RessourcenmangelWie Digitalisierung hilft

Frau Sepke, bundesweit erschweren knappe Ressourcen den Kommunen zunehmend die Aufgabenerfüllung. Welche Auswirkungen hat das Ihrer Beobachtung nach?

Die Ressourcenknappheit betrifft insbesondere den finanziellen und den personellen Bereich. Zu den personellen Herausforderungen zählt der demografische Wandel. Hinzu kommt der zunehmende Fachkräftemangel, der es erschwert, vakante Stellen zu besetzen. Diese personellen He­rausforderungen wirken sich direkt auf die Leistungsfähigkeit der Kommunen aus. Die finanziellen Ressourcen wiederum werden durch sinkende Steuereinnahmen, steigende Sozialausgaben und die zunehmende Schuldenlast knapp. All das wird sich in den kommenden Jahren kaum zum Besseren wenden.

Inwiefern beeinflusst der Fachkräftemangel die digitale Transformation in den Kommunen?

Da es den Kommunen an Fachkräften für IT und digitale Technologien sowie für Projektmanagement, Change Management und Prozess­optimierung mangelt, verzögert sich die Entwicklung und Umsetzung digitaler Dienstleistungen. Dies wiederum erschwert es den Kommunen, zeitnah effizienter und bürgerfreundlicher zu werden. Durch die jahrelangen Engpässe entstehen zudem immer mehr Wissenslücken. Es bleibt noch weniger Zeit, das vorhandene Personal gründlich zu schulen, was sich negativ auf die Entscheidungsfindung bei digitalen Strategien auswirken kann.

Was sind die häufigsten Vorbehalte gegenüber der digitalen Transformation?

Oft wird angenommen, dass sie zu teuer ist. Zwar ist eine Anfangsinvestition erforderlich. Langfristig führt die digitale Transformation allerdings zu mehr Effizienz, Kosteneinsparungen und verbesserten Dienstleistungen, was die anfänglichen Ausgaben rechtfertigt und sogar amortisieren kann. Um Kosten zu sparen, empfiehlt sich übrigens die interkommunale Zusammenarbeit. Gleich mehrere Kommunen können dann die gleiche Lösung nutzen und sich bei Personalengpässen übergreifend aushelfen. Häufig wird außerdem angenommen, dass die digitale Transformation eine reine Technologiefrage ist. Tatsächlich geht es aber vor allem darum, wie Technologien genutzt werden können, um Dienstleistungen zu verbessern, Prozesse zu optimieren und somit eine innovative Verwaltungskultur zu fördern.

Mit welchen Lösungen unterstützt Dataport die Kommunen?

Dataport verfügt über ein breites Produktportfolio speziell für Kommunen. Mit dITBetrieb bieten wir beispielsweise eine Lösung für eine sichere IT-Infrastruktur in den Verwaltungen. Sie deckt von der Beschaffung und Einrichtung der Endgeräte über den sicheren Betrieb der Fachanwendungen bis hin zum Virenschutz alles Wichtige ab. Auch das komplette Outsourcing des IT-Betriebs ist möglich. Ein anderes Beispiel ist die dDataBox. Sie gewährleistet einen sicheren Datenaustausch ohne E-Mail-Versand, unsichere Plattformen oder Datenträger. Sehr hilfreich für die Bürgerinnen und Bürger ist wiederum die elektronische Wohnsitzanmeldung (eWA), die Dataport im Auftrag der Freien und Hansestadt Hamburg entwickelt hat. Mit eWA können die Bürger ihren Wohnsitz bequem und sicher online an- oder ummelden. Stand September 2024 nutzen rund 2.270 Kommunen die Lösung. Denn eWA ist gleich EfA – also eine Lösung nach dem Einer-für-Alle-Prinzip. Beim eGovernment-Wettbewerb 2024 von BearingPoint und Cisco gewann sie denn auch den zweiten Platz in der Kategorie Verwaltungsprozesse von Anfang bis Ende (E2E) neu gedacht.

