OsnabrückDigitaler Rechnungs-Workflow

Die Stadt Osnabrück hat ihre Rechnungseingangsbearbeitung digitalisiert. Dies ist nach der Einführung des ServicePortals und eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) ein weiterer Schritt, um die Verwaltung effizienter zu gestalten, teilt die niedersächsische Kommune mit. Für die Rechnungseingangsbearbeitung wurde ein digitaler Workflow mit Anbindung an das DMS sowie an das Finanzsystem SAP entwickelt. Damit reduziere sich die durchschnittliche Bearbeitungszeit von 6,2 Tagen auf 2,9 Tage, erklärt Osnabrücks Finanzvorstand Thomas Fillep. Weitere Vorteile seien mehr Transparenz sowie ein zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf Rechnungen und deren Status. Insbesondere in Pandemiezeiten sei dies ein Vorteil und erlaube auch die Arbeit im Homeoffice, so Fillep.

Mehrstufige Umsetzung

Die Europäische Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen verpflichtet öffentliche Auftraggeber zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Um dies umzusetzen, entwickelte die Stadt Osnabrück laut eigenen Angaben ein mehrstufiges Konzept zur Ansprache der Firmen. Bereits seit Mitte 2018 können Rechnungen im PDF-Format an eine zentrale E-Mail-Adresse geschickt werden. Durch die Kommunikation mit den Firmen sei die Anzahl der digital eingehenden Rechnungen kontinuierlich gesteigert worden. 2020 wurden demnach 1.844 Rechnungen pro Monat bearbeitet, die digital eingegangen sind, erläutert Fillep. Zudem sei eine Registrierung der Stadt Osnabrück beim Niedersächsischen Antragssystem für Verwaltungsleistungen Online (NAVO) erfolgt. Dort können städtische Lieferanten Rechnungen im XRechnungs-Format erstellen, die zur weiteren Bearbeitung direkt der Stadt Osnabrück zugeordnet werden. Seit dem vierten Quartal 2020 bestehe zudem die Möglichkeit, E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD 2.0 oder XRechnung an die zentrale E-Mail-Adresse zu senden. Damit setzt die Stadt laut eigenen Angaben auch die Regelungen der EU-Richtlinie um.