Output ManagementAus Print wird digital

Einem Brennglas gleich haben die Corona-Krise und der verstärkte Wechsel ins Homeoffice Schwächen in den Behörden zum Vorschein gebracht. Deutlich hat sich gezeigt: Die öffentliche Hand muss sich umfassend digitalisieren, um agiler, flexibler und bürgernäher zu werden. Die behördlichen IT- und Druckinfrastrukturen sind davon nicht ausgenommen. Hier sind Cloud-Systeme gefragt, aber auch der Einsatz von As-a-Service-Angeboten. Oft behindern jedoch die bestehenden Infrastrukturen diese Erneuerungen, indem sie den Migrationsprozess sowie den Datenfluss innerhalb von Ämtern und Behörden erschweren. Genannt seien hier veraltete (Druck-)Hardware, Software, Netzwerke oder Dienstleistungen sowie deren Inkompatibilität mit modernen Systemen. Sie stehen einem effizienten Betrieb und – mehr noch – den Digitalisierungsbestrebungen einer behördlichen Organisation entgegen.
Das zeigt auch eine kürzlich erschienene und vom Unternehmen Lexmark unterstützte Studie, welche die International Data Corporation (IDC) durchgeführt hat. Drei von fünf Unternehmen geben darin an, dass veraltete Druck­infrastrukturen ihren Geschäftserfolg beeinträchtigen. 57 Prozent der Befragten sagen, dass sich eine zu alte Druckinfrastruktur negativ auf ihre Cloud-Migrationsstrategie auswirkt. Allerdings räumt weniger als die Hälfte (43 Prozent) von ihnen Investitionen in die Drucksysteme eine hohe Priorität ein. Für die Studie wurden zwar vor allem Unternehmen befragt, die Ergebnisse lassen aber auch Rückschlüsse auf Behörden zu.

Wegbereiter für die Digitalisierung

Viele der oben erwähnten Legacy-Systeme sind integraler Bestandteil behördlicher Workflow-Prozesse. So auch die Druckinfrastruktur. Sie ist sogar tief verwurzelt in der Arbeitsweise der öffentlichen Hand. In einer IDC-Umfrage zu Dokumentenprozessen aus dem Jahr 2019 haben 40 Prozent der Wissensarbeiter angegeben, dass sie 21 bis 30 Prozent ihrer wöchentlichen Arbeitszeit mit Aufgaben in Dokumenten verbringen. 30 Prozent der täglich im Einsatz befindlichen Dokumente liegen ihnen in Papierform vor. Pro Woche erstellen die Wissensarbeiter laut der Untersuchung außerdem 23 papierbasierte und 21 elektronische Dokumente. Die IDC-Studie offenbart also eine Schieflage: Print wird in Unternehmen und Behörden nicht (mehr) die höchste Priorität beigemessen, gleichzeitig ist die Druckinfrastruktur nach wie vor integraler Bestandteil der Workflows und Wegbereiter für die Digitalisierung. Da es auf kurze bis mittlere Sicht kein papierloses Büro geben wird und die Digitalisierung nicht durch Altsysteme aufgehalten werden darf, gilt es, die Stellschraube der Priorisierung zu drehen: Höhere Investitionen für eine moderne State-of-the-art-Druckinfrastruktur, die fit für den digitalen Wandel ist.
Besser als viele unterschiedliche digitale Ansätze in den verschiedenen Abteilungen zu verfolgen ist es, eine Digital-first-Gesamtstrategie aufzusetzen. Verstärkt durch die E-Akte, erkennen das auch immer mehr Behörden. Die kürzlich veröffentlichte IDC-Studie hat das wachsende Interesse seitens der Unternehmen an der Einbettung der cloudbasierten Druckinfrastruktur in eine ganzheitliche NGPIS-Strategie (Next-Gen Print Infrastructure as a Service) aufgedeckt. Eine solche Strategie umfasst auch Software as a Service (SaaS) oder Cloud-Print-Infrastructure as a Service. Im Zusammenspiel mit einer auf der Industry of Things gestützten Hardware und den Cloud-Lösungen kann NGPIS zu einem vollständig ausgelagerten, verbrauchsbasierten Modell für die Druckstrategie verhelfen.

