UmfrageBürgermeister möchten schneller digitalisieren

Die Digitalisierung bleibt für Städte und Gemeinden ein zentrales Zukunftsthema, kommt in vielen Rathäusern jedoch nur langsam voran. Zu diesem Fazit kommt eine Umfrage unter knapp 1.300 Bürgermeistern in Deutschland zur Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung. MeisterTask, der Digitalisierungspartner für Unternehmen, Verbände und die öffentliche Verwaltung, hat diese bereits zum zweiten Mal in Zusammenarbeit mit dem Marktforschungsinstitut forsa durchgeführt.

Demnach stufen 97 Prozent der befragten Bürgermeister die Digitalisierung von Arbeitsprozessen für die Zukunft ihrer Kommune als wichtig oder sehr wichtig ein. Gleichzeitig bewerten nur 15 Prozent den derzeitigen Digitalisierungsgrad ihrer Verwaltung mit gut oder sehr gut, während 27 Prozent ihn für nicht zufriedenstellend oder unzureichend halten. Nach Schulnoten betrachtet ergibt sich somit laut Meister wie bereits im Vorjahr ein Durchschnitt von 3,7, also lediglich die Note „ausreichend“.

Während der Wille zur Modernisierung der Befragung zufolge hoch ist, bremsen vor allem regulatorische Vorgaben, Finanzierungsengpässe und fehlende personelle Ressourcen die Umsetzung. Gleichzeitig gewinnt Künstliche Intelligenz in der Verwaltung an Bedeutung, häufig schneller, als passende Governance-Strukturen entstehen. Im Vergleich zur ersten Befragung aus dem Jahr 2025 zeigen sich dabei trotz steigender Investitionen und neuer Digitalisierungsinitiativen kaum Fortschritte beim wahrgenommenen Digitalisierungsgrad der Verwaltungen.

Kein gutes Zeugnis für die Regierung

Der aktuellen Bundesregierung aus CDU/CSU und SPD stellen die Bürgermeister ein schwaches Zeugnis aus: 70 Prozent sind der Auffassung, dass diese keine geeigneten Rahmenbedingungen für die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung geschaffen habe. Sie schneidet damit nur geringfügig besser ab als die Vorgängerregierung, der 2025 sogar 78 Prozent ein schlechtes Zeugnis ausgestellt hatten.

Michael Hollauf, Gründer und CPO von Meister, sagte: „Die öffentliche Verwaltung steht vor dem nächsten großen Modernisierungsschritt. Während Digitalisierung heute als unverzichtbare Grundlage gilt, entwickelt sich Künstliche Intelligenz zunehmend zum entscheidenden Hebel für mehr Effizienz, schnellere Prozesse und einen besseren Bürgerservice. Unsere Umfrage zeigt: Deutschlands Kommunen erkennen dieses Potenzial und treiben den Wandel aktiv voran. Dabei rücken zunehmend konkrete Anwendungsfelder in den Fokus – von der Automatisierung administrativer Prozesse bis hin zur intelligenten Unterstützung von Aufgaben- und Projektmanagement. Jetzt kommt es darauf an, die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen, damit KI und die darauf aufbauenden Tools ihre positive Wirkung in der Verwaltung voll entfalten können.“

Regulierung und Finanzierung bremsen

Nach wie vor erhebliche Hürden sehen die Bürgermeister bei der Umsetzung konkreter Digitalisierungsprojekte. 76 Prozent nennen regulatorische Hindernisse als eine der größten Herausforderungen. Für 65 Prozent ist fehlende Finanzierung ein zentrales Problem, 49 Prozent verweisen auf den Mangel an Fachpersonal. Damit haben sich die größten Hemmnisse gegenüber dem Vorjahr kaum verändert.

