HamburgOptimale Raumnutzung

Im Jahr 2022 hat im Hamburger Stadtteil Bergedorf das sogenannte KörberHaus eröffnet. Die vom Bezirksamt Bergedorf und der Körber-Stiftung initiierte Einrichtung ist ein markantes Beispiel dafür, wie sich ein von verschiedenen Organisationen getragenes Projekt zu einem zentralen Treffpunkt heterogener Nutzergruppen entwickeln kann.

Als offenes Haus dient der Begegnungsort nicht nur den Initiatoren, sondern auch der Bücherhalle Hamburg, dem Cafe Schmidtchen KörberHaus sowie dem Lichtwark-Theater als Heimat. Hinzu kommen umfangreiche Angebote von Partnerorganisationen wie der AWO, dem Bezirks-Seniorenbeirat, der Hamburger Volkshochschule, der Freiwilligenagentur oder der Stiftung für Engagement in Bergedorf. Auch andere Organisationen können die beispielsweise mit Hörhilfen, offenem WLAN, Lautsprecheranlagen und Smartboards ausgestatteten Räume des Hauses nutzen. Im Ergebnis verzeichnet das Zentrum durchschnittlich 1.000 Besucher am Tag, die sich während der Öffnungszeiten von 8 bis 22 Uhr im Schnitt auf 15 bis 20 verschiedene Veranstaltungen verteilen.

Intelligente Planung als Basis

Die schiere Anzahl der Veranstaltungen sowie die flexible Vergabe an interessierte Nutzer verlangt ein leistungsfähiges Konzept für die Verwaltung und Besucherführung durch die weitläufigen Räumlichkeiten. Dass dies nicht auf Papier oder mittels Excel-Tabelle zu bewerkstelligen ist, war den Verantwortlichen von Anfang an klar. „Wir haben uns bei der Planung des gesamten Projekts frühzeitig Gedanken darüber gemacht, wie die Kapazitätsverwaltung der Räumlichkeiten aussehen müsste“, erinnert sich Nicole Becker-Kloth, Leiterin Gemeinschaftsmanagement und Kommunikation des KörberHauses. „Damit war auch die Frage verbunden, wie die Besucherströme optimal geleitet werden können.“ Im Sinne des Projekts sollten dabei Anforderungen wie Barrierearmut und Nachhaltigkeit berücksichtigt werden.

Gesucht wurde somit eine praktikable Anwendung, die Komponenten wie ein Buchungssystem mit digitalen Displays verbindet und gleichzeitig eine leichte und flexible Bedienung sowie ein ausgewogenes Preis-Leistungsverhältnis bietet. Eine Einbindung in das IT-System der Stadt Hamburg oder der Körber-Stiftung war aufgrund der Heterogenität der beteiligten Organisationen nicht zu realisieren. „Es sollte eine Lösung implementiert werden, die nicht viele IT-Schnittstellen erfordert“, erklärt Nicole Becker-Kloth. „Insofern fiel die Entscheidung zugunsten eines browserbasierten Systems unter eigener Regie.“

Integrierte Lösung aus einer Hand

Vorab hatten sich die Projektverantwortlichen außerdem über Lösungsansätze und Erfahrungen anderer öffentlicher Organisationen erkundigt. Dies führte zu dem Entschluss, auf nur einen Anbieter zu setzen, der mit der Entwicklung und Installation die erforderliche Struktur aus einer Hand umsetzen kann.

Aufgrund eigener Recherchen und der Erfahrungen anderer Einrichtungen haben sich die Initiatoren des KörberHauses letztlich für den Anbieter digitalSIGNAGE.de entschieden. Das Unternehmen konnte nicht nur die erforderlichen Komponenten liefern. Es garantiert auch, dass die Anforderungen an begleitende Services erfüllt und die verschiedenen Richtlinien an Datenschutz und IT-Sicherheit eingehalten werden.