Mit den Anforderungen wachsen

Mit NGPIS löst sich die Druckinfrastruktur aus ihrem physischen Umfeld, wodurch die Bereitstellung und Wartung von Printerservern ebenso wie der Bedarf an unterschiedlichen Drucktreibern und Queue Management entfällt. Das führt nicht nur zu einer Entlastung der IT-Abteilung und schafft zusätzliche Kapazitäten für strategische Projekte. Es stellen sich auch signifikante Kosteneinsparungen ein. Die Druckinfrastruktur ist außerdem zu jedem Zeitpunkt auf dem neuesten Stand, wodurch sie organisch mit den sich verändernden Anforderungen wachsen kann. Damit geht häufig eine Harmonisierung der Druckinfrastruktur einher. Denn diese ist sowohl in Unternehmen als auch in Behörden über die Jahre hinweg oft unkoordiniert und heterogen gewachsen und weist dementsprechend Kompatibilitäts- und Interoperabilitätshürden auf. Genau solche komplexen Legacy-Drucksysteme tragen dazu bei, dass 79 Prozent der im Rahmen der IDC-Untersuchung befragten Unternehmen die Modernisierung oder den Austausch ihrer vorhandenen Drucker-Hardware und -anwendungen als eine der vorrangigen Herausforderungen ihrer IT-Teams erachten.
Verstärkt richtet sich das Interesse zudem an die Cloud in Kombination mit Managed Print Services (MPS) und Industry of Things. Lexmark Cloud Fleet Management beispielsweise hebt MPS auf die nächste Ebene, indem es Lexmark-Kunden und -Vertriebspartnern die Fernverwaltung der Geräte ihrer Kunden aus der Cloud he­raus ermöglicht. Techniker können Firmware, Apps und Einstellungen von jedem beliebigen Standort aus aktualisieren. Das spart Zeit und Geld.

Mit Sicherheit in die Zukunft

Laut IDC-Studie ist die Sicherheit der Druckinfrastruktur insgesamt eines der Topthemen. Sie genießt die oberste Priorität in Unternehmen, die ihre Druckerflotte erneuern wollen. Es ist davon auszugehen, dass sich auch hier Parallelen zur öffentlichen Hand ziehen lassen. Lexmark und seine Kunden legen dabei Wert auf in Deutschland und Europa gehostete Cloud-Systeme. Zusätzlich ermöglicht gerade die Cloud ein großes Plus an Sicherheit – zum einen durch hybride Modelle, zum anderen durch regelmäßige Sicherheitsupdates, die automatisch durch die Cloud oder das Cloud Fleet Management aufgespielt werden. Außerdem kann die ganzheitliche Sicherheitsarchitektur von Lexmark aus der Cloud heraus noch zielgenauer gesteuert werden.
Die moderne Drucktechnologie hat sich in den vergangenen Jahren rasant weiterentwickelt und bietet innovative Funktionen für Sicherheit, Analyse sowie Dokumentenverarbeitung. Die neuen zukunftsweisenden Systeme sparen Kosten und warten mit einer besseren Umweltbilanz auf als ihre Vorgängermodelle. Behörden, die die Digitalisierung konsequent umsetzen wollen, sollten daher ihre Druckinfrastruktur auf den aktuellsten Stand bringen. Wird diese als integraler Bestandteil der digitalen Transformation wahrgenommen, erfährt auch die Gesamtinfrastruktur einer Behörde einen merklichen Digitalisierungsschub. Das wiederum sorgt für Effizienz, Kosteneinsparungen und, last but not least, verbesserten Bürgerservice.