KommentarMit der E-Akte auf OZG 2.0 vorbereitet

Ursprünglich sollten gemäß Onlinezugangsgesetz (OZG) bis Ende 2022 alle 575 kommunalen Dienstleistungen elektronisch über Verwaltungsportale angeboten werden. Dass es nun zu einer Verzögerung kommt, war nach Ansicht von Michael Gertges, Geschäftsführer von Lorenz Orga-Systeme, abzusehen. Kommunen, die bereits mit der E-Akte arbeiten, um Prozesse medienbruchfrei zu gestalten, sind laut Gertges technisch bereits auf das OZG 2.0 vorbereitet – wann auch immer dieses kommen möge. 
„Gerade einmal 33 der 575 Onlineleistungen wurden in den meisten Bundesländern bis Ende 2022 angeboten, von denen zudem 29 reine Bundesleistungen sind. Mit OZG 2.0 will das BMI nun mehr Geschwindigkeit hineinbringen. Eine Frist sucht man darin allerdings vergebens. Vielmehr heißt es, innerhalb eines Jahres sollen die 15 bis 16 wichtigsten Leistungen digital angeboten werden. Aus Gründen der Cyber-Sicherheit wandern zudem Basisdienste wie Nutzerkonto und Postfach von der Landes- auf die Bundesebene“, kommentiert der Lorenz-Orga-Geschäftsführer.   Unabhängig von den jüngsten bundespolitischen Entwicklungen hätten die Länder Hessen und Rheinland-Pfalz ihren Kommunalverwaltungen bereits vor mehreren Jahren eine konkrete technische Empfehlung an die Hand gegeben, wie sie durch eine E-Akte-Lösung die geforderte OZG-Konformität erreichen können. „Sie besteht aus der Workflowsoftware civento und dem Enterprise-Content-Management(ECM)-System der Firma Lorenz Orga“, berichtet Michael Gertges. „Diese klare Vorgabe haben viele Kommunen inzwischen genutzt.“
 Um als Basis für die OZG-Umsetzung dienen zu können, müsse eine ECM-Lösung alles können, was im Büro anfalle. „Von der Ablage und dem Wiederfinden von Dokumenten über das Erstellen von Briefen direkt in Word bis hin zur digitalen Postverteilung und E-Mail-Verwaltung“, so Gertges. „Auch der mobile Zugriff auf vorhandene E-Akten gehört dazu. Dadurch muss man zur Besprechung nicht mehr die ausgedruckten Papiere mitnehmen, sondern lediglich noch das Tablet.“ 
So übernehme etwa in der Kreisverwaltung Mainz-Bingen, der größten des Landes Rheinland-Pfalz, das ECM-System von Lorenz Orga die Speicherung wichtiger datenschutzrelevanter Dokumente. Damit gelte dort nicht weniger als ein „Basiselement für die Digitalisierung“. 2019 habe man mit der Einführung begonnen, seitdem schreite der Ausbau des Systems abteilungsweise rasch voran. Auf dieser Grundlage sei der Kreis Mainz-Bingen auf das OZG 2.0 oder weitere Iterationen technisch bestmöglich vorbereitet.