LüneburgAbgucken erwünscht

In der Hansestadt Lüneburg profitieren Eltern und Erziehungsberechtigte von einem neuen Onlinedienst: Für insgesamt elf Grundschulen kam die digitale Anmeldung für die kommenden Erstklässlerinnen und Erstklässler erstmals im Mai 2024 zum Einsatz – und die Resonanz war positiv. „Von 726 schulpflichtigen Kindern für das Einschulungsjahr 2025/2026 wurden rund 700 Schülerinnen und Schüler über das Onlineformular angemeldet. Das entspricht einer Nutzungsquote von ungefähr 95 Prozent“, berichtet Alexander Schulz, Projektleiter für Onlinedienste der Hansestadt Lüneburg.
Ein beispielhaftes Erfolgsprojekt, das zeigt, dass die Bereitstellung digitaler Verwaltungsdienste technisch weder kompliziert noch aufwendig sein muss. Digitale Prozesse lassen sich mit dem richtigen Tool effizient umsetzen. Schulz betont jedoch, dass die technische Umsetzung nur ein Aspekt war. Deutlich intensiver mussten die organisatorischen Prozesse innerhalb der Verwaltung besprochen und neu konzipiert werden.
In Lüneburg war die Anmeldung für einen Schulplatz von veralteten, papierbasierten Anträgen und aufwendiger Bearbeitung geprägt, wie Alexander Schulz erläutert: „Die meisten Schulen haben ein nicht beschreibbares PDF-Formular auf ihrer Homepage angeboten, das von den Erziehungsberechtigten ausgedruckt, ausgefüllt und per E-Mail verschickt oder persönlich an die Schule ausgehändigt werden konnte. Vereinzelt standen auch beschreibbare PDF-Formulare zur Verfügung, die nach dem Ausfüllen noch ausgedruckt werden mussten.“ Hinzu kam ein Versand der Anmeldebögen zusammen mit dem Informationsschreiben per Post.

Anmeldungen voll digital bearbeiten

Mit dem neuen Onlinedienst gehört dieses aufwendige Verfahren jetzt der Vergangenheit an. Stattdessen setzt die Kommune auf eine smarte und zukunftsfähige Lösung, die eine schnelle, effiziente und vor allem vollständig digitale Verarbeitung der Anmeldungen ermöglicht. „Mit dem NOLIS | Formular-Editor steht ein komfortabler Werkzeugkasten zur Verfügung, mit dem auch komplexe Formulare schnell und ohne jegliche Programmierkenntnisse selbst erstellt werden können“, erklärt Christian Schumacher, Senior-Consultant OZG bei NOLIS. „Die vielfältigen Darstellungsmöglichkeiten der Abfragen mittels Drop-down-Menü oder Radio-Button und die klare Struktur mit einzelnen Abschnitten sind für uns optimale Features. Es entsteht ein formschönes Formular für Bürgerinnen und Bürger, durch das sie leicht und übersichtlich navigieren können“, zeigt sich Stefan Merker, Teamleiter E-Government bei der Hansestadt Lüneburg, zufrieden.
Für die Schulanmeldung notwendige Unterlagen können ebenfalls digital eingereicht werden. Dokumente wie Geburtsurkunde oder Impfnachweise können eingescannt oder abfotografiert und direkt im Formular hochgeladen werden. Ein weiteres relevantes Kriterium war die medienbruchfreie Weitergabe aller erhobenen Daten in das Schulverwaltungsfachverfahren: „Unser Ziel war es, alle zur Einschulung erforderlichen Informationen abzufragen und in einer Form zu erhalten, die eine Weiterverarbeitung über eine Schnittstelle ins Fachverfahren ermöglicht. Diese Möglichkeit war durch den NOLIS | Formular-Editor gegeben“, sagt Alexander Schulz.

Onlineangebot kommt gut an

Florian Schlenker vom E-Government-Team der Hansestadt Lüneburg ergänzt: „Über den Export der Formulareingänge können wir alle Daten in den Formaten downloaden, die wir benötigen. Durch die von uns selbst erstellte Schnittstelle, ein Python Script, ist es uns möglich, alle relevanten Daten abzugreifen und sie in das bei uns genutzte Schulverwaltungsprogramm zu importieren.“ Die nahtlose Übertragung ins Fachverfahren ist eine erhebliche Arbeitserleichterung für alle Schulverwaltungskräfte, da die manuelle Eingabe der Daten entfällt.
„Wir haben ausschließlich positives Feedback erhalten, überwiegend von den Schulverwaltungskräften, die deutlich weniger Arbeitsaufwand haben. Auch die Erziehungsberechtigten schätzen es, dass sie ihre Kinder anmelden können, ohne Unterlagen ausdrucken oder extra Wege zurücklegen zu müssen“, resümiert Alexander Schulz. Bereits in den ersten Tagen nach der Freischaltung nutzten zahlreiche Erziehungsberechtigte aus der Hansestadt die Möglichkeit, ihre Kinder online für die Grundschule anzumelden.
Kommunen, die an einer digitalen Schulanmeldung interessiert sind, müssen diese nicht neu konzipieren. Die Hansestadt Lüneburg hat ihr Formular in der Tauschbörse des NOLIS | Formular-Editors freigegeben. „Mit der überregionalen Tauschplattform hat es NOLIS ermöglicht, dass Kommunen ihre Formulare entweder völlig frei oder auch passwortgeschützt innerhalb der Software bereitstellen können, um sie anderen zur Verwendung zu überlassen. Die Formulare können dann unverändert oder mit individuellen Anpassungen genutzt werden“, erklärt Christian Schumacher. „Abgucken lohnt sich“, bekräftigt Stefan Merker. „Auch wir konnten jüngst bei der Nachnutzung des Onlinedienstes Fischereischein von anderen profitieren.“