahmen zur Modernisierung von 51 priorisierten Registertypen gleichzeitig angeschoben werden, sollte man sich in der Umsetzung darauf konzentrieren, die bestehenden dezentralen kommunalen Melderegister zu nutzen und regulatorische einheitliche Standards zu erarbeiten. Maßgeblich sind hierfür die Anforderungen aus der Europäischen SDG-Verordnung. Register müssen hierfür weder vereinheitlicht noch zusammengelegt werden. Pragmatisch und agil sollte das Vorgehen sein und Pilotphasen für Tests und Probeläufe ermöglichen, bevor technische Detailaspekte festgelegt werden.
Der Fokus einer datenbasierten, volldigitalen Verwaltung stellt die Bürgerin und den Bürger als Souverän über die eigenen Daten in den Vordergrund. Der elektronische Personalausweis steht als sichere Identifizierungsmöglichkeit zur Verfügung, während das BundID-Konto eine bidirektionale, sichere, einfache und zuverlässige Kommunikationsmöglichkeit zwischen den Bürgerinnen und Bürgern und Behörden bietet. Hier können alle relevanten Nachweise und Bescheide digital und sicher aufbewahrt werden.
Nach dem Motto „Denke groß, aber starte mit dem, was bereits genutzt wird“ ist Vitako überzeugt, dass schnell gute Ergebnisse agil erzielt werden und die ersten Leistungen aus der SDG-Verordnung noch bis Ende dieses Jahres umgesetzt werden können.