FrankfurtKassen- und Steueramt setzt auf E-Akte

Im Kassen- und Steueramt der Stadt Frankfurt am Main ist die Digitalisierung mit elektronischen Akten, digitalem Datenaustausch und QR-Codes anstelle von Zahlscheinen weit fortgeschritten. Nun berichtet die Pressestelle der Stadt ausführlich über einen Ortstermin mit Stadtkämmerer Bastian Bergerhoff und Digitalisierungsdezernentin Eileen O’Sullivan, die sich über die Schritte des Amtes zur papierarmen, digital vernetzten Verwaltung informieren wollten. Besonders sichtbar werde die Digitalisierung im Aktenraum des Amts. Einst musste wegen des Gewichts der dort gelagerten Akten der Fußboden verstärkt werden. Heute stehen die Regale fast leer und die freiwerdende Fläche werde für Büros genutzt. Insgesamt hat das Kassen- und Steueramt mit Unterstützung des Amtes für Informations- und Kommunikationstechnik rund 70.000 Gewerbesteuerakten mit mehr als 350.000 Dokumenten in die elektronische Akte überführt. Davon profitieren die Sachbearbeitenden im Amt. Sie müssen nicht mehr die betreffende Akte aus dem Archiv holen, sondern erhalten benötigte Informationen per Klick – auch vom Homeoffice aus. Darüber hinaus sei die Arbeit durch die Digitalisierung auch weniger fehleranfällig und es ergäben sich damit auch neue Möglichkeiten zur Auswertung der Daten, so Stadtkämmerer Bergerhoff. Geplant sei eine Ausweitung der elektronischen Aktenführung auf weitere Steuerarten sowie die Vollstreckung, die Buchhaltung und den Zahlungsverkehr. Am Ende werde das Amt mit rund 800.000 elektronischen Akten arbeiten. Das Kassen- und Steueramt sei Vorreiter bei der Einführung der E-Akte innerhalb der Stadtverwaltung, betont Stadträtin O’Sullivan. Es sollten jedoch noch viele weitere Ämter ihre Prozesse komplett digitalisieren.
Doch nicht nur wegen der Einführung der E-Akte sinke im Kassen- und Steueramt die Zahl der analogen Vorgänge. Papierlos funktioniere auch der Datenaustausch mit anderen Behörden. So würden zum Beispiel jährlich rund 20.000 Messbescheide für die Grundsteuer und 85.000 Messbescheide für die Gewerbesteuer von den Finanzämtern elektronisch übermittelt. Neben diesen beiden aufkommensstarken Steuerarten sei auch bei anderen Steuern eine Digitalisierung geplant. So sei etwa für Hundesteuer, Tourismusbeitrag und Zweitwohnungssteuer der Online-Zugang geplant. Vorteile bringe dies nicht nur für die Abläufe innerhalb der Verwaltung, sondern auch für die Bürger: So befinde sich seit Oktober 2021 auf der Zahlungsaufforderung anstelle des gedruckten Zahlscheins ein QR-Code, der mit dem Smartphone gescannt werden könne, um die Überweisungsdaten in eine Banking-App zu übertragen. Auch E-Payment ist bei der Stadtverwaltung fest etabliert: monatlich rund 7.000 Transaktionen würden über Anbieter wie Payone, Paypal, Giropay oder Paydirekt abgewickelt. (sib)