OffenbachAusländerakten digitalisiert

Als Partner von IT-Dienstleister ekom21 hat das Unternehmen Lorenz Orga-Systeme in einem groß angelegten Projekt im Ausländeramt Offenbach ein umfangreiches Papierarchiv abgelöst (wir berichteten). Der kaufmännische und vertragliche Part liegt bei der Aktendigitalisierung bei ekom21, während die Projektleitung – stets im Zusammenspiel mit einem Scandienstleister – von Lorenz Orga übernommen wird. Wie Lorenz Orga mitteilt, war das Ausländeramt der Stadt Offenbach eine der ersten Verwaltungen, die den Service Aktendigitalisierung von ekom21 genutzt hat.

Früher mussten die Beschäftigten des Ausländeramts Tag für Tag mit Tausenden von Papierdokumenten unterschiedlichsten Alters, Formats und Inhalts hantieren, heißt es in der Meldung von Lorenz Orga. Hinter ihren Schreibtischen standen die Aktenschränke: mehr als 20.000 Akten mit über drei Millionen Blatt. Lange Suchzeiten, fehlende Transparenz und umständliche Prozesse waren die Begleiterscheinungen des papierbasierten Arbeitens.

Vor diesem Hintergrund hat Lorenz Orga eigenen Angaben zufolge ein Konzept entwickelt, wie das Amt am schnellsten und effizientesten vom Papier zur digitalen Akte kommt, integriert in das eingesetzte Fachverfahren. Während der gesamten Projektlaufzeit ermögliche das Tracking-System von Lorenz Orga eine lückenlose Überwachung des komplexen Prozesses. 

Zusammenarbeit bleibt bestehen

Clemens Mickler, Leiter des Ausländeramts in Offenbach, sagt: „Innerhalb eines halben Jahres waren alle Papiere gescannt und wir konnten das Projekt Bestandsaktendigitalisierung abschließen – eine beeindruckend kurze Laufzeit angesichts dieses Volumens.“ Nach Abschluss des Initialprojektes war die Zusammenarbeit aber nicht beendet, vielmehr setzt sie sich laut Lorenz Orga bis heute fort. Hintergrund: Trotz des inzwischen recht hohen Digitalisierungsgrades gibt es noch immer Ausländerämter, die papierbasiert arbeiten. Wechselt nun ein ausländischer Staatsangehöriger von einer Kommune nach Offenbach, übermittelt das Herkunftsamt die Papierakten, die wiederum gescannt werden müssen. In regelmäßigen Abständen lässt das Ausländeramt diese Unterlagen daher abholen und digitalisieren. So können sie anschließend der elektronischen Akte zugefügt oder eine solche kann neu eingerichtet werden.