Heute beruht das gesamte System des KörberHauses auf zwei wesentlichen Säulen: einem Buchungssystem, das die flexible Verwaltung der Räumlichkeiten ermöglicht, sowie der entsprechenden Hardware inklusive Steuerung und Displays für die Anzeige der jeweiligen Veranstaltungen sowohl zentral in der Lobby als auch direkt an den Räumen. Wichtig ist außerdem, dass der Buchungsvorgang einfach gestaltet ist, wie Becker-Kloth erklärt: „Derzeit gibt es etwa zehn verschiedene Zugreifer auf das Buchungsprogramm. Die Abwicklung kann nur funktionieren, wenn die Software intuitiv zu bedienen ist.“

Dezentraler Zugriff und einfache Bedienung

Das Anzeigesystem umfasst aktuell drei 75-Zoll-Signboards mit 4K-UHD-Auflösung in der zentralen Lobby und auf den Allgemeinflächen, die mit 14 digitalen Türschildern an den jeweiligen Räumen kommunizieren. Die Displays sind über Ethernetkabel oder WLAN verbunden und können so auch bei kurzfristigen Änderungen den aktuellen Stand der Raumnutzung anzeigen. Dank Power over Ethernet (PoE) genügt ein einziges Kabel für die Stromversorgung und Netzwerkverbindungen, was die Installation und den Betrieb vereinfacht und wartungsfrei hält. Die digitalen Türschilder sind mit einem eigenen integrierten Player ausgestattet. Die 75-Zoll-Displays geben eine Übersicht über alle Raumbelegungen. Dabei entlastet die zentrale Inhaltsverwaltung die Mitarbeitenden am Empfang. Ergänzt werden die Raumbelegungen um Veranstaltungsankündigungen. Die technische Betreuung erfolgt durch den Anbieter, sodass kein interner IT-Support notwendig ist.

Als Buchungssystem kommt die KI-gestützte Ressourcenmanagementsoftware Locaboo zur Anwendung, die auf den Einsatz im öffentlichen Sektor abgestimmt ist und eine leichte Buchung durch die verschiedenen Anbieterorganisationen ermöglicht. Das Gesamtsystem läuft weitgehend autonom und ohne Eingriffe durch eigene IT-Administratoren. Auch ist die Software gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie nach der ISO-27001-Norm zertifiziert und ermöglicht eine Ende-zu-Ende-Automatisierung des gesamten Prozesses.

Eine gern genutzte Begegnungsstätte

Neben dem integrierten Buchungs- und Anzeigesystem hat das KörberHaus weitere Displays in­stalliert. Dazu zählen zwei 55-Zoll-Outdoor-Stelen mit Smart-Touch-Funktion, die das Webangebot des KörberHauses spiegeln und die Besucher außerhalb des Gebäudes über aktuelle Angebote informieren. Die Smart-Touch-Terminals sind für den 24/7-Dauerbetrieb im Außenbereich ausgelegt und werden über Ethernet angesteuert. Ausgerüstet mit hoher Helligkeit und Auflösung sowie einem Quad-Core-Prozessor sorgen sie für die permanente Sichtbarkeit des Veranstaltungsprogramms und ermöglichen es Passanten, sich über die Einrichtung zu informieren.

Das KörberHaus ist zwischenzeitlich zur zentralen Anlaufstelle für die Einwohner des Stadtteils Bergedorf geworden und hat sich darüber hinaus zu einer Attraktion für die Außendarstellung der Stadt entwickelt. Möglich wurde dies durch die konsequente Umsetzung einer aktiven Teilhabe der Bewohner und Besucher, nicht zuletzt durch die Kombination aus Tradition und modernen Technologien. „Natürlich war die Möglichkeit, eine Begegnungsstätte dieser Größenordnung praktisch von Grund auf neu zu entwickeln, eine Herausforderung“, resümiert Nicole Becker-Kloth. „Andererseits hat dies auch viele Diskussionen angeregt, um ein Optimum aus kultureller Vielfalt und Effizienz zu realisieren. Angebote nur bereitzustellen, reicht letztlich nicht aus. Die Menschen müssen sie auch schnell und einfach finden können.“