Amt DänischenhagenGut beraten zur E-Akte

Mit einer einheitlichen, revisionssicheren digitalen Aktenführung will das Amt Dänischenhagen einen Meilenstein in der Verwaltungsdigitalisierung setzen. Bislang hat die schleswig-holsteinische Kommune noch vorrangig mit Papierakten gearbeitet, was die medienbruchfreie Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes verhinderte. Auch ihre Attraktivität als Arbeitgeberin litt, da die Verwaltung Arbeitsplätze nur ungenügend ins Homeoffice verlagern konnte. „Da außerdem digitale Insellösungen als Hindernis für die effiziente digitale Verwaltungsarbeit identifiziert wurden, wollten wir eine Ende-zu-Ende-Lösung finden“, sagt Björn Petersen, Büroleiter und Auftraggeber des Projekts E-Akte im Amt Dänischenhagen.

Warum überhaupt die E-Akte?

Damit die Formulierung für die öffentliche Ausschreibung zur Einführung einer E-Akte sinnvoll aufgesetzt wird, holte sich die Kommune Unterstützung bei den Beraterinnen und Beratern von Prosoz. Das Unternehmen übermittelte dem Amt daraufhin fachliche und technische Expertise rund um die E-Akte. Auch unterrichteten die Experten das Projektteam in den Grundlagen des Projektmanagements und sorgten für ein gemeinsames Verständnis aller Beteiligten.

In einem nächsten Schritt waren grundsätzliche Fragen zu klären. Intensiv wurde die wichtigste diskutiert: Warum benötigen wir überhaupt eine E-Akte? Denn weder die technischen Möglichkeiten noch die gesetzlichen Anforderungen liefern dafür eine ausreichende Antwort. Vielmehr muss die Verwaltung selbst herausarbeiten, welcher Nutzen durch die Einführung der E-Akte sowohl für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch für die Bürgerinnen und Bürger entstehen soll. Erst dann können klare Anforderungen definiert und formuliert werden.

Darauf aufbauend haben Prosoz und die Beteiligten im Amt Dänischenhagen die Aufgaben abgestimmt und mit klaren Zuständigkeiten versehen. Ebenso wurden einzelne Projektaufträge definiert und die Erwartungshaltungen abgeglichen. Zu guter Letzt wurde ein Zeitplan erstellt, der dem gesamten Projekt Orientierung geben soll.

Passgenaue Ausschreibung

Nach Klärung dieser Wer-was-wann-Fragen konnten die individuellen Anforderungen und Schwerpunkte für das Projekt final identifiziert werden. Im Fokus stand eine funktionale, zukunftssichere Lösung im Sinne der Ende-zu-Ende-Digitalisierung. Dabei wurde vor allem die Integration von Fachverfahren betont, die für eine medienbruchfreie Arbeit unabdingbar ist. Bestehende Schnittstellen und zentrale Lösungen von Land oder Bund sollten berücksichtigt werden. Zusammen mit den technischen Anforderungen der hauseigenen IT wurden alle Punkte in einen Anforderungskatalog überführt, der für die fachliche Wertung genutzt wurde. 

„Mithilfe von Prosoz waren wir in der Lage, unsere Anforderungen zu erkennen und am Ende im Ausschreibungsprozess eine fundierte Entscheidung für unsere neue E-Akte zu treffen“, lautet das Fazit von Björn Petersen nach Abschluss des Vergabeverfahrens.