Kreis BergstraßeEMMA entlastet die Verwaltung

Angesichts des Fachkräftemangels setzt der hessische Landkreis Bergstraße verstärkt auf die Automatisierung von Verwaltungsabläufen durch Robotic Process Automation (RPA). Zum Einsatz kommt die von dem Unternehmen Wianco Ott Robotics entwickelte kognitive Künstliche Intelligenz EMMA, die wiederkehrende Aufgaben selbstständig erledigen kann (wir berichteten). Wie der kommunale IT-Dienstleister ekom21 berichtet, soll die Technologie Mitarbeitende von Routinetätigkeiten entlasten und die Effizienz der Verwaltung steigern.

Bevor ein Prozess automatisiert wird, analysiert und optimiert ihn die Kreisverwaltung zunächst. Besonders geeignet sind nach Angaben von Gaby Wunderlich, die beim Landkreis für die Prozessmodellierung und Automatisierung verantwortlich ist, klar strukturierte Abläufe mit hohem Wiederholungsgrad. Dazu zählen etwa Dateneingaben, Abfragen in Fachverfahren oder die Übertragung von Informationen zwischen verschiedenen Anwendungen. EMMA bedient dabei die vorhandenen Benutzeroberflächen und kann somit auch dort eingesetzt werden, wo keine direkten Schnittstellen zwischen den Systemen bestehen.

Ein Schwerpunkt liegt auf dem Gesundheitsamt. Dort wurden rund 100 Abläufe auf ihr Automatisierungspotenzial untersucht. Neben der Zeitersparnis sieht die Kreisverwaltung einen wesentlichen Vorteil in der Verlässlichkeit der automatisierten Prozesse. „Die mentale Entlastung ist für mich ein ganz wichtiger Punkt“, erklärt Wunderlich. Beschäftigte könnten sich darauf verlassen, dass regelmäßig anfallende Aufgaben erledigt werden, und sich stärker auf fachlich anspruchsvolle Tätigkeiten konzentrieren.

Die bisherigen Erfahrungen zeigen laut Kreisverwaltung zudem, dass sich der Entwicklungsaufwand durch die Wiederverwendung vorhandener Prozessbausteine deutlich reduzieren lässt. Während die Automatisierung eines ersten komplexeren Ablaufs noch mehrere Monate beanspruchte, konnte ein vergleichbarer Anwendungsfall innerhalb von ein bis zwei Wochen umgesetzt werden. Daraus ergeben sich nach Einschätzung des Landkreises auch Potenziale für die interkommunale Zusammenarbeit und Nachnutzung.

Für Florian Ernst, Fachbereichsleiter E-Government des Landkreises, ist die Automatisierung ein wichtiger Baustein der Verwaltungsdigitalisierung, allerdings kein Ersatz für durchgängig digitale Fachverfahren. Langfristig sollten Daten möglichst ohne Medienbrüche zwischen Anwendungen ausgetauscht werden. Bis dahin könne RPA fehlende Schnittstellen überbrücken.

Landrat Christian Engelhardt betont, dass es nicht darum gehe, Personal zu ersetzen: „Bots können monotone Handgriffe und Abläufe ersetzen. Aber sie ersetzen keine Mitarbeitenden.“ Vielmehr sollen Freiräume für Aufgaben entstehen, bei denen Erfahrung, Urteilsvermögen und persönliche Kommunikation gefragt sind. Für eine erfolgreiche Umsetzung empfiehlt der Landkreis, Automatisierungskompetenzen zentral zu bündeln und die Fachbereiche bei der Einführung zu begleiten.