FriedhofsverwaltungGanz ohne Papier

Verwaltungen müssen effizient und wirtschaftlich arbeiten – so auch im Bereich Friedhof. Das Aufgabenspektrum ist vielfältig und reicht von der Datenerfassung über Nutzerverträge und die Gebührenkalkulation bis hin zu Grabkontrollen. Durch den Einsatz einer Software lässt sich der Arbeitsalltag nachhaltig verändern.
Eine moderne und produktive Anwendung bietet hier das Unternehmen Archikart an. Die Lösung passt sich den kundenspezifischen Friedhofs- und Verwaltungsabläufen an, unterstützt den Anwender bei der Optimierung und dient ihm als einfaches und effizientes Werkzeug. Der Friedhof kann in seiner gesamten Struktur – vom Grabfeld bis hin zur einzelnen Urne – erfasst und kartografisch dargestellt werden. Außerdem ist auf einen Blick zu erkennen, welche Grabstellen wo und über welchen Zeitraum vergeben sind. Je nach Größe und abhängig von den Satzungen sind Friedhöfe innerhalb einer Verwaltung ganz unterschiedlich strukturiert. Darüber hinaus stellen Gemeinschaftsgrabanlagen, moderne Grabarten und religiöse Gemeinschaften besondere Anforderungen an die Abbildung der Friedhofsstrukturen in der Software. Die Lösung ARCHIKART kann auf all diese Anforderungen flexibel reagieren.

Verträge mit wenigen Klicks erstellen

Mit der Software können zudem die verschiedenen Friedhofsgebühren erfasst, aufgeschlüsselt und zur Bescheiderstellung für Bestattungsvorgänge angewandt werden. Dazu gehört auch die Übergabe an das Kassensystem per Schnittstelle. Um einen satzungskonformen Grabnutzungsvertrag zu erstellen, sind lediglich wenige Klicks nötig. Der Vertrag dient als Grundlage für die Gebührenkalkulation und -abrechnung. Über die integrierte Textsystemverarbeitung lassen sich einmalige oder wiederkehrende Gebührenbescheide einzeln oder als Sammelausgabe erzeugen. Eine große Rolle spielt in der Verwaltung von Friedhöfen die Unterscheidung zwischen Grabstellen und Grabstätten. Bedingt durch Grabfelder, -abteilungen und -reihen oder die Zusammenlegung von Gräbern sind Grabstättengrenzen durchaus veränderbar. Interessant ist auch die Anzeige grabrelevanter Daten wie Ruhe- oder Nutzungszeiten. Vorteile bringt außerdem die Verbindung mit den Daten im Geo-Informationssystem. Damit ist beispielsweise die Anzeige von Grabbezeichnungen und -nummern oder die Belegung von Gräbern und das Ende der Ruhezeiten in grafischen, thematischen Auswertungen möglich.

Digitale Friedhofspläne sind immer dabei

In diesem Zusammenhang sind digitale Friedhofspläne aus der Verwaltung nicht mehr wegzudenken. In der Praxis bieten sie den Vorteil, dass Daten rasch geändert werden können. Dabei ist der aktuelle Plan stets und beliebig oft zum Ausdruck verfügbar. Außerdem ist es möglich, den Plan per Tablet mitzunehmen. Bei Gesprächen mit den zukünftigen Nutzern zur Grabauswahl kann dies ein Trumpf sein. Die Handhabung der digitalen Pläne ist einfach: Der Anwender wählt die Grabstelle aus und per Mausklick wird die Lage auf dem Plan dargestellt. Umgekehrt können Grabstellen im Plan markiert und die entsprechenden Datensätze in der Software angezeigt werden.
Auch die Zusammenarbeit mit Bestattern und Friedhofsgärtnern kann sich digital lohnen, zumal Pflegearbeiten oft an Unternehmen ausgelagert werden. Neue Möglichkeiten entstehen auch, wenn durch das Kartenmaterial die Suche nach Grabstellen oder verstorbenen Personen auf dem Friedhof erleichtert wird. Verschiedene thematische Auswertungen tragen zur effizienten Veranschaulichung einfacher Sachdaten bei. Hier kann der Bürgerservice durch schnelle Auskünfte enorm gesteigert werden.

Mobile Kontrolle von Grabsteinen

Ein wichtiges Thema im Rahmen der Friedhofsverwaltung ist zudem die Verkehrssicherungspflicht. Gerade in den Wintermonaten ereignen sich auf Friedhöfen immer wieder Unfälle durch lose Grabsteine. Der Schwerpunkt bei der Vor-Ort-Kontrolle liegt daher auf der Standfestigkeitskontrolle der Grabmale, die aus versicherungsrechtlichen Gründen dokumentiert werden muss. Auch der allgemeine Zustand der Grabstätten wird begutachtet, denn der Friedhof und damit die einzelnen Grabstellen sollen ein gepflegtes und würdiges Gesamtbild ergeben. Um Mehraufwand zu vermeiden, ist die Möglichkeit, die Daten direkt in die vorhandene Software einzupflegen, Gold wert. Dank der mobilen Komponente der Software ARCHIKART können sämtliche Kontrollen ohne lästige Zettel durchgeführt werden. Komplettiert wird die Kontrolle durch vor Ort aufgenommene Fotografien, die ebenfalls direkt in der Software gespeichert werden. Durch die Möglichkeit der GPS-Verortung mit anschließender Übernahme der Daten in die Software sind außerdem sehr genaue Datenaufnahmen möglich. Alle Vorgänge – von Baum- und Grabmalkontrollen über Aufgaben der Grabsicherung und Wegepflege bis hin zum Winterdienst – sind direkt durch den Anwender ableg-, verwert- und zur Prüfung ausgebbar. Gleichzeitig ist es möglich, die Kontrolle revisionssicher zu archivieren. So kann der Friedhofsbetreiber bei Unfällen seine durchgeführten Kontrollen rechtssicher nachweisen.