StrategieDigitaler Tsunami

Die Digitalisierung ist ein technologischer Megatrend, der in den Kommunen so gut wie alles verändern wird. Kein Hype, sondern eher ein Tsunami. Mobilität, Bildung, Gesundheit und viele andere Handlungsfelder können sich zum Guten, aber auch zum Schlechten entwickeln. Wie bei jedem Trend gilt es, das Notwendige und Wünschenswerte zu identifizieren. Der Maßstab ist das Wohl der Bürger. Kommunen können diesen Anforderungen gerecht werden: Durch eine fortschreibungsfähige Digitalisierungsstrategie, die den selbstbestimmten Rahmen für die Zukunftsfähigkeit der Kommune setzt und erste Schritte ermöglicht. Denn die Digitalisierung verändert das Aufgabenspektrum der Kommunen und erweitert kommunale Handlungsmöglichkeiten. Die gravierendste Veränderung wird die vollständige Automatisierung von Prozessen sein. Sie wird die Auslagerung von Prozessschritten in kommunale oder private Dienstleistungszentren beinhalten. Um sich in den Handlungsmöglichkeiten und -notwendigkeiten nicht zu verirren, brauchen Kommunen eine Digitalisierungsstrategie. Sie orientiert sich idealerweise an der kommunalen Gesamtstrategie und den dort gesetzten Zielen. Die Erarbeitung, Umsetzung und langfristige Steuerung sollte das örtliche kommunale Steuerungsmodell und die Organisationskultur im Auge haben.

Zahlreiche Anforderungen

Gleichzeitig sind bei der Erarbeitung der Strategie relevante rechtliche Anforderungen zu berücksichtigen, die sich vor allem auf die Umsetzung von E-Government-Werkzeugen beziehen: Die EU-Richtlinie 2014/55/EU schreibt vor, dass Kommunen bis Ende 2019 elektronische Rechnungen bei oberschwelligen Vergaben empfangen und bearbeiten können. Ab dem 1. Januar 2022 müssen gemäß E-Justice-Gesetz alle professionellen Einreicher (auch Kommunen) ihre Schriftsätze an Gerichte ausschließlich elektronisch übermitteln. Und das Onlinezugangsverbesserungsgesetz (OZG) verpflichtet neben dem Bund und den Ländern auch die Kommunen, bis Ende 2021 alle rechtlich möglichen und prinzipiell geeigneten Verwaltungsleistungen online anzubieten sowie sie über einen Verbund der Verwaltungsportale von Bund und Ländern zugänglich zu machen. Weitere Anforderungen bestehen durch die europäische eIDAS-Verordnung, die elektronische Signaturen neu regelt oder durch die E-Government-Gesetze von Bund und Ländern. Eine Digitalisierungs- und E-Government-Strategie ermöglicht die entsprechende Transformation entlang der strategischen Ziele der Kommunen und die aktive Steuerung des Veränderungsprozesses. Voraussetzung für eine strategiegetriebene Modernisierung ist eine moderne, sichere und leistungsfähige IT. Doch wie kann eine Kommune konkret vorgehen?

Maßnahmenpaket schnüren

Ein möglicher Einstieg kann über drei Handlungsfelder erfolgen, wie sie zum Beispiel das Land Hessen im Rahmen seiner Digitalstrategie vorschlägt: E-Administration umfasst die Optimierung interner Verwaltungsprozesse mithilfe IT-gestützter Bearbeitungsschritte, beispielsweise durch E-Rechnung oder E-Akte. E-Services zielen auf die Bereitstellung von Angeboten mit möglichst niedrigen Zugangshürden für die Bürger ab. Beispielhaft sind hier die komplett digitalen Bearbeitungsprozesse von Verwaltungsleistungen, wie etwa die E-Kfz-Anmeldung oder der Zugriff auf ein digitales Bürgerkonto, zu nennen. Open Government beinhaltet die Steigerung von Transparenz durch die Bereitstellung wichtiger Daten zur Information von Bürgern, um darauf aufbauend Möglichkeiten für die Bürgerbeteiligung und die Zusammenarbeit mit der Zivilgesellschaft zu entwickeln. Aus diesen Bereichen sollte in Abhängigkeit von strategischer Bedeutung, Umsetzbarkeit und Passfähigkeit ein geeignetes Maßnahmenpaket für die Digitalisierung der Kommune definiert und im Rahmen einer Modulplanung in eine zeitliche Abfolge gestellt werden. Einzelne E-Government-Bausteine können dann sukzessive in Angriff genommen und erste Umsetzungserfahrungen gesammelt werden. Dabei liegt eine wesentliche Herausforderung darin, Veränderungsprozesse zu beschleunigen und agil zu gestalten. Da E-Services ohne digitale Aktenführung und elektronische Workflows ins Leere laufen, ist die Umsetzung von Projekten im Bereich E-Administration ein möglicher erster Handlungsschwerpunkt. Dazu zählen Vorhaben zur Einführung der E-Rechnung oder der E-Akte, da diese Projekte eine große interne Modernisierungswirkung für die Verwaltungsarbeit entfalten und überschaubare Umsetzungsrisiken aufweisen.

Kommunen sammeln Erfahrung

Erste Erfahrungen damit hat der Landkreis Dahme-Spreewald gesammelt. Die Kreisverwaltung hat mit Unterstützung von PD eine E-Rechnungslösung eingeführt. Im Rahmen des neuen Rechnungsworkflows konnten die Vorgangszeiten um nahezu 50 Prozent reduziert werden. Digitalisierungsprojekte können auch in Form einer interkommunalen Zusammenarbeit umgesetzt werden. So hat PD einen gemeinsamen E-Rechnungsworkflow für die Stadt Kerpen und die Gemeinde Merzenich entwickelt und unterstützt den Aufbau eines interkommunalen Dienstleistungszentrums im Bereich Rechnungsbearbeitung, Personal und Gebührenkalkulation. Im Rahmen all dieser Bemühungen sollte die organisatorisch-kulturelle Komponente nicht vernachlässigt werden. Denn ohne das Bewusstsein und die Vermittlung des konkreten Nutzens für die Kommune insgesamt und die einzelnen Mitarbeiter, wird eine erfolgreiche Digitalisierung nicht möglich sein.

Kurzinfo: PD
Die PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH ist aus der ÖPP Deutschland AG hervorgegangen und nach dem Ausstieg der privaten Gesellschafter ganz in öffentlichem Besitz. PD bietet projektbezogene Beratungs- und Management-Leistungen für Bund, Länder und Kommunen an. Schwerpunkte liegen unter anderem auf der Strategie-, Organisations- und Investitionsberatung sowie der Steuerung von Vergabeverfahren.