WiesbadenDigitales Stadtarchiv in Betrieb

Ein digitales Stadtarchiv ist jetzt für Wiesbaden in den Produktivbetrieb gestartet. Wie die hessische Landeshauptstadt mitteilt, basiert es auf der Software DIMAG (Kurzform für Digitales Magazin). Mit ihr können digitale Fotos, E-Akten, Datenbanken und Auszüge aus Fachanwendungen dauerhaft gespeichert und der Verwaltung und den Bürgern zugänglich gemacht werden. Das DIMAG-System wird seit dem Jahr 2006 unter anderem von Landesarchiven in Hessen, Baden-Württemberg und Bayern genutzt. Es folgt dem internationalen ISO-Standard 14721, der den langfristigen Erhalt digitaler Daten sichern soll. Dazu gehören Dokumente zu Rechtsgeschäften der Stadt, zum Personenstand der Bürgerinnen und Bürger oder zur Verwaltung.

„Wir sichern in unserem Digitalen Magazin Dokumente, die ausschließlich in elektronischer Form vorliegen, damit auch in 100 oder 200 Jahren Menschen noch Zugriff auf diese wichtigen Informationen haben“, erklärt Stadtarchivleiter Peter Quadflieg. „Dabei haben wir auf ein bewährtes und bereits anderenorts im Einsatz befindliches System gesetzt, das die notwendigen technischen Standards erfüllt.“ Gemeint sind damit eine mehrfach redundante Speicherung ausschließlich in öffentlich-rechtlich getragenen Rechenzentren in Deutschland, die eine hohe Sicherheit gegen Hackerangriffe und Katastrophen aufweisen. Die Daten fließen vom Wiesbadener Stadtarchiv über die gesondert gesicherten und hochverfügbaren Netze des Bundes in die Rechenzentren, erklärt die Stadt. Bei einem Tochterunternehmen der Komm.ONE-Gruppe werden die Wiesbadener Daten gespeichert.

Sorgfalt vor Schnelligkeit

Das digitale Archiv der Landeshauptstadt Wiesbaden ist seit dem Jahr 2019 aufgebaut worden, berichtet die Kommune. Im Jahr 2021 habe sich das Stadtarchiv dem DIMAG-Verbund angeschlossen und seitdem technischen Support vom Hessischen Landesarchiv erhalten. „Besonders die Abstimmung für die Inbetriebnahme der Software DIMAG war sehr zeitaufwendig“, sagt Quadflieg. Viele IT-, Sicherheits- und Datenschutzfragen mussten geklärt werden – „und dies ohne zusätzliches Personal“, betont der Archivdirektor.

Dabei ging Sorgfalt vor Schnelligkeit. „Schließlich werden in diesem System rechtlich besonders relevante Daten, zum Teil auch mit Personenbezug, datenschutzkonform gespeichert“, sagt Stadtkämmerer Hendrik Schmehl. „Nun können wir aber gemäß unserem gesetzlichen Auftrag auch elektronische Unterlagen von den Ämtern und Betrieben der Landeshauptstadt ins DIMAG übernehmen, erhalten und für die Nutzung bereitstellen“, ergänzt Stadtarchivleiter Quadflieg. Als erste Dokumente wurden die Unterlagen des Corona-Verwaltungsstabs aus den Jahren 2019 bis 2023 in das DIMAG aufgenommen, berichtet die Stadt. Sie sind 2023 vom Gesundheitsamt an das Stadtarchiv zur dauerhaften Aufbewahrung abgegeben worden.

„Auf keinen Fall wird das digitale Archivieren das Aufbewahren von Papier vollständig ersetzen“, erklärt Stadtarchivdirektor Peter Quadflieg abschließend. „Im Gegenteil: Durch die zunehmende Digitalisierung der Stadtverwaltung erhalten wir im Moment in großer Zahl Anfragen zur Bewertung und Übernahme von Papierakten. Diese alle zu digitalisieren wäre viel zu teuer und aufwendig. Daher brauchen wir gerade im Zuge der Digitalisierung auch ein neues analoges Magazin.“ Ein solches wird bereits errichtet.