KielWir lernen beim Gehen

Herr Dageförde, Sie haben Anfang 2019 Ihre Tätigkeit als Chief Digital Officer (CDO) der Stadt Kiel aufgenommen. Was konnten Sie bislang erreichen?

Als ich angefangen habe, war die Rolle des CDO in Kommunen noch relativ neu. Mein Ansatz war nie, dass wir in einer kleinen Stabsstelle alles selbst digitalisieren. Unser Ziel ist es, Voraussetzungen zu schaffen, damit die Fachbereiche selbst digitalisieren können – wir befähigen die Organisation. Dazu gehören digitale Infrastrukturen, moderne Werkzeuge und klare Regeln, beispielsweise für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI), sowie die Begleitung eines Kulturwandels. Denn nur wenn die Mitarbeitenden mitmachen, gelingt eine nachhaltige Digitalisierung. 

Wie sieht es mit der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) aus?

Zu diesem Zweck haben wir gemeinsam mit sieben Kommunen und dem IT-Verbund Schleswig-Holstein (ITV.SH), die OZG-Cloud entwickelt: ein digitales Antragssystem mit echter Zwei-Wege-Kommunikation. Bürgerinnen und Bürger können damit Anträge stellen, Nachfragen der Verwaltung beantworten und Unterlagen nachreichen. Zudem werden Bescheide rechtssicher digital zugestellt. Die Lösung wird inzwischen in über 100 Kommunen in Schleswig-Holstein eingesetzt und auch in Bayern und Niedersachsen übernommen. Besonders wichtig ist, dass wir ein Low-Code-/No-Code-Tool eingeführt haben. Damit können Fachbereiche eigene digitale Formulare und Services erstellen – ganz ohne Programmierkenntnisse. Das befähigt die Menschen, eigene Lösungen zu schaffen. Und genau das ist Digitalisierung: passende Werkzeuge, lokal angewendet – vom Grünflächenamt bis zum Amt für soziale Dienste.

Welche Erwartungen haben Sie an Künstliche Intelligenz für die weitere Digitalisierung der Verwaltung?

Ich erwarte keine Wunder. KI kann uns dabei helfen, Zeit zu gewinnen – und genau die brauchen wir angesichts des Personalmangels. In Kiel geht bis 2030 ein Drittel der Mitarbeitenden in Rente. KI kann repetitive Aufgaben beschleunigen, etwa Texte vereinfachen, Anträge prüfen und Unterlagen sichten. So können wir schneller arbeiten und einen besseren Bürgerservice bieten. Langfristig wollen wir KI-Agenten entwickeln, die auf Fachwissen trainiert sind, also digitale Expertinnen und Experten für bestimmte Themen. Aber: Ich will keine kritischen Entscheidungen durch KI. Das haben wir bewusst untersagt. Die Verwaltung muss rechtssicher und nachvollziehbar agieren, doch KI ist derzeit noch eine Blackbox.

In Kiel wurde eine Dienstvereinbarung über die verantwortungsvolle Nutzung von KI in der Stadtverwaltung geschlossen (wir berichteten). Was genau ist darin festgelegt und hat sie sich bereits bewährt?

Die Rahmendienstvereinbarung regelt den sicheren Einsatz von KI in der Stadtverwaltung. Wer derartige Lösungen nutzen möchte, muss zunächst den sogenannten KI-Pass absolvieren. Eine Nutzung ist nur mit Freigabe erlaubt. Bei Verstößen können Konsequenzen folgen. Wir garantieren jedoch, dass kein Arbeitsplatz durch KI verloren geht. Die Arbeit wird sich ändern, aber niemand wird seinen Job verlieren. Die Vereinbarung hat sich bereits bewährt. Über 350 Mitarbeitende haben den KI-Pass schon abgeschlossen, das Interesse ist riesig.

Wie werden die Mitarbeitenden in den Digitalisierungsprozess eingebunden?

