Rödinghausen/Lagekrz macht Schluss mit Bauaktenbergen

Auch Bauakten sollten digitalisiert werden, um sie vor Verfall und Verlust zu bewahren. Deshalb pilotieren jetzt in Nordrhein-Westfalen die Gemeinde Rödinghausen und die Stadt Lage die digitale Grundstücksakte des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe (krz). „Eine Bau- oder Haus-Akte wird von der Kommune für jedes bebaute Grundstück geführt“, erklärt Marcel Hahne, DMS-Anwendungsbetreuer beim krz. „Aufgrund langer Aufbewahrungsfristen, meist über mehrere Jahrzehnte, entstehen riesige Aktenberge, die eine Vielzahl der grundstücksbezogenen Verwaltungsvorgänge enthalten. Die Akten passen natürlich in kein Büro, sondern füllen viele Regale in großen Kellerräumen. Problem dabei ist, dass die Akten immer umfangreicher, die Keller voller und unübersichtlicher werden und vor allem die Dokumente oftmals schlechten Raum- und Klimabedingungen ausgesetzt sind.“ Das neue Aktenmodul des krz soll hier Abhilfe schaffen. Wie der kommunale IT-Dienstleister mitteilt, nimmt die digitale Grundstücksakte digitalisierte Altakten sowie Dokumente aus der laufenden Bearbeitung auf und gliedert diese nach Grundstücken (Straße/Hausnummer) sowie Verwaltungsvorgängen, wie Bauangelegenheiten, Vorkaufsrecht, Erschließung oder Entwässerung. Außerdem biete sie eine automatische Weiterleitung auf das entsprechende Grundstück im Geo-Informationssystem Mapbender und stelle damit den Anwendern des Dokumenten-Management-Systems (DMS) wesentliche Informationen zum Grundstück auf einen Blick und zentral zur Verfügung. In den Pilotkommunen unterstützt das DMS-Team durch die Einrichtung von Arbeitsstationen, Beratung, Schulung, Support oder der Beauftragung von Scan-Dienstleistern. Die konkrete Einrichtung, Nutzung sowie Einführung werden mit der Kommune individuell abgestimmt. So habe sich die Gemeinde Rödinghausen entschieden, alle Bauakten über einen regionalen Scan-Dienstleister digitalisieren zu lassen und das krz mit der Weiterverarbeitung bis zur Bereitstellung im Modul Grundstücksakte zu beauftragen. Mit diesem Vorhaben soll noch im Jahr 2017 begonnen werden. Bei der Stadt Lage hingegen soll die Grundstücksakte zunächst im Bereich der Beitragsakten eingesetzt werden, wo der Bedarf am größten sei. „Aufgrund von Baumaßnahmen hätten unsere knapp 10.000 Beitragsakten in das neue Verwaltungsgebäude umziehen müssen“, berichtet Torsten Fisahn, IT-Leiter der Stadt Lage. „Das kam für uns aus Gründen des Aufwands, des Platzbedarfs und der Aktenbeschaffenheit nicht infrage.“ Mittlerweile konnten laut Fisahn knapp 3.000 Akten in Eigenleistung gescannt und der digitalen Grundstücksakte zugeführt werden. „Uns überzeugt die Grundstücksakte mit ihrer übersichtlichen Struktur, den hilfreichen Suchfunktionen, der einfachen Handhabung und der Anbindung an das GIS-System Mapbender“, so der IT-Leiter. Wie der Meldung des krz zu entnehmen ist, sollen in Lage langfristig weitere Akten und Dokumente aus anderen Verwaltungsbereichen, beispielsweise dem Kanalwesen, in die Grundstücksakte überführt werden.