De-MailDas Fundament steht

Das De-Mail-Gesetz ist seit Mai 2011 in Kraft. Wichtige Wegmarken seitdem waren der Start des E-Government-Gesetzes (EGovG) und der De-Mail City in Dresden. Damit ist der Weg frei für eine durchgängige, sichere elektronische Kommunikation zwischen Bürgern, Unternehmen und Behörden. „Dank De-Mail haben wir für unsere Bürger jetzt 24 Stunden geöffnet.“ So wirbt Dresdens Oberbürgermeisterin Helga Orosz für De-Mail in ihrer Stadt. Die Elbmetropole ist seit Ende Juni 2014 De-Mail City und damit die erste deutsche Stadt, in der Bürger, Verwaltung und Unternehmen sicher und nachweisbar über das Internet kommunizieren und Nachrichten austauschen. Das gilt nicht nur für bestimmte Verfahren, sondern für alle Dienstleistungen der Stadtverwaltung. Die Dresdner Bürger und Firmen können sich somit erstmals in Deutschland den Gang zur Behörde oder zum Briefkasten komplett sparen. Über eine zentrale Eingangsadresse sind alle Fachämter der Stadtverwaltung per De-Mail erreichbar. Bürger und Gewerbetreibende können somit alle städtischen Leistungsprozesse von A wie Abfall bis Z wie Zweitwohnungssteuer über De-Mail abwickeln. Die Dresdner Stadtverwaltung plant außerdem, Gewerbe- und Grundsteuerbescheide per De-Mail zu versenden.
Ziel ist es, Anliegen, die vertrauliche Daten der Bürger enthalten oder der Schriftform bedürfen, einfach und sicher elektronisch abwickeln zu können. Die Bürger versenden Anträge und andere offizielle Dokumente per De-Mail und die Mitarbeiter der Stadt Dresden bringen Bescheide nicht mehr per Briefpost auf den Weg. Ein Klick genügt und die Nachricht landet im De-Mail-Postfach. Das alles trägt zur Prozessoptimierung bei, spart Zeit und insbesondere den Behörden auch Geld für Druck, Papier und Porto.

Wegbereiter EGovG

Fundament und Motor dieser Entwicklung sind das De-Mail-, das E-Government- und das E-Justice-Gesetz. Für Kommunen besonders relevant ist das E-Government-Gesetz des Bundes. Es ist nach langen Diskussionen mit zum Teil sehr unterschiedlichen Interessenlagen der Beteiligten am 1. August 2013 in Kraft getreten. Damit es Anpassungen nicht nur punktuell regelt und die Umsetzung an Vorgaben aus Fachgesetzen oder Verordnungen scheitert, hat der Bundestag es als Artikelgesetz ausgelegt. Dies machte es möglich, eine Vielzahl weiterer Gesetze anzupassen und dortige Umsetzungshürden zu beseitigen. Des Weiteren gewährleistet das Artikelgesetz, dass für die Länder- und Kommunalebene eine einheitliche Grundsatz-Gesetzesvorlage zur entsprechenden Anpassung vorliegt.
Das EGovG ist somit der Wegbereiter für eine neue Art der Kommunikation und die weitere Digitalisierung der Verwaltungsarbeit. Es sorgt dafür, dass über die föderalen Ebenen hinweg, Bund, Länder und Kommunen einfache, nutzerfreundliche und effiziente elektronische Verwaltungsdienste anbieten können und medienbruchfreie Prozesse vom Antrag bis zur Archivierung schaffen. Das EGovG hebt De-Mail gegenüber allen anderen existierenden elektronischen Kommunikationsarten hervor. Auch Dokumente, die nur unterschrieben gültig sind, also dem Schriftformerfordernis unterliegen, können ohne zusätzliche qualifizierte Signatur per absenderbestätigter De-Mail rechtsgültig elektronisch versendet werden. Dabei gilt: Nicht nur der in einer De-Mail geschriebene Text, sondern auch alle angehängten Dokumente gelten als unterzeichnet. Somit können auch Bescheide, Anträge oder Verträge durch einfaches Anhängen an eine De-Mail formgerecht eingereicht werden. Nun sind die Bundesländer an der Reihe, das Bundesrecht in Landesrecht zu überführen und der De-Mail weiter den Weg zu ebnen. Vorgelegt hat hier das Land Sachsen: Am 18. Juni 2014 hat der Landtag das sächsische E-Government-Gesetz beschlossen, welches am 9. August in Kraft getreten ist. Damit ist der Freistaat das erste Bundesland, das die Vorgaben des Bundes umsetzt.

Das Henne-Ei-Problem

Trotz des nun vorliegenden gesetzlichen Fundaments bleibt aber Fakt: Die De-Mail leidet seit ihrer Einführung vor mehr als zwei Jahren unter dem Henne-Ei-Problem. Den Privatkunden fehlen bislang konkrete Anwendungsbereiche. Umgekehrt warten Verwaltungen und Unternehmen darauf, dass die Privatkunden sich für De-Mail entscheiden. In Dresden lösen Kommunen und Wirtschaft dieses Problem gemeinsam, erste Anwendungsbereiche sind gefunden. Die Deutsche Telekom hat im Rahmen einer Potenzialanalyse weitere Prozesse identifiziert, die sich künftig per De-Mail erledigen lassen und ein hohes Potenzial zur Prozessoptimierung bieten. Dazu gehört die Kommunikation zwischen Behörden, beispielsweise im Rahmen von Amtshilfeersuchen bei Vollstreckungsmaßnahmen. Ein anderes Beispiel ist die zwischenbehördliche Rechnungsstellung, etwa bei den Schülerkostenbeiträgen. Im Rahmen der Kommunikation zwischen Behörden und Bürgern sowie Firmen bieten sich insbesondere maschinell erstellte Bescheide für den Einsatz von De-Mail an. Dazu zählen etwa die Abfallgebühren. Aber auch Meldeauskünfte, BAföG- und Wohngeldanträge sowie Grundbesitz- oder Katasterbescheide lassen sich elektronisch statt mit der Briefpost auf den Weg bringen.

Durchgängig digitale Prozesse aufbauen

De-Mail allein greift jedoch zu kurz. Die Verwaltungen müssen intern durchgängig digitale Prozesse aufbauen. Für die Bundesbehörden ist dies auf den Weg gebracht, denn sie sind dazu verpflichtet, bis zum 1. Januar 2020 eine elektronische Akte einzurichten. Die Telekom-Tochter T-Systems bietet hier mit E-Akte Public eine Lösung an, die auf der weit verbreiteten SharePoint-Technologie von Microsoft basiert. Ein zentrales Leistungsmerkmal: Die elektronische Akte lässt sich über den integrierten De-Mail-Adapter mit dem De-Mail-System verbinden. So ist für eine durchgängige und rechtssichere Unterstützung der elektronischen Vorgangsbearbeitung gesorgt. Der Adapter überführt eingehende De-Mails in das Aktensystem und versendet sie direkt aus der Akte. Verschickte Nachrichten werden um ein Aktenzeichen ergänzt, sodass Folgekorrespondenz auto­matisch richtig registriert wird und manuelle Zuordnungen entfallen. Die Lösung weist zudem De-Mail-Bestätigungsnachrichten unmittelbar der richtigen Akte zu. So können Behörden auch den Zustellungsnachweis gemeinsam mit der verschickten Nachricht aufbewahren – ein Prozess, der bei der manuellen Bearbeitung aufwendig ist und hohe Kosten verursacht.