FriedhofswesenAnforderungen ändern sich

Veränderungen in der Bestattungskultur stellen die Friedhofsträger vor die Herausforderung, ihre teilweise jahrelang bestehenden Satzungsgrundlagen zu überdenken und an aktuelle Tendenzen anzupassen. Der Trend ist eindeutig: Erdbestattungen sind rückläufig, Urnenbeisetzungen nehmen zu. Im Gegensatz zu den monumentalen Familiengräbern früherer Zeiten sind die Grabstellen heutzutage sehr viel übersichtlicher geworden. Die Forderung vieler Berufstätiger und älterer Menschen, die Grabpflege weniger aufwendig zu gestalten, sowie steigende Kosten bei den Gemeinden ebnen den Weg für alternative Bestattungsformen. Satzungsänderungen betreffen so vorrangig die Ausweisung geänderter oder neuer Grabarten wie Baumgräber für Urnen oder anonyme Urnengrabfelder. Oft werden auch die Urnengrabgröße sowie die Anzahl der zulässigen Urnenzubettungen in vorhandene Erdgräber erhöht. Die Nutzungszeiten werden dabei häufig verringert.

Software für kleine und große Friedhöfe

Die Software ARCHIKART des gleichnamigen Herstellers unterstützt öffentliche und kirchliche Friedhofsverwaltungen bei der Bewältigung der sich stetig ändernden Anforderungen im Friedhofswesen. Auf Basis einer flexibel gestaltbaren Objektstruktur, die den Friedhof mit seinen Grabfeldern, Grabreihen und Gräbern abbildet, sind alle weiteren Vorgänge abwickelbar. So können sowohl kleine Friedhöfe mit minimaler Struktur als auch große und stark gegliederte Friedhöfe übersichtlich dargestellt werden. Ein Ampelsystem ermöglicht auf einen Blick die Auskunft über freie, teilweise oder voll belegte Gräber.
ARCHIKART bietet dabei die Möglichkeit, rechtssichere Satzungen sowohl aktuell als auch historisch im System zu hinterlegen. Über Dienste kann die Anpassung bestehender Grabnutzungsverträge an eine aktualisierte Satzungsgrundlage erfolgen, beispielsweise im Bereich der jährlichen Bewirtschaftungskosten. Da die Friedhofsgebührensatzung Bestandteil jeder Friedhofssatzung ist, bietet ARCHIKART die Möglichkeit, verschiedene Kostenarten zu erfassen, aufzuschlüsseln und nachvollziehbar zur Bescheiderstellung der Bestattungsvorgänge anzuwenden. Aber nicht immer sind es reine Satzungsänderungen, denen im Friedhofswesen Rechnung zu tragen ist. So wohnen Angehörige heute häufiger als früher weiter weg oder können sich aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr um ein Erdgrab kümmern. Mitunter kommt es vor, dass es gar keine Angehörigen mehr gibt. Für diese Fälle erlaubt ARCHIKART die Freistellung von Gräbern. Auch eine vorfristige Kündigung von Verträgen ist möglich.

Peinliche Gebührenbescheide vermeiden

Die eigentliche Datenerfassung wird durch eine Vielzahl von Plausibilitätskontrollen und Eingabeassistenten unterstützt. Ausgehend vom Grab und der gewählten Grabart werden die Nutzungsverträge angelegt und die Gebühren aus der Satzung zur Auswahl vorgeschlagen. Anschließend ist der Vertragspartner auszuwählen. Erst wenn es einen gültigen Vertrag in Form eines Nutzungsrechts gibt, können Bestattungen und weitere Objekte wie Sarg oder Urne angelegt und der Name des Verstorbenen sowie weitere Informationen ausgewählt werden. Hierfür wird bewusst auf die zentrale Personenverwaltung in ARCHIKART zurückgegriffen. Sollte der Verstorbene noch in anderen Verfahren der Software als Bescheidempfänger geführt sein, wird der Anwender automatisch darauf hingewiesen. So kann ämterübergreifend verhindert werden, dass es seitens der Verwaltung zu einem peinlichen Gebührenbescheid an den Verstorbenen kommt.
Sämtlicher Schriftverkehr von der Erstellung von Gebührenbescheiden bis hin zur Ausgabe von Graburkunden kann über die ARCHIKART-Textankopplung erfolgen und wird intern oder in einem Dokumenten-Management-System abgelegt. Die Übergabe zur Sollstellung an das Kassensystem ist ebenfalls möglich. Im Bereich Friedhofswesen ist es zudem wichtig, zu jeder Zeit auskunftsfähig zu sein. ARCHIKART trägt dem mit umfangreichen Suchfunktionen Rechnung.