Wir sind sehr aktiv. Unser Ansatz lautet: Digitalisierung mit den Menschen, nicht über sie hinweg. Wir haben eine Kultur des Ermöglichens aufgebaut und bieten Werkzeuge sowie Schulungen an. Viele Fachbereiche erstellen ihre eigenen Onlineformulare oder Automatisierungen. Ein gutes Beispiel für diesen partizipativen Ansatz ist die KI-Werkstatt mit rund 100 Mitarbeitenden.

„Unser Ansatz ist: Digitalisierung mit den Menschen, nicht über sie hinweg.“

Wie informieren Sie die Bürgerinnen und Bürger über den Einsatz von KI?

Derzeit liegt der Fokus auf dem internen Einsatz. Wir wollen zunächst selbst fit werden, bevor wir KI gegenüber Bürgerinnen und Bürgern produktiv einsetzen. Selbstverständlich informieren wir in Ausschüssen, über Pressearbeit und in den sozialen Medien über unsere Aktivitäten. Wenn KI in bürgerrelevante Prozesse einzieht, werden wir das offensiv kommunizieren, etwa im Bereich Wohngeld.

Welche konkreten Erfahrungen hat die Stadtverwaltung bereits mit KI gesammelt?

Wir haben zahlreiche Use Cases gesammelt, etwa zur automatisierten Dokumentenprüfung, zur Textvereinfachung oder zur Nutzung von KI-Agenten, die eine bestimmte Fachexpertise bieten. Erste Tests im Bereich Wohngeld haben gezeigt, dass sich enorme Zeitgewinne erzielen lassen. In der Straßenverkehrsbehörde sparen wir durch Automatisierung bereits heute sieben Minuten pro Antrag, und wir bearbeiten rund 7.000 Anträge pro Jahr. Diese Erfahrungen fließen nun in unsere KI-Werkstatt ein.

Wie messen Sie den Erfolg der KI-Projekte und können Sie Mehrwerte benennen?

Wir messen den Zeitgewinn, den KI-gestützte Prozesse bringen. In einem Fall spart ein Fachbereich beispielsweise fünf Arbeitsmonate pro Jahr. In Zukunft wollen wir systematisch Business Cases durchrechnen. Wie viel Zeit wird gewonnen? Wie oft passiert das im Jahr? Was ist der Aufwand für die Einführung? So können wir unsere zentralen Ressourcen gezielt einsetzen.

Welche technischen Voraussetzungen mussten und müssen für den Einsatz von KI geschaffen werden?

Wir bauen eine eigene Cloud­infrastruktur mit den Schwerpunkten Integration, Automatisierung und Datenflüsse auf. Diese Plattform bildet die Grundlage für die Nutzung von KI und modernen Fachanwendungen. Zu diesem Zweck haben wir ein neues Amt geschaffen und spezialisierte Rollen aufgebaut. Das Ziel besteht darin, dass Fachbereiche sich selbst KI-gestützte Lösungen zusammenstellen können – auf einer sicheren und skalierbaren Infrastruktur.

Wie sieht der Austausch mit anderen Kommunen oder Ländern zum Thema KI aus? Gibt es Kooperationen oder Pilotprojekte im Verbund?

Wir tauschen uns intensiv mit anderen Kommunen aus, etwa in Schleswig-Holstein über den ITV.SH. Unsere Lösungen, wie die OZG-Cloud oder das No-Code-Tool, werden interkommunal geteilt. Die Rahmendienstvereinbarung zum KI-Einsatz wurde von über 50 Kommunen angefragt. Künftig wollen wir mit unserer KI-Toolbox gemeinsam mit Anbietern auch Open-Source-Konzepte für die Verwaltung weiterentwickeln.

Wie stellen Sie sicher, dass der Einsatz von KI den ethischen und demokratischen Grundsätzen der Verwaltung entspricht?

Wir haben dazu klare Leitlinien formuliert: KI darf keine Vorurteile verstärken oder Entscheidungen treffen. Ihr Einsatz muss transparent erfolgen. Die Ergebnisse sollen stets von Menschen überprüft werden. Wir arbeiten eng mit den Abteilungen für Datenschutz, Rechts­amt und IT-Sicherheit zusammen und orientieren uns an den Vorgaben des EU AI Acts. Wichtig ist: Wir gehen in kleinen Schritten vor und lernen beim Gehen.