Lauf a.d. PegnitzReisekosten werden digital abgerechnet

Die Stadtverwaltung Lauf a.d. Pegnitz kann die Reisekostenabrechnung für ihre rund 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jetzt komplett digital abwickeln. Das ermöglicht ihr das Reisekostenverfahren der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB). Wie die AKDB mitteilt, war das Prozedere in der bayerischen Stadt ohne die Software aufwendig. Die Mitarbeitenden hatten bis zu sechs Monate Zeit, ihre Reisekosten abzurechnen. Es stapelten sich Papieranträge auf den Schreibtischen, gelegentlich gingen außerdem Anträge auf dem internen Hauspostweg verloren. Abgerechnet wurde mit selbst angelegten Excel-Tabellen, die bei jeder Änderung von Entschädigungssätzen manuell angepasst werden mussten.

Durch das Reisekostenverfahren ist der gesamte Prozess – von der Antragstellung über die Genehmigung bis hin zur Abrechnung – einfacher, schneller und übersichtlicher geworden, berichtet die AKDB. Die Beschäftigten erfassen ihre Reisen nun direkt im System. Dabei werden aktuelle Entschädigungssätze wie Tagegeld, Übernachtungspauschalen, Kilometerpauschalen sowie steuerliche Regelungen automatisch berücksichtigt und berechnet. Vorgesetzte können Anträge digital prüfen und freigeben, auch Vertretungen können problemlos angelegt werden. Verlorene Hauspostsendungen gehören der Vergangenheit an. Stattdessen seien alle Informationen jederzeit abrufbar.

Die genehmigten Daten werden direkt für die Auszahlung aufbereitet. Durch Schnittstellen zu AKDB-Fachverfahren wie OK.PWS (Personalwesen) oder OK.FIS (Finanzwesen) lassen sie sich automatisiert und ohne Doppelerfassung weiterverarbeiten.

„Das Reisekostenverfahren erleichtert den kompletten Prozess von Antrag über Genehmigung bis hin zu Abrechnung enorm“, sagt Christa Klement, Mitarbeiterin im Personalamt der Stadt Lauf a.d. Pegnitz. „Ich möchte dieses Programm nicht mehr missen.“ Der Leiter des Personalamts, Jan Sommer ergänzt: „Mit der Einführung des Reisekostenverfahrens der AKDB haben wir einen wichtigen Baustein unserer Digitalisierungsstrategie umgesetzt. Die Zusammenarbeit mit der AKDB war dabei jederzeit unkompliziert und lösungsorientiert. Für uns als Arbeitgeberin bedeutet die Digitalisierung von Standardprozessen, dass wir unsere Ressourcen besser einsetzen und den Mitarbeitenden spürbare Entlastung bieten können.“

Die Stadt Lauf hat das Reisekostenverfahren laut AKDB bereits lizenziert, bevor es aktiv zum Einsatz gekommen ist. Die Entscheidung sei nach einer Vorstellung der Software durch die AKDB gefallen. Nach einer kurzen Schulung und der Übernahme der Mitarbeiterdaten konnte das Verfahren unmittelbar starten. In Lauf fallen jährlich bis zu 400 Dienstreisen an.