Digitale Friedhofspläne

Nicht zuletzt stellt die Auslastung der Friedhöfe eine zunehmende Herausforderung dar. Immer mehr Flächen bleiben ungenutzt oder ohne angemessene Pflege. In der ARCHIKART-Friedhofsverwaltung wird zu jeder Struktureinheit das letztmögliche Nutzungsende angezeigt. So steht dem Sachbearbeiter eine wichtige Entscheidungshilfe zur Verfügung, welche dieser Bereiche gegebenenfalls mit einem Sperrkennzeichen versehen werden sollten. So können solche Überhangflächen ruhen und sukzessive auslaufen, um später beispielsweise mit Urnengrabstätten belegt zu werden.
Auseinandersetzen müssen sich die Verwaltungen darüber hinaus mit neuen Herausforderungen im Friedhofswesen. Dazu zählen die Anbindung von mobilen Datenerfassungsgeräten, Geografischen Informationssystemen oder die Auskunftsfähigkeit über das Internet. Wurden die grundlegenden Daten effizient und strukturiert erfasst, gilt es, diese zu visualisieren. Dabei setzen sich digitale Friedhofspläne immer mehr durch. War die Übertragung von Papierplänen in digitale Versionen bisher eine enorme Herausforderung, stellt dies mit einer Software wie der ARCHIKART-Friedhofsverwaltung kein Problem mehr dar.

Mobile Grabkontrolle wird zum Standard

In der Praxis bieten digitale Pläne den Vorteil, dass Daten rasch geändert werden können und der Plan somit stets aktuell und beliebig oft zum Ausdrucken zur Verfügung steht. Thematische Auswertungen tragen zur Veranschaulichung einfacher Sachdaten bei. Eine typische Auswertung ist etwa die Darstellung der Gräber entsprechend ihrer Belegung. Natürlich ist es auch möglich, den Plan per Tablet vor Ort mitzunehmen. Da alle Friedhofsobjekte wie Friedhof, Bereich, Grab oder Grabmal in ARCHIKART GPS-fähig sind, können sie per Koordinate verortet und als Geo-Objekte erfasst werden. Denkbar ist auch, dass Verwaltungen digitale Pläne im Internet veröffentlichen. Von diesem Angebot profitiert nicht nur der Bürger. Auch die digitale Zusammenarbeit mit Bestattern und Friedhofsgärtnern kann sich lohnen, zumal Pflegearbeiten oft an Unternehmen ausgelagert werden.
Und: Liefen die für die Überprüfung der Standsicherheit von Grabmalen und Grabanlagen Verantwortlichen vor einigen Jahren noch mit Papierlisten über den Friedhof, gehören hier heute mobile Software-Lösungen in Verbindung mit Tablet, Toughbook oder Smartphone zum Standard. Auch ARCHIKART ermöglicht diese Form der flexiblen Grabkontrolle. Der Schwerpunkt liegt dabei in der Regel aus versicherungsrechtlichen Gründen auf der Standfestigkeitsprüfung der Grabmale. Ebenfalls begutachtet wird der Pflegezustand der Grabstätten, schließlich sollen diese ein gepflegtes und würdiges Gesamtbild ergeben.
Da inzwischen auch immer mehr Grünflächen entstehen und Friedhöfe oft einen parkähnlichen Charakter annehmen, muss auch hier weitergedacht werden. Außerdem gibt es auf Friedhöfen oftmals einen wertvollen alten Baumbestand, den es zu erhalten und zu pflegen gilt. Dafür bietet das Unternehmen Archikart weiterführende Anwendungen wie die Grünflächen- oder Baumverwaltung an, die ebenfalls mobil genutzt werden können.