FreisingUmstieg auf ECM-Software

Die bayerische Stadt Freising hat nach einer EU-weiten Ausschreibung die Firma Optimal Systems mit der Einführung einer Enterprise-Content-Management-Lösung (ECM) beauftragt. „Bisher arbeiteten wir mit Papierakten“, so Elmar Kaiser, Leiter EDV und Informationstechnik der Stadt. „Mit dem Umstieg auf digitale Akten und die Nutzung digitaler Workflows werden wir unsere Arbeitsprozesse erheblich optimieren können.“ Laut Unternehmensangaben ist eine mehrstufige Einführung der Software hin zu einer Informationsplattform für die gesamte Stadtverwaltung geplant. Das Projekt startet mit der Realisierung diverser digitaler Akten, wie etwa Wohnungsvergabeakten und Gaststättenakte sowie mit einer Lösung für den Sitzungsdienst und die Kasse. Im Bereich der Kasse übernehme das ECM die Verwaltung und Archivierung von umfangreichen Dokumenten wie etwa Ausgaben- und Einnahmenordnungen. Die ECM-Kassenlösung werde an das Fachverfahren OK.FIS der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) angebunden, sodass beispielsweise eingescannte Zahlungsanordnungen automatisch in einer digitalen Akte angelegt und revisionssicher archiviert werden. Über einen Barcode werden die gescannten Dokumente automatisch verschlagwortet und im richtigen Vorgang digital abgelegt. Geplant ist in einem weiteren Schritt der Einsatz von Workflows, um beispielsweise eine Anordnung an den zuständigen Mitarbeiter weiterzuleiten. Mittelfristig werden unter anderem rund 150 Mitarbeiter mit der Software in der Stadtverwaltung arbeiten.