Merseburger DigitaltageKGSt zeigte die Vorteile von RPA

Robotic Process Automation (RPA) kann Kommunen dabei helfen, Verwaltungsleistungen schrittweise proaktiver zu gestalten und zugleich Routineaufgaben zu automatisieren. Wie die KGSt im Rahmen der Merseburger Digitaltage 2026 berichtet, kann der Einsatz von Software-Robotern dabei auf bestehenden Fachverfahren aufsetzen, ohne dass Kommunen dafür zwingend neue IT-Systeme oder Schnittstellen schaffen müssen.

Bei der Veranstaltung wurde deutlich, dass Verwaltungsdigitalisierung nicht allein eine technische Aufgabe ist. Mehrere Beiträge stellten den notwendigen Kulturwandel in den Mittelpunkt. Kommunen müssten bestehende Einzellösungen und Leuchtturmprojekte stärker durch offene und skalierbare Standards ersetzen. Nach Einschätzung der KGSt stehen technische Lösungen häufig bereits zur Verfügung. Schwieriger sei es, diese organisatorisch und kulturell in die Fläche zu bringen.

Kollege KI

Auch der Einsatz Künstlicher Intelligenz verändert die Anforderungen an die Verwaltung. Minister Heiko Geue aus Mecklenburg-Vorpommern sprach in diesem Zusammenhang von „Kollege KI“. Als Beispiel nannte er die vorausgefüllte Steuererklärung für Rentnerinnen und Rentner. Dabei gehe es nicht darum, von Beginn an sämtliche Fallkonstellationen abzudecken. Stattdessen könne eine klar abgegrenzte Zielgruppe zunächst mit einer belastbaren Annahmequote von rund 40 Prozent erreicht werden. Die KGSt sieht einen solchen schrittweisen Ansatz ebenfalls als praktikablen Weg, um digitale Verfahren in die Fläche zu bringen.

Neben Digitalisierung und KI rückte bei den Merseburger Digitaltagen ein weiterer Aspekt in den Fokus: Automatisierung. Der demografische Wandel und zunehmende Personalabgänge erhöhen den Druck auf Kommunen, Beschäftigte von wiederkehrenden und regelbasierten Tätigkeiten zu entlasten. Genau hier setzte der Vortrag „Proaktive Verwaltungsservices mittels Robotic Process Automation“ von Marc Groß und Matthias Hörmeyer aus dem KGSt-Programmbereich Organisations- und Informationsmanagement an.

Drei Stufen

Die KGSt unterscheidet bei der proaktiven Verwaltung drei aufeinander aufbauende Stufen. In der ersten Stufe begleitet die Verwaltung Bürgerinnen und Bürger aktiv durch ein bestehendes Antragsverfahren. Digitale Antragsassistenten oder automatisch versendete Zwischenmeldungen zum Bearbeitungsstand sind Beispiele dafür. Die zweite Stufe geht darüber hinaus: Die Verwaltung informiert Bürgerinnen und Bürger von sich aus über passende Leistungen und Angebote. Dazu zählen etwa lebenslagenorientierte Hinweise oder gebündelte Serviceangebote.

Die dritte Stufe setzt noch früher an. In diesem Modell erbringt die Verwaltung eine Leistung, ohne dass Bürgerinnen und Bürger zuvor einen Antrag stellen müssen. Denkbar sind etwa die automatische Verlängerung nicht zahlungsgebundener Dokumente oder die proaktive Ausgabe von Sozialpässen an Personen, die die Voraussetzungen erfüllen.

RPA kann auf allen drei Stufen als technischer Hebel dienen. Ein wesentlicher Vorteil für Kommunen liegt darin, dass Software-Roboter mit vorhandenen Benutzeroberflächen von Fachverfahren arbeiten können. Sie bilden dabei bestehende Schnittstellen digital nach, anstatt dass diese neu programmiert werden müssen. Dadurch lässt sich Automatisierung auch in Umgebungen umsetzen, in denen nur begrenzte IT-Ressourcen für umfassende Systemanpassungen zur Verfügung stehen.

Verlagerung auf fachliche Bewertung

Wie sich das praktisch umsetzen lässt, verdeutlichte der Vortrag am Beispiel einer Zählerstandsmeldung. In einem herkömmlichen Ablauf übermitteln Bürgerinnen und Bürger ihren Zählerstand online. Die Meldung landet anschließend in einem Funktionspostfach der Sachbearbeitung. Diese übernimmt die Daten manuell in ein Fachverfahren und zusätzlich in eine Excel-Datei. Danach berechnet sie die Verbrauchsmenge und prüft das Eichdatum.

Bei einer RPA-Lösung geht die Meldung dagegen in ein Funktionspostfach des Software-Roboters ein. Dieser übernimmt die Daten in das Fachverfahren und in Excel, berechnet den Verbrauch und prüft das Eichdatum. Erst danach erhält die Sachbearbeitung den Vorgang zur fachlichen Weiterbearbeitung und abschließenden Entscheidung. Die Automatisierung verlagert damit die menschliche Arbeit von der Datenerfassung und einfachen Prüfungen auf die fachliche Bewertung.

Für den Einsatz von RPA eignen sich nach Darstellung der KGSt vor allem Prozesse, die klaren Regeln folgen, strukturiert ablaufen und häufig wiederkehren. Zudem sollten sich die zugrunde liegenden IT-Systeme nur selten ändern. Unter diesen Bedingungen kann RPA eine Möglichkeit sein, vorhandene Verfahren schrittweise zu automatisieren, ohne zunächst eine umfassende Neuordnung der IT-Landschaft vornehmen zu müssen.

Der Mensch in der Schleife

Die Perspektive entspricht dem Prinzip „Human in the loop“, das auch in anderen Beiträgen der Digitaltage eine Rolle spielte. Holger Lehmann vom Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) stellte diesen Ansatz am Beispiel des SPARK-Projekts vor. Automatisierung und KI übernehmen dabei vorbereitende Arbeiten, während die abschließende Entscheidung beim Menschen bleibt.

Für die Verwaltungsdigitalisierung ergibt sich daraus ein anderer Anspruch als die bloße Übertragung analoger Abläufe in digitale Systeme. Standardfälle sollen möglichst wenig manuellen Aufwand verursachen. Beschäftigte gewinnen dadurch Zeit für Vorgänge, bei denen fachliche Bewertung und Ermessensentscheidungen erforderlich sind.

Auch die Forderung von Ministerin Dr. Lydia Hüskens aus Sachsen-Anhalt, digitale Verwaltungsleistungen müssten zum Normalfall werden, steht in diesem Zusammenhang. Für Kommunen bedeutet das: RPA ersetzt keine grundlegenden Digitalisierungsprojekte. Die Technologie kann aber einen vergleichsweise pragmatischen Baustein bilden, um bestehende Abläufe zu automatisieren und den Weg zu proaktiveren Verwaltungsleistungen zu ebnen.

Damit rückt für Kommunen eine konkrete Frage in den Mittelpunkt: Welche Stufe der proaktiven Verwaltung ist bereits erreicht und welcher nächste Automatisierungsschritt lässt sich mit den vorhandenen organisatorischen und technischen Ressourcen umsetzen?