VOISGrenzen überwinden

Die Ausgangslage ist in vielen Kommunalverwaltungen dieselbe. Die Verantwortung für Fachaufgaben liegt bei einzelnen Personen, Vertretungsregelungen gibt es kaum. Urlaub und Krankheit wirken sich daher unmittelbar auf die Bearbeitungszeiten aus. Gleichzeitig wachsen die Anforderungen an digitale Verwaltungsleistungen. Eine naheliegende Antwort auf dieses Problem ist die Zusammenarbeit. In der Praxis scheitert diese jedoch häufig an der Zuständigkeit. Einerseits verbleiben die Zuständigkeiten bei der einzelnen Gemeinde oder dem einzelnen Kreis, andererseits soll die Arbeit über die Verwaltungsgrenzen hinweg stattfinden. Das Fachverfahren muss diese Trennung der Zuständigkeiten abbilden können. Zwei mögliche Ansätze können dieses Problem lösen.

Zentralisierung schafft neue Inseln

Der erste und sehr verbreitete Ansatz setzt Aufgabe und Verfahren gleich. Ein Land oder ein Zusammenschluss (beispielsweise ein Zweckverband oder Rechenzentrum) betreibt ein einziges Fachverfahren für die Lösung einer einzelnen Fachaufgabe, mit dem alle Kommunen arbeiten. Wenn es nur ein System gibt, muss man auch nicht über Vernetzung nachdenken. Soll aber beispielsweise eine Gemeinde mit ihrem Kreis zusammenarbeiten, funktioniert das nicht mehr, da beide Ebenen verschiedene Aufgaben in unterschiedlichen Verfahren bearbeiten. Die Grenze, über die der Vorgang laufen müsste, verläuft dort nicht zwischen den Kommunen, sondern zwischen den Fachaufgaben.

Ein weiterer ungünstiger Aspekt käme durch die vermeintlich effektivere Zentralisierung hinzu: Denn das von zentraler Stelle vorgegebene Verfahren fügt sich oft nur schlecht in die individuelle Systemlandschaft der einzelnen Kommune ein. Für Verwaltungen, die ihre Fachverfahren zum Beispiel längst mit Dokumentenmanagement, Gebührenkasse und Meldewesen verbunden haben, ist das ein Rückschritt. Die Insellösung, die eigentlich überwunden werden sollte, entsteht an anderer Stelle neu.

Vernetzen heißt nicht vereinheitlichen

Der andere mögliche und sinnvollere Weg belässt die Fachverfahren dort, wo die Zuständigkeit liegt, und verbindet sie miteinander. In der VOIS-Landschaft geschieht das über das VOIS-Protektornetzwerk. Jedes VOIS-Fachverfahren ist über einen Protektor-Client angedockt, der mit einem von derzeit elf Protektorservern kommuniziert. Darüber tauschen die angeschlossenen Fachverfahren verwaltungsübergreifend und medienbruchfrei Daten aus. Voraussetzung für den Anschluss an das Protektornetzwerk sind lediglich die VOIS-Plattform und ein VOIS-Fachverfahren. Damit steht das Netzwerk bereits jetzt mehr als 3.400 Verwaltungen offen. Mit jeder angebundenen Verwaltung wächst der Nutzen für alle bereits verbundenen kommunalen Institutionen, denn die Zahl der Vorgänge, die ohne Medienbruch über Verwaltungsgrenzen hinweg laufen können, steigt mit der Reichweite des Netzes.

Der Unterschied zur Zentralisierung ist grundlegend. Denn jede Verwaltung behält ihr eigenes Fachverfahren und ihren eigenen Datenbestand. Geteilt werden nicht die Systeme, sondern definierte Vorgänge. Ein Fall, der eine Zuständigkeitsgrenze überschreitet, wandert als Vorgang weiter, und nicht als Ausdruck, PDF-Anhang oder Telefonat. Eine weitere Funktion betrifft die Außenanbindung: Vom Bürger genutzte Online-Vorgänge kommunizieren über denselben Weg direkt mit den Fachregistern. Andernfalls würde ein Antragsformular, das nicht weiß, welche Vorgänge zur antragstellenden Person bereits bestehen, Angaben verlangen, die die Verwaltung längst besitzt.

Der Ersatzausweis wird überflüssig

Am deutlichsten wird der positive Effekt des Protektornetzwerks dort, wo Fälle von Natur aus über Zuständigkeitsgrenzen laufen. Im Fundwesen ist das der Regelfall: Verloren wird an einem Ort, gefunden und abgegeben an einem anderen. Über das Portal Fundbüro­deutschland.de sind derzeit 827 Fundbüros miteinander verbunden, sodass eine Suche nicht an der Gemeindegrenze endet. Wird in einem Fundbüro ein Personalausweis abgegeben, informiert das Verfahren die zuständige Personalausweisbehörde. Beantragt die betroffene Person dort einen Ersatzausweis, erhält sie unmittelbar die Information, dass der Ausweis gefunden wurde und auf dem Postweg zum Eigentümer ist. Für die betroffene Person entfallen Gebühren für ein Dokument, das nicht ersetzt werden muss, und die Verwaltung erspart sich einen vollständigen Antragsvorgang samt Dokumentenproduktion.

Vernetzung erspart ganze Anfragen

Besonders deutlich wird das beim Überschreiten der Fachgrenze zwischen Gemeinde und Kreis. Ein Führerscheinantrag kann in der Gemeinde mit VOIS|FSW.BS (Führerscheinwesen als Bürgerservice) aufgenommen und an die Fahrerlaubnisbehörde des Kreises in VOIS|FSW (Führerscheinwesen) übergeben werden. Beantragt wird vor Ort, bearbeitet jedoch dort, wo die Zuständigkeit liegt. In dieselbe Richtung geht der Lichtbildabruf. Mit Einwilligung der antragstellenden Person ruft der Kreis in VOIS|FSW das bei der Gemeinde in VOIS|MESO (Meldewesen) vorliegende Lichtbild ab und übernimmt es in den Antrag. Genauso wird auch verfahren, wenn der Bürger den Führerschein online beim Landkreis beantragt.

Zwei weitere Praxisumsetzungen sind in Vorbereitung. Im Gewerbewesen soll bei der Anmeldung eines erlaubnispflichtigen Gewerbes die erforderliche Erlaubnis direkt bei der zuständigen Stelle, etwa dem Kreis, abgefragt werden können, ohne dass die antragstellende Person den Nachweis selbst einholen und erneut vorlegen muss. Und im Wahlwesen sind vor jeder Wahl die Wählerverzeichnisse fünf bis sechs Wochen lang fortzuschreiben, vor allem durch Streichungen und Neuaufnahmen. Diese Meldungen sollen perspektivisch aus VOIS|MESO von Wahlbehörde zu Wahlbehörde komplett digital gehen, wobei die Vorgaben je nach Wahl und Bundesland unterschiedlich ausfallen.

In allen genannten Fällen liegt der Gewinn im Wegfall eines gesamten Arbeitsschritts. Genau das unterscheidet Vernetzung von Digitalisierung im engeren Sinn. Ein digitalisiertes Formular ersetzt lediglich Papier, ein vernetzter Vorgang ersetzt eine ganze Anfrage. Zusammenarbeit über Verwaltungsgrenzen hinweg braucht keine Vereinheitlichung der Systeme, sondern Verfahren, die miteinander kommunizieren.