DüsseldorfE-Recruiting spart Zeit

Für öffentliche Verwaltungen gibt es keine einheitlichen organisatorischen Vorgaben zur Durchführung von Einstellungsverfahren. Das Bewerber-Management ist daher noch immer überwiegend aufwendige Handarbeit. Um die Dauer der Verfahren zu verkürzen und den Aufwand zu reduzieren, nutzt die nordrhein-westfälische Landeshauptstadt Düsseldorf für die Recruiting-Prozesse der Ausbildungsberufe eine Lösung des Hamburger Unternehmens rexx systems: Diese deckt unterschiedlichste Berufsbilder ab und erlaubt eine medienbruchfreie Abbildung des Gesamtprozesses von der Ausschreibung über die Online-Bewerbung bis hin zur Auswahl.
„Bis zur Einführung der Software von rexx systems fand das Recruiting bei der Stadtverwaltung Düsseldorf analog statt“, erklärt Professor Andreas Meyer-Falcke, Beigeordneter für Personal und Gesundheit bei der Landeshauptstadt Düsseldorf. „Der Vorteil dieses Verfahrens lag darin, dass keine technische Abhängigkeit vorhanden war. Ein klarer Nachteil der Durchführung ohne digitale Unterstützung war allerdings die längere Dauer des Einstellungsprozesses und der viel höhere Aufwand für die Personalsachbearbeiter.“ Auch für die Bewerber kann eine solche Vorgehensweise umständlich sein. Die Verantwortlichen der Landeshauptstadt entschlossen sich daher, zukünftig ein E-Recruiting-System einzusetzen, das nicht nur die Effizienz der Prozesse erhöhen und die Verfahrensdauer reduzieren, sondern auch ein für die Bewerber möglichst komfortables und transparentes Verfahren schaffen sollte. „Die Anwenderseite sollte von einer einfachen Bedienung der Software und vom beschleunigten Recruiting-Prozess profitieren“, erläutert Professor Meyer-Falcke. „Die Lösung von rexx systems konnte diese sowie alle anderen Anforderungen, die wir an eine solche Software gestellt haben, erfüllen.“

Prozesse werden medienbruchfrei abgebildet

Unter anderem zeichnet sich die Recruiting-Software von rexx systems durch eine medienbruchfreie Abbildung der Gesamtprozesse und sehr gute Integrationsmöglichkeiten für eignungsdiagnostische Verfahren aus. „Uns war sehr wichtig, dass die Software mit einem Online-Testverfahren kombinierbar ist, sodass alle Verfahrensteile online ablaufen können“, so Meyer-Falcke. Eine weitere wesentliche Voraussetzung für den Einsatz einer E-Recruiting-Lösung im öffentlichen Dienst ist grundsätzlich eine große Flexibilität, damit verschiedene Profile und Prozesse umgesetzt werden können: „Von städtischen und Gemeindeverwaltungen über Feuerwehr, Polizei und Justiz bis hin zu Krankenhäusern und Kultureinrichtungen kann mit unserer Software eine sehr breite Palette an Berufsbildern abgebildet werden“, erläutert Bernd Michaelis-Hauswald, Head of Sales bei rexx systems. Generell haben Software-Lösungen für Behörden und Verwaltungen spezielle Anforderungen zu erfüllen: So liegt ein starker Fokus auf der Abbildung von Beteiligungsverfahren mit Beschäftigtenvertretern wie Personalrat, Gleichstellungsbeauftragten oder Schwerbehindertenvertretung.
Auch unterschiedliche Zuständigkeiten in den verschiedenen Behörden müssen durch ein differenziertes Rechte- und Rollenkonzept abbildbar sein, wobei hohe Datenschutzansprüche zu erfüllen sind: „Gibt es mehrere Mandanten, muss die Software sicherstellen, dass die Daten eines Kandidaten, der sich bei der Polizei bewirbt, nur für die zuständige Verwaltung zugänglich sind“, so Michaelis-Hauswald. „Aus diesem Grund lassen 96 Prozent unserer Kunden die Web-Applikationen über unser hochsicheres Rechenzentrum in Köln betreiben.“ Außerdem erfüllt die Anwendung hohe Anforderungen an die Barrierefreiheit gemäß BITV 2.0: Sie wurde so angepasst und konfiguriert, dass sie von Menschen mit unterschiedlichen Behinderungsgraden genutzt werden kann. Unter anderem wurden spezielle Einstellungsmerkmale in die Software aufgenommen – beispielsweise können für Personen mit Sehbehinderung die Kontraste geändert werden.

