ZeiterfassungZEUS schafft Freiräume

Beim Begriff Zeiterfassung denken viele Menschen immer noch an die Stechuhr, mit der man früher die Pünktlichkeit der Mitarbeiter überwachte. Doch das Thema Zeiterfassung beinhaltet inzwischen viel mehr – und ist mittlerweile auch für Kommunen ein unverzichtbares Werkzeug für das Personal- und Organisationsmanagement geworden.
Kommunen sehen sich selbst zunehmend als moderne Dienstleister und betrachten ihre Einwohner entsprechend als Kunden. Zeiterfassung im kommunalen Umfeld muss also in der Lage sein, Personalabteilungen dauerhaft von Routineaufgaben zu entlasten und Freiraum für wichtigere Aufgaben und Prozesse zu schaffen. Die ISGUS-Unternehmensgruppe verfolgt diese Zielsetzung konsequent und bietet ihren Kunden im öffentlichen Dienst mit dem System ZEUS eine Lösung an, die mit Modulen für Zutrittssicherung, Personaleinsatzplanung sowie Kosten- und Leistungserfassung weit über das Spektrum der klassischen Zeiterfassung hinausgeht.

Schnittstellen bringen Entlastung

Zu einer Zeiterfassung gehört primär, dass alle Arbeitszeiten und Urlaubsansprüche nach den geltenden Tarifverträgen, wie zum Beispiel dem TVöD, richtig ermittelt und Fehlzeiten sowie Zeitkonten verwaltet werden. Entlastung bedeutet aber auch, dass die Pflege von Zeitdaten durch Nachträge und Korrekturen, die Beantragung von Dienstreisen sowie die Information über Buchungen, Gleitzeitsalden und Urlaubsplanung, auf die jeder Bedienstete Anspruch hat, papierlos und ohne Inanspruchnahme der Personalstelle automatisiert werden können. Das Gleiche gilt für den Informationsbedarf der Vorgesetzten. Erreicht wird der papierlose Dialog mit dem Zeiterfassungssystem über Workflows mit individuellen Genehmigungsläufen, die die jeweilige Organisation der Verwaltung exakt abbilden.
Eine weitere Prozessoptimierung wurde mit Schnittstellen zu weiterverarbeitenden Programmen wie der Personalwirtschaft, der Lohnabrechnung und dem Rechnungswesen umgesetzt. Zu den Programmen aller Anbieter kann ISGUS auf Basis von Standardkomponenten passgenaue Schnittstellen einrichten. Die dafür entwickelten Schnittstellenstandards haben für Anwender den Vorteil, dass sie schnell und preiswert zur Verfügung stehen und bei einem späteren Release-Wechsel keine Zusatzkosten durch Individualentwicklungen entstehen.
In diesem Zusammenhang besteht seit vielen Jahren eine enge Kooperation mit der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB), einem der Premium-Partner von ISGUS: Die ISGUS-Lösung und die Personalwirtschaftssoftware OK.PWS der AKDB verfügen über eine intelligente Schnittstelle zum bidirektionalen Austausch von Urlaubsansprüchen und Fehlzeiten. Gemeinsame Kunden sind unter anderem das Studentenwerk München, der Bezirk Mittelfranken in Ansbach, die Fernwasserversorgung Oberfranken in Kronach oder die Stadt Hof. Sie alle profitieren auch im Bereich Zutrittssicherung vom ISGUS-Portfolio, zu dem ein umfassendes Programm an Zutrittslesern, digitalen Schließzylindern, Aufzugssteuerungen oder Schranken gehört und das zentral in der ISGUS-Software verwaltet werden kann.

Module für Personaleinsatzplanung und KLR

Seit sich der Dienstleistungsgedanke in der Verwaltung immer stärker verbreitet und sich der klare Trend zu einem einheitlichen System für Rathaus, Bauhof, Bäder, Sporthallen, Bibliotheken und Kindertagesstätten durchgesetzt hat, ist das Interesse am ZEUS-Modul Personaleinsatzplanung PEP spürbar gestiegen. Den Personalbedarf zu den unterschiedlichen Dienst- und Öffnungszeiten zu lokalisieren und mit der richtigen Kopfzahl und Qualifikation zu decken, lautet die einfache Aufgabenbeschreibung einer Personaleinsatzplanung. Dabei auch noch Zeit- und Zuschlagskonten, Urlaubsplanung und persönliche Präferenzen zu berücksichtigen und bei Bedarf per Knopfdruck einen geeigneten Stellvertreter zu finden, macht sie zu einer komplexen und zeitintensiven Herausforderung. Zumindest dann, wenn man nicht über eine in die Zeiterfassung integrierte Lösung verfügt.
Ein weiteres ZEUS-Modul ist die Kosten- und Leistungserfassung. Eingesetzt wird diese Erweiterung zur Produkt- oder Projekterfassung zum Beispiel für die innerbetriebliche Leistungsverrechnung auf andere Kostenstellen und Fachbereiche. Die ZEUS-Web-Oberfläche informiert über die geleistete Arbeitszeit und ermöglicht es, Zeitanteile schnell und fehlerfrei auf Projekte oder Aufträge zu verteilen, die aus einem hinterlegten Leistungskatalog ausgewählt werden.
Für die mobile Erfassung von Arbeitszeiten, Produkten und Projekten eignen sich die Apps für Smartphones und Tablets, die den gleichen Funktions- und Informationsumfang bieten wie die stationären Erfassungsterminals für Zeit- und Betriebsdaten. Und auch das Auge erfasst mit: Für ihre Lösungen erhielt die ISGUS-Unternehmensgruppe in den vergangenen zwei Jahren mehrere internationale Design-Preise, darunter den Red Dot Design Award.