S-Public ServicesPublicFlow für Prozesse

Das Kompetenzcenter für E-Government der Sparkassen-Finanzgruppe, S-Public Services, hat auf der KommDIGITALE (25. bis 26. März 2026, Bielefeld) PublicFlow vorgestellt. Die neue Plattform ermöglicht es Kommunen, Verwaltungsprozesse von der Antragstellung bis zur Bearbeitung strukturiert und digital abzubilden – effizient, transparent und DSGVO-konform, so der Hersteller.

„Viele Kommunen stehen vor der Herausforderung, ihre Mitarbeitenden bei der Digitalisierung der Verwaltungsleistungen mitzunehmen und gleichzeitig interne Abläufe effizient und einfach zu gestalten“, erläutert Frank-Olaf Wilhelm, verantwortlicher Produktmanager bei S-Public Services. „PublicFlow ermöglicht eine digitale Bearbeitung von Anträgen mit einfachen Arbeitsschritten, die sich an den gewohnten Abläufen der papierbasierten Sachbearbeitung orientieren. Routineaufgaben werden automatisiert, sodass Sachbearbeitende Bürgerinnen und Bürger bestmöglich unterstützen können.“

PublicFlow setzt laut S-Public Services bewusst auf einen anderen Ansatz als klassische Workflow-Systeme. Statt komplexer Prozessmodelle mit zahlreichen Einzelschritten nutze die Plattform sechs klar definierte Arbeitsschritte, die den Großteil kommunaler Verwaltungsverfahren flexibel abbilden – von der Prüfung über Beteiligungen bis hin zur Entscheidung und Archivierung.

Benutzeroberfläche einfach gehalten

Die Plattform arbeite nach OZG-Leistungsstufe 4 und könne Anträge aus unterschiedlichen Quellen digital bearbeiten. Die Bearbeitung erfolge Schritt für Schritt, orientiere sich an der gewohnten Papierakte und erfordere keine aufwendige IT-Modellierung. Sachbearbeitende können Notizen ergänzen, Checkpunkte setzen und behalten jederzeit den Überblick.

Die Benutzeroberfläche ist nach Angaben von S-Public Services bewusst einfach gehalten und folgt immer dem gleichen Prinzip – unabhängig vom jeweiligen fachlichen Hintergrund. Gleichwohl besteht die Möglichkeit, Textbausteine und spezifizierte Vorlagen für Bescheide und Anschreiben zu hinterlegen. Dank KI-Unterstützung entfielen zeitintensive Routinearbeiten, während die Bearbeitung komplexer Fälle weiterhin von den Fachkräften gesteuert wird.

Hand in Hand mit PublicForms

PublicFlow arbeitet laut Herstellerangaben Hand in Hand mit PublicForms ###https://www.s-publicservices.de/loesungen/publicforms.html###, der Low-Code-Lösung für Online-Formulare. Bürgerinnen und Bürger können ihre Anträge nach OZG-Leistungsstufe 3 digital einreichen. Für die Bezahlung kommunaler Leistungen wie Gebühren, Tickets oder Steuern integrierten PublicFlow und PublicForms die Payment-Plattform GiroCheckout samt der neuen europäischen Lösung Wero, wodurch Zahlungen sicher, komfortabel und transparent abgewickelt werden können.