Gegenseitig unterstützen

Ein modernes Kommunalportal kommt ohne ausfüllbare Formulare nicht aus, egal ob es sich um einen Onlineantrag oder eine Umfrage handelt. Aber: Auf dem Weg zum Onlineformular können Kommunen oftmals weder personell noch wirtschaftlich aus dem Vollen schöpfen und suchen nach kosten- sowie zeitsparenden Lösungen. Wenn dabei noch die Möglichkeit besteht, interkommunal Formulare zu tauschen oder anderen zur Verfügung zu stellen, profitieren beteiligte Kommunen ohne hohe Kosten vom Gemeinschaftssinn. Da wird das Einer-für-Alle(EfA)-Prinzip einmal von der Basis aus praktiziert.

Braucht eine Kommune einen Formularassistenten? Diese Frage beantworten heute nahezu 100 Prozent aller Internet- oder Digitalisierungsbeauftragten in Städten und Gemeinden mit Ja. Warum ist dies so, obwohl es doch im Zeitalter der forcierten Digitalisierung zunehmend einsetzbare EfA-Leistungen gibt? Die Antwort darauf ist so einfach wie plausibel: Das Einsatzspektrum eines Formularassistenten ist weit größer als jenes, welches mit EfA-Leistungen abgedeckt wird.

„Wir stellen zunehmend fest, dass Kommunen eigene Formulare in immer größerer Zahl erstellen. Dabei geht es neben den typischen Onlineanträgen zumeist um interne Angelegenheiten, aber auch um Meinungsumfragen, Anmeldelisten und vieles mehr“, betont David Jauch, Prokurist und Leiter Software-Produkte beim E-Government-Spezialisten NOLIS. Dieser bietet mit dem Formular-Assistenten NOLIS | smartForms einen immer stärker gefragten No-Code-Editor auch für komplexe Formulare.

Lösungen müssen einander ergänzen

Besonders groß sind die Vorteile für diejenigen Kommunen, die ihren Webauftritt oder das interne Portal für Mitarbeitende mittels NOLIS | CMS administrieren: Die nahtlose grafische und technische Integration, die Mitnutzung von Ressourcen und angebundenen Basisdiensten sowie die Möglichkeit vielfältiger Schnittstellen sorgen für hochgradige Effizienz. „Wir erhalten aber zunehmend Anfragen von Kommunen, die NOLIS | smartForms als Stand-alone-Lösung einsetzen möchten. Auch das ist natürlich möglich“, ergänzt David Jauch.

Den flexiblen und wirtschaftlich attraktiven No-Code-Formularassistenten sieht NOLIS als Teil einer sinnvollen Digitalisierungsstrategie der Kommunen, nicht als einziges Instrument. Das gilt besonders für klassische Onlineservices im Sinne des OZG. Christian Schumacher, Senior-Consultant für Online-Digitalisierung, sagt: „Es gilt, für jeden Prozess den richtigen Onlineservice auszuwählen: EfA-Dienste, Front Ends bewährter Fachverfahren oder eben selbst erstellte Webformulare müssen sich ergänzen. Es ist ein Nebeneinander, kein Entweder-oder.“

Mittlerweile verfolgen viele Kommunen diesen pragmatischen Ansatz. Achim Janssen, bei der Stadt Hattersheim zuständig für Onlineservices, weist auf den individuellen Mix hin: „Wir setzen zwei EfA-Dienste ein, zudem nutzen wir 86 mit NOLIS | smartForms selbst erstellte Formulare.“ Da­rüber hinaus werden auch diverse Front-End-Formulare der Fachverfahren angeboten.

Der Einsatz in Kommunen

Ähnlich ist die Vorgehensweise in anderen Kommunen. Santos Reyländer, zuständig für Digitalisierungsprozesse bei der Stadtverwaltung Rhede, berichtet von 119 einzelnen Leistungen, die über EfA-Dienste angeboten werden. Zudem wurden 176 Formulare selbst erstellt, davon 50 für OZG-Leistungen. Ferner gibt es auch in Rhede die Front Ends der Fachverfahren. Bei der Stadtverwaltung Springe sind es zwei EfA-Leistungen, mehr als 30 selbst erstellte Formulare und einige Drittangebote. Partho Banerjea, CIO der Gemeinde Neu Wulmstorf, bestätigt diesen Trend. „Wir haben einen starken Mix aus selbst erstellten Formularen über den integrierten Formular-Editor unseres NOLIS | CMS und den Einkauf von Front-End-Formularen bei Fachverfahren.“

