FachverfahrenDigitalisierung, die wirkt

Herr Kautz, die Stadt Selm hat 2020 mit der Online-Plattform kitaVM von Anbieter Trinuts die Planung und Vergabe von Kita-Plätzen digitalisiert. Was waren die Beweggründe, in diesem Bereich auf ein digitales Verfahren umzusteigen?

Für uns war dieser Schritt ein weiterer logischer Baustein im Zuge der Digitalisierungsstrategie der Stadt Selm. Wir prüfen fortlaufend, von welchen digitalen Angeboten unsere Bürgerinnen und Bürger konkret profitieren können – und natürlich spielt auch die verwaltungstechnische Prozessoptimierung eine Rolle. Die Vergabe von Betreuungsplätzen in Kindertageseinrichtungen war von jeher ein papierbasiertes Vorgehen und führte regelmäßig zu zeitaufwendigen Überprüfungen und einem Abgleichen der Daten, insbesondere vor dem Hintergrund von steigenden Anmeldezahlen. Mittlerweile gibt es diverse Anbieter auf dem Markt, um den Anmeldeprozess für Bürgerinnen und Bürger, aber auch für die Verwaltung, entscheidend zu vereinfachen und zu optimieren. Gemeinsam mit den Kindertageseinrichtungen und den Trägern haben wir dann beschlossen, uns auf den Weg zu machen.

Die Veränderung von eingeschliffenen Prozessen birgt die Gefahr von Reibungsverlusten. Was hat Sie überzeugt, dass sich dieses Problem umgehen lässt?

Gerade für uns als kleine Kommune war es besonders wichtig, eine für uns maßgeschneiderte Lösung umsetzen zu können und den Ablauf so anzupassen, dass wir bewährte Prozesse übernehmen können. Wir wollten Änderungen am Ablauf zielgerichtet und nur dort, wo wirklich Optimierungsbedarf besteht. So vermeiden wir Reibungsverluste und das hat in enger Zusammenarbeit mit dem Dienstleister wirklich gut geklappt.

Warum haben Sie sich für eine zweistufige Einführung entschlossen?

Wir haben uns bewusst für eine schrittweise Einführung entschieden. Im ersten Durchlauf wurde die Online-Anwendung der Verwaltung, den Trägern und den Kindertageseinrichtungen zur Verfügung gestellt. Wir wollten sicherstellen, dass die Prozesse stimmen. Im zweiten Schritt soll jetzt das Elternportal folgen: So ist gewährleistet, dass der Service den Erwartungen der Eltern entspricht. Von der Einführung und Umstellung des Verfahrens bis zur abschließenden Platzvergabe durch die Kindertageseinrichtungen vergingen nur sechs Monate. Diese waren natürlich arbeitsintensiv, aber es hat sich gelohnt.

„Unsere Erwartungen haben sich voll erfüllt. Die Prozesse wurden durchweg optimiert.“
Wie wurde die Einführung der digitalen Platzvergabe in Richtung Eltern, Träger und Einrichtungen kommuniziert?

Die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Kindertageseinrichtungen, Trägern und Verwaltung ist in Selm von großer Transparenz, Offenheit und einer hohen Kooperation geprägt. Wir haben den Weg des Digitalisierungsprozesses von Anfang an gemeinsam bestritten und alle Schritte sehr früh kommuniziert. Die Eltern werden durch unterschiedliche Kanäle, etwa durch die Presse, Aushänge oder Elternbriefe, über das neue Verfahren informiert.

Und wie waren die Erfahrungen der ersten Platzvergabe mit kitaVM?

Unsere Erwartungen haben sich voll erfüllt. Ein neues Verfahren benötigt natürlich immer eine gewisse Einarbeitungszeit, aber die Rückmeldungen der Einrichtungsleitungen waren durchweg positiv. Aus Sicht der Verwaltung kann ich sagen, dass ich ehrlicherweise mit größeren Problemen gerechnet habe. Die Prozesse wurden für Einrichtungen, Eltern und Verwaltung durchweg optimiert. Als Planer nutze ich zum Beispiel gerne den Zugriff auf tagesaktuelle Warte- und Zusagelisten und natürlich die umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten zu Platzangebot und Nachfrage. Als Vater finde ich den Mehrwert unter anderem durch die geografische Darstellung mit Entfernungsangaben aller Kindertageseinrichtungen gegeben. Das ist Digitalisierung, die sofort wirkt.

Wie geht es nun weiter?

Wir denken, dass auch der zweite Schritt, also die Freischaltung des Elternportals, so reibungslos verlaufen wird wie die bisherige Einführung. Zukünftiges Entwicklungspotenzial hinsichtlich der Digitalisierung liegt zum Beispiel in der Verwaltung und Vergabe von Betreuungsplätzen in der Kindertagespflege oder dem offenen Ganztag in den Schulen. Digitalisierung darf sich aber nicht als Selbstzweck begreifen, sondern muss im Dienste der Bürger und der Prozessoptimierung stehen.