ekom21Digital erstellte Post ohne Hindernisse

Seit Ende 2017 vertreibt der IT-Dienstleister ekom21 das Produkt curalit21 – eine Drucklösung mit Rundum-Service für den Versand sämtlicher kommunaler Briefsendungen (wir berichteten). Das Angebot umfasst eine einfach zu bedienende – und leicht zu implementierende – Software, mit deren Hilfe elektronisch erzeugte Dokumente an das zentrale Output-Management-System der ekom21 geschickt werden. Dort werden die Dokumente weiterverarbeitet. Das ekom21-eigene Druckzentrum in Kassel druckt, kuvertiert und frankiert die Briefe und übergibt sie täglich an den Zustelldienstleister zur bundesweiten Auslieferung. Eine Schulung der Mitarbeiter in Präsenz oder Online gehört ebenfalls zum Service.
Ämter und Behörden können vom Einsatz der Lösung profitieren: Die Software sei sicher, einfach in der Handhabung und erspare den Sachbearbeitern viel Zeit, betont ekom21. Zudem könnten Lagerflächen, die zuvor für Papier, Umschläge oder Druckergeräte bestimmt waren, nun anderweitig genutzt werden. Mittlerweile zählen nach Angaben von ekom21 67 Kunden zu den Abnehmern der Lösung curalit21, darunter 14 Landkreise.

In der Pandemie bewährt

Gerade während der Pandemie und der damit einhergehenden Homeoffice-Nutzung habe sich die Lösung bewährt, berichtet ekom21. Im Corona-Jahr 2021 seien über curalit21 46 Prozent mehr Druckseiten abgewickelt worden als im Vorjahr 2020. Von coronabedingten Lieferengpässen bei Papier war das Kasseler Druckzentrum nicht betroffen. Dank frühzeitig geschlossener Verträge war ekom21 gut auf die aktuelle Situation eingestellt. Alle Druckaufträge seien weiterhin gesichert, betont der IT-Dienstleister.
Vor allem die Gesundheitsämter mussten während der Pandemie einer hohen Arbeitsbelastung standhalten, um die Rekordzahlen an Neuinfektionen nachzuverfolgen und Quarantänebescheide auszustellen. Auch dabei agierten die Mitarbeiter oft aus dem Homeoffice – beispielsweise im Landkreis Marburg-Biedenkopf, der dabei auf den Druckdienst curalit21 setzte. Ohne curalit21 sei es unmöglich gewesen, die Abläufe so zu gestalten, dass beispielsweise Quarantäneverfügungen aus dem Homeoffice heraus versendet werden oder die vorgegebenen Quoten für das Homeoffice erfüllt werden, berichtet Volker Hirth, kommissarischer Leiter des Fachdienstes Kreisorgane und Liegenschaften des Landkreises. Durch die einfache Handhabung von curalit21 konnten eine Vielzahl der Bescheide in kurzer Zeit versendet werden. Durch den Wegfall der physischen Postgänge habe ekom21 dazu beigetragen, Prozesse zu optimieren.

Auf dem Weg in eine volldigitale Zukunft

Derzeit arbeite ekom21 noch mit einem Hybridmodell, erklärt Rüdiger Gärtner, Druckfachmann bei dem IT-Dienstleister. Die Dokumente würden SSL-verschlüsselt zum Rechenzentrum der ekom21 übermittelt. Es lägen also digitale Daten vor, die anschließend im Druckzentrum wieder analog werden. Zukünftig wolle ekom21 diesen Medienbruch natürlich vermeiden, so Gärtner. Die Zukunftsvision sei der volldigitale Briefversand. Zudem solle eine Anbindung des Druckens an verschiedene Archivsysteme ermöglicht werden, ebenso wie die Erzeugung von Dokumenten direkt aus den Archivsystemen selbst. Die Zukunft, in der Briefe volldigital versendet werden, sei nicht mehr so weit entfernt, so Rüdiger Gärtner.