PrenzlauMit besten Empfehlungen

Wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Stadtverwaltung eine Software so überzeugend finden, dass sie diese auch für die ehrenamtliche Arbeit des Personalrats einsetzen möchten, dann ist das wohl das ehrlichste Qualitätsurteil, das ein Anbieter bekommen kann. Genau das ist in der brandenburgischen Kreisstadt Prenzlau passiert: Nachdem die Stadt ihre Verwaltungsprozesse mit der Lösung SD.NET von Anbieter Sternberg erfolgreich digitalisiert hatte, folgte der Personalrat auf dem Fuß – und entschied sich für IV.NET, die speziell auf Interessensvertretungen zugeschnittene Lösung aus demselben Haus.

Prenzlau ist mit ihren rund 20.000 Einwohnerinnen und Einwohnern in den vergangenen Jahren zu einem innovativen, selbstbewussten, einladenden Ort gewachsen. Prenzlau versteht sich als Stadt der erneuerbaren Energien, Behördenstandort und Garnisonsstadt. Mittelständische Unternehmen, Handwerksbetriebe, Dienstleister, Gastronomie und Landwirtschaft prägen die Stadt und sorgen dafür, dass Prenzlau weit über die Grenzen des Landkreises Uckermark und des Landes Brandenburg hinaus bekannt ist.

Gute Erfahrungen 

Schon seit dem Jahr 2020 sammelt die Stadtverwaltung durchgehend gute Erfahrungen mit SD.NET: Mit dem Sitzungsmanagementsystem aus dem Hause Sternberg ist es Prenzlau gelungen, die Vorgänge in der Stadtverwaltung zu digitalisieren. Seit der Einführung der Software haben die Verwaltungsangestellten selbst mehrere hundert Seiten starke Konzepte und Pläne immer mobil dabei, können sich innerhalb der Stadtverwaltung leichter austauschen und den gesamten Workflow digital abbilden. Die Einbindung in das bestehende Dokumentenmanagementsystem, die Verknüpfung mit dem Kassensystem, die übersichtliche Bereitstellung von Daten im Internet: Alles, was die Verwaltung sich vorab gewünscht hatte, konnte umgesetzt werden.

„Natürlich mussten wir alle ein wenig umdenken“, erinnert sich Daniela Schewski aus dem Hauptamt. „Aber dank der guten Schulungen von Sternberg und der übersichtlichen Struktur der Software war das selbst bei langjährigen Kolleginnen und Kollegen kein Problem.“ Seither sind sämtliche Sitzungsunterlagen digital im Haus unterwegs und stehen immer rechtzeitig zur Verfügung.

Für die Stadtverwaltung Prenzlau bedeutet das eine immense Zeitersparnis und effizienteres Arbeiten. Verlorengegangene Sitzungsunterlagen, komplizierter Postversand und Papierstapel gehören der Vergangenheit an. Auch ein kommunales Tochterunternehmen nutzt bereits SD.NET und vereinfacht damit ebenfalls die Zusammenarbeit.

IV.NET als logischer Schritt

Als dann auch im ehrenamtlichen Personalrat der Stadt Prenzlau der Wunsch entstand, die Arbeit umfassend zu digitalisieren, war der Schritt zu IV.NET nicht mehr groß. Das Produkt ist speziell auf die Bedürfnisse von Personalräten zugeschnitten. Dienststellenleitungen können mitbestimmungspflichtige Vorgänge wie etwa Einstellungen oder Beförderungen digital in IV.NET erstellen. Der Personalrat hat wiederum die Möglichkeit, im gleichen System Tagesordnungen, Einladungen oder Protokolle zu erstellen, auf der Plattform abzulegen und mit den berechtigten Nutzerinnen und Nutzern zu teilen – ohne dass die Dienststellenleitung Zugriff auf diese Daten erhält. Kurz: IV.NET stellt sensible Daten genau zur richtigen Zeit genau den richtigen Personen zur Verfügung.

Bis dato waren auch im Prenzlauer Personalrat viele Abläufe noch stark papierbasiert organisiert: Sitzungsunterlagen mussten gedruckt, verteilt und teilweise mehrfach kopiert werden. Umfangreiche Dokumente erreichten die Mitglieder nicht immer rechtzeitig oder lagen zu Sitzungen nicht vollständig vor. Auch die Protokollierung sowie Rückmeldungen an den Arbeitgeber konnten nicht immer fristgerecht und in der gewünschten Qualität erfolgen. Hinzu kam ein erheblicher organisatorischer Aufwand bei der Einladung von Ersatzmitgliedern.

„Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung und der tollen Erfahrungen mit dem Sitzungsmanagement SD.NET haben auch wir uns eine modernere und effizientere Organisation unserer Arbeit gewünscht“, erklärt Lars Kaufmann vom Personalrat der Stadt. „Wir wollten die bestehenden Systeme stärker miteinander verknüpfen und moderne Workflows etablieren.“ Die Entscheidung, erneut auf die Lösungen von Sternberg zu setzen, war naheliegend: Die Mitarbeitenden kannten das System bereits aus der täglichen Arbeit im Haus.

Umstellung verlief geräuschlos 

Die Implementierung von IV.NET verlief geräuschlos: Sie erforderte im Rathaus nur noch minimale Anpassungen der bestehenden Arbeitsabläufe und kleine Angleichungen im Dokumentenmanagementsystem. Nun profitiert auch der Prenzlauer Personalrat von den Vorteilen der digitalen Gremienarbeit: Die Sitzungsunterlagen sind schnell und papierlos im Haus unterwegs, gehen nicht mehr verloren und landen fristgerecht beim Personalrat – jederzeit lässt sich nachvollziehen, wo sie sich gerade befinden und wo es hakt. Jedes Mitglied hat seine Unterlagen in der Hosentasche stets dabei. Die sehr gute Recherchefunktion ermöglicht es darüber hinaus, auch ältere Informationen schnell zu finden.

Ein weiterer Aspekt, der aus Prenzlauer Sicht für das digitale Sitzungsmanagement spricht, ist der Datenschutz. „Da sensible Unterlagen nicht mehr in Papierform verteilt oder offen transportiert werden müssen, ist das Risiko eines ungewollten Zugriffs deutlich reduziert worden“, erklärt Daniela Schewski. Verwaltung und Personalrat in Prenzlau arbeiten dank SD.NET und IV.NET nicht nur effizienter und unkomplizierter, sondern auch sicherer.