Bei den Budgets zeigt sich ein gemischtes Bild: 48 Prozent der Befragten geben an, dass ihre Mittel für die Digitalisierung von Arbeits- und Entscheidungsprozessen in den vergangenen drei Jahren gestiegen sind. Zwölf Prozent berichten allerdings von rückläufigen Budgets. Besonders angespannt ist die Lage in Ostdeutschland, wo 19 Prozent von gesunkenen Budgets berichten und 77 Prozent fehlende Finanzierung als zentrales Hemmnis nennen.

Hinzu kommt, dass sich Budgetengpässe nicht nur auf die Geschwindigkeit der Modernisierung auswirken, sondern auch auf die IT-Sicherheit. 34 Prozent der Befragten sehen in Budgetbeschränkungen ein erhöhtes Risiko für Cyber-Angriffe auf ihre Stadt oder Gemeinde.

KI auf dem Vormarsch 

Ein dynamisches Bild zeigt die Umfrage beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz. 16 Prozent der Befragten geben laut Meister an, KI bereits produktiv einzusetzen, weitere 36 Prozent erproben entsprechende Anwendungen. Damit ist KI in mehr als jeder zweiten Verwaltung bereits im Einsatz oder in der Testphase.

Zudem planen 68 Prozent derjenigen Verwaltungen, die KI bislang noch nicht produktiv nutzen oder sich noch in der Erprobung befinden, KI-Anwendungen in den kommenden zwei Jahren einzuführen. Im Vorjahr lag dieser Anteil noch bei 46 Prozent. Der Anteil derjenigen Kommunen, die keinerlei KI-Einführung planen, ist demzufolge von 39 auf 24 Prozent gesunken. 

Als wichtigste Einsatzfelder für KI gelten die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Übersetzungen, die Zusammenfassung und Analyse von Akten sowie die Protokollierung von Sitzungen. Die größten Chancen beim Einsatz von KI sehen die Bürgermeister in Effizienzsteigerungen und Zeitersparnissen (76 Prozent) sowie in einer schnelleren Bearbeitung von Bürgeranliegen (65 Prozent). Fast die Hälfte der Befragten geht zudem davon aus, dass KI helfen kann, den Fachkräftemangel abzumildern.

Gleichzeitig macht die Umfrage deutlich, dass die technologische Entwicklung schneller verläuft als der Aufbau verlässlicher Leitplanken. Nur 19 Prozent der Kommunen verfügen bislang über verbindliche Richtlinien für den Umgang mit KI-Anwendungen.

Mit der wachsenden Verbreitung von KI rückt auch die Frage nach digitaler Souveränität in den Vordergrund. Als größte Risiken beim Einsatz von KI nennen die Befragten die Abhängigkeit von externen Anbietern (58 Prozent), den Datenschutz (57 Prozent) sowie Sicherheitsrisiken durch Cyber-Angriffe auf KI-Systeme (51 Prozent). Entsprechend hoch ist der Anspruch an den Standort: Für 88 Prozent der Befragten ist es wichtig oder sehr wichtig, dass Anbieter von Software-Tools und deren Server in Deutschland oder einem anderen EU-Land ansässig sind.

Digitale Tools als Effizienzhebel 

Eine zentrale Rolle bei der Modernisierung der Verwaltung sehen die befragten Bürgermeister in Softwarelösungen und digitalen Tools. 84 Prozent halten deren Einsatz für geeignet oder sehr geeignet, um die Arbeitsbelastung zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. 78 Prozent der Kommunen haben in den vergangenen drei Jahren eine oder mehrere neue Softwarelösungen eingeführt, 58 Prozent sogar mehrere.

Am häufigsten werden digitale Tools für die Optimierung der Zusammenarbeit sowie für die Prozessautomatisierung eingesetzt. Gleichzeitig bleibt eine deutliche Umsetzungslücke bestehen – insbesondere in kleineren Kommunen, in denen Aufgaben- und Projektmanagement-Tools sowie automatisierte Prozesse bislang deutlich seltener genutzt werden.