InterviewIn allen Sprachen sprechen

Herr Krogmann, mit Cotopat erweitert TA Triumph-Adler sein Portfolio um eine Lösung für barrierefreie Kommunikation. Was genau steckt hinter dem System und wie funktioniert es?

Cotopat ist ein barrierefreies Kommunikationssystem, das Gespräche an Servicepunkten für Menschen mit unterschiedlichen Sprachkenntnissen oder Hörbeeinträchtigungen erleichtert. Über 100 Sprachen werden unterstützt. Zwei Personen sprechen in ihrer jeweiligen Sprache in die Mikrofone; das Gesprochene wird in Echtzeit transkribiert, übersetzt und für beide auf einer durchsichtigen Trennwand angezeigt – ohne Dolmetscher und ohne großen IT-Aufwand. Möglich macht dies die Cotopat-Anwendung, die Übersetzungsergebnisse darstellt, sowie der Cotopat-Webdienst, der Spracherkennung und Übersetzung zuverlässig ausführt. Die Datenverarbeitung erfolgt in einer zentralen Cloud-Infrastruktur innerhalb der EU und erfüllt höchste Datenschutzanforderungen. Zur Hardware gehören ein Mikrofon, die transparente Textanzeige und ein numerisches Keypad, mit dem die Zielsprache schnell gewechselt werden kann. Die Installation erfolgt unkompliziert und ist in wenigen Minuten erledigt. Barrierefreiheit ist für TA Triumph-Adler ein wichtiges Thema. So bieten unsere Multifunktionssysteme beispielsweise verstellbare Touch-Displays speziell für Rollstuhlfahrerinnen und -fahrer oder taktile Bedienelemente, mit denen sich Tastenfunktionen erfühlen lassen. Mit Cotopat gehen wir noch einen Schritt weiter: Die Lösung ist speziell für barrierefreie Kommunikation entwickelt und ergänzt unser Portfolio optimal im Sinne einer inklusiven Verwaltung.

Gerade in Bürgerämtern, Ausländerbehörden oder Sozialämtern treffen Verwaltungsmitarbeitende täglich auf Menschen mit unterschiedlichen Sprachkenntnissen und Kommunikationsbedürfnissen. Welche konkreten Probleme kann Cotopat hier lösen?

Cotopat kann Abläufe beschleunigen und Wartezeiten verkürzen, indem es die Kommunikation zwischen Verwaltungsmitarbeitenden und Besucherinnen und Besuchern verbessert. Das System kann auf beiden Seiten Sprachbarrieren überwinden – sowohl im Gespräch als auch hinsichtlich komplizierter Dokumente oder Prozesse. Ein konkretes Beispiel: Cotopat ermöglicht es, vorher definierte Schlagwörter zu markieren und zur besseren Verständlichkeit mit Bildern oder Videos zu ergänzen. Das ist besonders für öffentliche Behörden bei standardisierten Vorgängen interessant – zum Beispiel bei der Erstbeantragung eines Aufenthaltstitels. Optional kann das System Gesprächsinhalte auch protokollieren und auf Wunsch als Mitschrift oder in Form einer KI-gestützten Zusammenfassung per QR-Code sicher bereitstellen. So bleiben die Gesprächsthemen für das Amt und für die Besucherinnen und Besucher auch nach einem Termin transparent und nachvollziehbar.

„Die transparente Trennwand ermöglicht ein möglichst natürliches Gesprächserlebnis.“

Cotopat übersetzt gesprochene Sprache in Echtzeit und zeigt die Ergebnisse auf einer transparenten Scheibe an. Warum haben sich die Entwickler für dieses Konzept entschieden und welche Vorteile bietet es gegenüber herkömmlichen Übersetzungs-Apps oder anderen digitalen Hilfsmitteln?

Die transparente Trennwand ermöglicht ein möglichst natürliches Gesprächserlebnis, da durchgängiger Blickkontakt, Mimik und Gestik erhalten bleiben. So rückt bei Cotopat die Technik in den Hintergrund und der menschliche Austausch steht im Vordergrund – mit all seinen Facetten. Zusätzlich machen Funktionen wie das Protokollieren oder das Einblenden von Bildern und Videos Cotopat besonders geeignet für die Erschließung komplexer Inhalte bei der interlingualen Kommunikation – etwa bei Verwaltungsverfahren.

Die Lösung soll nicht nur Sprachbarrieren überwinden, sondern auch Menschen mit Hörbeeinträchtigungen die Kommunikation erleichtern. Welchen Beitrag kann Cotopat damit zur Barrierefreiheit und Inklusion in der öffentlichen Verwaltung leisten – und wo liegen die Grenzen des Systems?