Wie messen Sie den Erfolg der implementierten Lösungen?

Erfolge zu messen ist wichtig, um die Qualität unserer Beratung zu sichern. Wir haben dafür ein Tool an der Hand, mit dem wir den Stand bei Projektstart und den späteren Ist-Stand miteinander vergleichen und visualisieren. Dieses Hilfsmittel wird den Kommunen während des ersten Termins vorgestellt und erläutert.

„Die Erkenntnis, dass etwas getan werden muss, ist der erste Schritt.“

Wie kann die Prozessoptimierung den Kommunen bei Ressourcenengpässen helfen?

Kommunen sind wie andere öffentliche Verwaltungen stringenter Bürokratie unterlegen. Dennoch kann die Prozessoptimierung für geschmeidigere Abläufe, kürzere Wege und ein einheitlicheres Vorgehen sorgen. Die Erkenntnis, dass etwas getan werden muss, ist der erste Schritt. Diesen gehen wir gemeinsam mit den Kommunen in unserem so genannten Prozess­check. Der nächste Schritt ist die Prozessreifegradanalyse, die wir speziell für Kommunen entwickelt haben. Auf dieser Basis skizzieren wir dann ein maßgeschneidertes Vorgehen zur ganzheitlichen Prozessoptimierung mit und für die Kommune.

Bietet Dataport noch mehr Unterstützung bei der ganzheitlichen Prozessoptimierung?

Seit Januar 2025 bieten wir mit dem dkomm ProzessPilot eine ganzheitliche Beratung zur Prozessoptimierung an. Das Produkt besteht aus einem Basismodul und vier Aufbaumodulen. Im Basismodul wird zunächst der individuelle Bedarf einer Verwaltung ermittelt und eine entsprechende Handlungsempfehlung, zum Beispiel für eines oder mehrere Folgemodule, abgeleitet. Mit Modul eins, der Prozess-Soforthilfe, bieten wir Fachkräfte an, die die Verwaltungen bei personellen Engpässen oder Bearbeitungsrückständen akut unterstützen. Bei Modul zwei geht es um die Optimierung einzelner oder mehrerer Prozesse. Hier analysieren wir zunächst gemeinsam mit der Kommune das gesamte Prozessmanagementsystem, um im nächsten Schritt einzelne Prozesse im Detail zu betrachten und zu optimieren. Modul drei beschäftigt sich mit der Prozess­automatisierung. Hier ermöglichen wir die Prozessoptimierung durch Technologien wie Robotic Process Automation (RPA) oder KI. Modul vier beinhaltet perspektivisch die Prozessverwaltung-as-a-Service – Verwaltungen können einzelne Prozesse komplett an Dataport auslagern. In allen Modulen haben die Kommunen eine individuelle Ansprechperson, die sie bei Fragen kontaktieren können und die ihnen schnelle Lösungen präsentiert. Denn unsere Handlungsmaxime ist die ganzheitliche Prozessunterstützung aus einer Hand.

Was erwarten Sie für die Zukunft der kommunalen IT-Infrastruktur in Deutschland?

Diesbezüglich sind mehrere Trends zu beobachten. So stehen beispielsweise Software as a Service und Cloud Computing im Fokus, da sie den Kommunen ermöglichen, ihre IT-Infrastruktur flexibler zu gestalten und Kosten zu sparen. Immer wichtiger werden natürlich die Cybersicherheit und der Datenschutz. Auch die Interoperabilität verschiedener IT-Systeme und Anwendungen rückt zunehmend in den Fokus. Nicht zu vernachlässigen ist darüber hinaus die digitale Souveränität. In Summe wird die Balance zwischen technologischer Innovation, Datenschutz, Sicherheit und Nutzerorientierung die Gestaltung der kommunalen IT-Infrastruktur prägen. Dies erfordert kontinuierliche Investitionen, die Bereitschaft zur Adaption neuer Technologien und den Aufbau von Kompetenzen in den Kommunen.