emeld21Neue E-Akte-Lösung in Offenbach

Komplett papierlos lässt sich im Offenbacher Bürgerbüro jetzt eine Ummeldung, ein Passantrag oder ein Kirchenaustritt abwickeln. Möglich macht das neben so genannten Bürgermonitoren die emeld21-eAkte von ekom21. Wie der kommunale IT-Dienstleister mitteilt, setzt damit die erste Großstadt in Hessen das E-Akte-Verfahren im Pass- und Meldewesen ein. Mit dem Bürgermonitor verfügen die Kundenberater im Bürgerbüro über ein robustes Tablet, auf dem Erklärungen und Meldescheine nicht nur angezeigt, sondern von den Bürgern auch rechtsgültig unterschrieben werden können. Der gesamte Vorgang werde automatisch gebündelt und im digitalen Archiv des Bürgerbüros abgelegt. Physisch befinden sich die Daten dann im BSI-zertifizierten Rechenzentrum von ekom21, das über verschlüsselte Standleitungen mit dem Bürgerbüro verbunden ist. Alle Ausdrucke etwa für Staatsangehörigkeitserklärungen oder Meldescheine entfallen laut ekom21 ersatzlos. Seit August 2017 sei die E-Akte in Offenbach im produktiven Einsatz. Vorausgegangen sei eine rund fünfwöchige Implementierungszeit, dann habe ein Einführungsteam die emeld21-eAkte getestet. Nach bestandenem Test folgte eine Mitarbeiterschulung mit allen Beratern im Bürgerbüro. „Anderthalb Stunden reichten, dann konnte das Team arbeiten“, berichtet die Amtsleiterin des Bürgerbüros, Martina Fuchs. „So reibungslos haben wir noch nie eine neue Lösung eingeführt.“ Wie ekom21 weiter mitteilt, benötigt das Bürgerbüro in Offenbach dank der neuen Lösung bis zu 20 Prozent weniger Zeit bei der Vorgangsbearbeitung im Pass- und Meldewesen. Ein weiterer Vorteil: Alle archivierten Bestandteile der E-Akte sind aus emeld21 einsehbar. Der bisherige Programmwechsel zur elektronischen Archivierung entfalle und auch die Ordnerstruktur sei vereinheitlicht worden. „Einige Arbeitsschritte fallen weg oder werden durch die neue Technik deutlich weniger zeitaufwendig“, fasst Martina Fuchs zusammen. Die Zeiteinsparungen sollen nicht zuletzt den Bürgern zugute kommen. „Wir werden beobachten, wie sich die Bearbeitungszeiten entwickeln und dann unser Terminangebot entsprechend anpassen“, kündigt die Amtsleiterin an.