Cotopat hilft, Barrieren auch für Menschen mit Hörbeeinträchtigungen abzubauen, indem gesprochene Sprache in Echtzeit in gut lesbaren Text umgewandelt wird. Da viele Menschen die Gebärdensprache nicht beherrschen, kann Cotopat eine hilfreiche Ergänzung für die Verständigung sein. Gleichzeitig gibt es aber auch Grenzen: Für Menschen mit Sehbeeinträchtigungen, einschließlich blinder Menschen, ist Cotopat nur eingeschränkt nutzbar, da das System keine Audioausgabe bietet und Inhalte nicht akustisch vermittelt werden können. Eine gesprochene Übersetzung in einer anderen Sprache ist ebenfalls nicht vorgesehen. Cotopat kann somit einen Beitrag zu mehr Barrierefreiheit und Inklusion in der öffentlichen Verwaltung leisten, indem es Sprach- und Kommunikationshürden insbesondere für Menschen mit Hörbeeinträchtigungen, ältere Menschen und Personen mit unterschiedlichen Muttersprachen überwindet, kann jedoch nicht alle Bedürfnisse vollständig abdecken.

Behördengespräche sind häufig komplex und enthalten juristische oder verwaltungsspezifische Fachbegriffe. Wie kann Cotopat hier unterstützen, sodass keine Missverständnisse entstehen?

Um Missverständnissen vorzubeugen, bietet Cotopat verschiedene Möglichkeiten zur Klärung – etwa durch das Markieren und Erläutern von Fachbegriffen, die Einbindung erklärender Medieninhalte oder das Protokollieren des Gesprächsverlaufs. So können komplexe Begriffe mit zusätzlichen Erläuterungen oder Definitionen versehen werden. Letztlich muss der Einsatz von Cotopat aber stets als unterstützendes Hilfsmittel verstanden werden: Die Fachkompetenz und nicht zuletzt das menschliche Gespür der Mitarbeitenden bleiben unverzichtbar, insbesondere bei rechtlich relevanten oder individuell besonders komplexen Anliegen.

Bei Gesprächen mit Behörden werden oft sensible personenbezogene Daten ausgetauscht. Wie stellt Cotopat den Datenschutz sicher, wo werden die Gesprächsdaten verarbeitet und gespeichert?

Für die Übersetzung und Datenverwaltung in Echtzeit nutzt Cotopat eine zentrale Cloud-Infrastruktur, die ausschließlich innerhalb der Europäischen Union betrieben wird. Diese erfüllt hohe Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit; Cotopat ist zudem nach ISO 27001 zertifiziert.

„Cotopat hilft, Barrieren auch für Menschen mit Hörbeeinträchtigungen abzubauen.“

Viele Kommunen verfügen nur über begrenzte IT- und Personalressourcen. Welche technischen und organisatorischen Voraussetzungen müssen sie für den Einsatz von Cotopat schaffen und wie aufwendig sind Installation, Einrichtung und Schulung der Beschäftigten?

Die technischen und organisatorischen Hürden für den Einsatz von Cotopat sind sehr gering, da das System gezielt für eine unkomplizierte Integration entwickelt wurde. Die transparente Trennwand für Übersetzungstexte lässt sich schnell und werkzeuglos aufbauen. Cotopat muss lediglich einmalig eingerichtet werden und ist danach direkt einsatzbereit. Eine etwa halbstündige Einweisung genügt, damit Beschäftigte unabhängig von ihrer IT-Affinität das System sicher bedienen können. Insgesamt ist die Lösung somit sehr nutzerfreundlich und auch für Kommunen mit begrenzten Ressourcen gut geeignet.

Neben der Verständigung bietet Cotopat die Möglichkeit, Gesprächsinhalte zu protokollieren oder mithilfe von KI zusammenzufassen. Welchen praktischen Nutzen hat diese Funktion für die Verwaltungsarbeit und wie lässt sich sicherstellen, dass die Dokumentation datenschutzkonform erfolgt?

Die Möglichkeit, Gesprächsinhalte zu protokollieren oder mithilfe von KI zusammenzufassen, kann in der Verwaltung insbesondere als Entscheidungsgrundlage sehr hilfreich sein. Was die datenschutzkonforme Dokumentation betrifft: Cotopat erfüllt hohe Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit. Die Protokolle werden nach einem definierten Zeitraum automatisch vom Server gelöscht. Darüber hinaus empfehlen wir, auch die datenschutzkonforme Verarbeitung nach dem Erhalt der Daten zu beachten. Für weitere Fragen zur sicheren Handhabung stehen wir interessierten Behörden gern beratend zur Seite.