Massenverfahren problemlos bewältigen

Das E-Recruiting-System deckt alle Vorgänge von Ausschreibung und Bewerbungseingang über Screening und Ranking bis hin zu Auswahl und Vertragsübermittlung ab. Auch Stellenbesetzungsanträge lassen sich dort erstellen. Die Bewältigung von Massenverfahren, vor allem Korrespondenzen, ist somit ohne Probleme möglich. Die Software verfügt zudem über viele weitere Features, die den Aufwand für den Benutzer reduzieren: So kann beispielsweise für jedes Berufsprofil ein eigenes Bewerberformular generiert werden. Außerdem gibt es im Stammsatz der Applikation die Möglichkeit, Anlagen aus E-Mail-oder Online-Bewerbungen in die Stammdaten zu übernehmen, wodurch die Kandidaten ihren Datensatz im Stellenprofil quasi selbst eingeben können und dieser nicht mehr von einem Verwaltungsmitarbeiter angelegt werden muss.
Bis zu 30 Bewerberakten können auf dem Monitor nebeneinander gelegt und direkt verglichen sowie die Entfernung vom Wohn- zum potenziellen Einsatzort eines Kandidaten angezeigt werden. Auch das Erstellen automatischer Reminder oder Kontakte zu frei definierten Personengruppen ist möglich. „Durch diese Digitalisierung kann im öffentlichen Dienst in der Regel eine Zeiteinsparung von 30 bis 50 Prozent erzielt werden“, sagt Bernd Michaelis-Hauswald. „Die geringeren Prozesszeiten wirken sich auch positiv auf die Kandidatenauswahl aus. Schließlich sind die besten Bewerber meist nur kurz auf dem Markt.“

Bewerberfreundlich und aufwandsmindernd

In Düsseldorf beginnt seit Einführung der Lösung von rexx systems jeder Recruiting-Vorgang mit einer Online-Bewerbung über das Karriereportal der Kommune. Nach Prüfung durch die zuständige Sachbearbeitung wird der Bewerber zu einem Online-Test eingeladen, der bequem von zu Hause aus durchgeführt werden kann. Sofern dieser positiv verläuft, erfolgt eine weitere Einladung zum so genannten Präsenztest, der ebenfalls online aber in den Räumlichkeiten der Landeshauptstadt stattfindet. Die Ergebnisse der Tests werden sofort über die Recruiting-Software in der jeweiligen digitalen Bewerberakte abgebildet. Im Anschluss werden die Bewerber zum persönlichen Auswahlgespräch eingeladen. Für beide Recruiting-Schritte vor Ort – Präsenztest und persönliches Auswahlgespräch – werden die Termine online zur selbstständigen Buchung zur Verfügung gestellt.
„Für uns hat sich die Möglichkeit, den Bewerbern an verschiedenen Stellen des Auswahlprozesses online unterschiedliche Termine anzubieten, als besonders bewerberfreundlich und aufwandsmindernd erwiesen“, erklärt Professor Meyer-Falcke. „Aus den vorgeschlagenen Terminen können die Bewerber einen Wunschtermin wählen und ihren Auswahlprozess dadurch eigenständig koordinieren. Sie nehmen die Landeshauptstadt Düsseldorf dadurch als flexible und moderne Arbeitgeberin wahr.“ Generell findet die Kommunikation mit den Kandidaten während des gesamten Verfahrens online statt und kann von diesen jederzeit im geschützten persönlichen Bereich des Karriereportals eingesehen werden.
Die Landeshauptstadt Düsseldorf nutzt die Software von rexx systems bereits seit dem Jahr 2009 und hat die Anwendung nach der Pilotphase sukzessive ausgeweitet. Seit dem Jahr 2015 werden die Recruiting-Prozesse aller Ausbildungsberufe über die Software abgewickelt. Insgesamt werden dadurch pro Bewerbungsprozess rund 9.000 Bewerbungen für über 30 verschiedene Ausbildungsberufe bearbeitet.