Eine wichtige Rolle spielt die weitere Bearbeitung von Anträgen. „Vielfältige Schnittstellen in das DMS oder das jeweilige Fachverfahren sind in Betrieb, sofern das aufnehmende System mitspielt“, betont Lina Scheiermann, Produktverantwortliche bei NOLIS. Doch viele Onlineformulare sind nur für den einmaligen Einsatz erforderlich. Oder es handelt sich insgesamt um geringe Fallzahlen. Achim Janssen von der Stadt Hattersheim sagt: „NOLIS wurde auch wegen des integrierten Bearbeitungssystems ausgewählt. Das ist eine sehr starke Erleichterung und Zeitersparnis für die Sachbearbeitung.“

Abschauen lohnt sich

Mittlerweile liegt die Zahl der mit NOLIS | smartForms erstellten Formulare für Kommunen im höheren fünfstelligen Bereich. Dabei haben Formulare, die nicht im Zusammenhang mit dem OZG stehen, einen großen Anteil. So werden unter anderem Reisekostenabrechnungen, Urlaubsanträge und Verbrauchsmittel-Bestellungen ebenso wie Meinungsumfragen, öffentliche Beteiligungen und zahlreiche andere Anlässe zunehmend über selbst erstellte Formulare abgewickelt. „Wichtig sind neben der einfachen Bedienbarkeit auch für komplexe Anliegen vielfältige zusätzliche Funktionen rund um die Formulare“, betont Christian Schumacher. „Dazu gehört beispielsweise die Möglichkeit, pro Person nur ein einmaliges Ausfüllen zuzulassen.“

Kommunen müssen zunehmend praxisorientiert und wirtschaftlich denken. Auch im Hinblick auf Onlineformulare ist eine interkommunale Kooperation dabei äußerst hilfreich. „Mit der überregionalen Tauschplattform hat es NOLIS ermöglicht, dass Kommunen ihre Formulare entweder völlig frei oder auch passwortgeschützt innerhalb der Software bereitstellen können, um sie anderen zur Verwendung zu überlassen. Die Formulare können dann unverändert oder mit individuellen Anpassungen genutzt werden“, erklärt Christian Schumacher. „Abgucken lohnt sich“, bekräftigt Alexander Schulz von der Hansestadt Lüneburg, die ihr erfolgreiches Formular für die Grundschulanmeldung in der Tauschbörse freigegeben hat. „Auch wir konnten jüngst bei der Nachnutzung des Onlinediensts Fischereischein von anderen profitieren (siehe auch April-Ausgabe von Kommune21).“ Gegenseitige Unterstützung wird also lebhaft praktiziert.

Praxisnahe Kooperation ist wichtig

„Wir haben unseren Formularassistenten in vielen Jahren anhand des Bedarfs der Nutzenden von NOLIS | CMS und Rathausdirekt entwickelt. Dabei hatten wir nicht vor Augen, wie flexibel dieses ursprüngliche Zusatz-Feature einsetzbar ist“, betont David Jauch. „Die Kommunen nutzen selbst erstellte Formulare immer intensiver, und im engen Austausch mit den Kommunen werden stetig neue Funktionen und Spezialfelder ergänzt. Diese enge praxisnahe Kooperation ist uns sehr wichtig.“

Im Gegenzug führt dies zu einer nicht gewollten Wettbewerbssituation sowohl mit EfA-Leistungen als auch mit anderen Formularanbietern. Christian Schumacher: „Wir wollen unsere Kunden bestmöglich unterstützen. Deshalb binden wir in die von uns betreuten Portale und das CMS selbstverständlich alle anderen Formularsysteme ein – im Idealfall mit Schnittstellen, die den Kommunen die tägliche Arbeit erleichtern. Das beweisen wir seit vielen Jahren mit Schnittstellen zu anderen Formularassistenten. Aber es freut uns natürlich, wenn Kommunen zunehmend parallel auch NOLIS | smartForms einsetzen.“