MeßstettenTablet statt Tinte

In Rathäusern hat die Onlinewelt längst Einzug gehalten. Ein Paradebeispiel dafür, wie eine Kommunalverwaltung aufs digitale Gleis in die Zukunft gehoben werden kann, ist Meßstetten. Die rund 11.000-Einwohner-Stadt im baden-württembergischen Zollernalbkreis leistet sich eine Stabsstelle Digitalisierung mit eineinhalb Mitarbeiterstellen, um auf dem Weg zum papierlosen Rathaus einen Berg an Aufgaben, Vorhaben und Herausforderungen zu meistern.

Die Digitalisierung verändert die Art und Weise, wie Verwaltungsprozesse gestaltet werden. E-Government bietet die Möglichkeit, Behördendienstleistungen online bereitzustellen und somit noch bürgernäher und effizienter zu gestalten. Um aber dieses breite Spektrum an Herausforderungen zu meistern, braucht es Fachwissen. Dieses kann entweder extern sehr teuer eingekauft werden, oder die Experten gehören zur eigenen Belegschaft. Meßstetten entschied sich für den zweiten Weg und hat seit Jahresbeginn 2024 die Stabsstelle Digitalisierung. Deren Leiterin ist Diana Härter. Sie ist Diplom-Medieninformatikerin (FH) und schon seit über fünf Jahren im Rathaus; ihr zur Seite steht seit Mai 2024 Ralf Strienz, der ebenfalls ausgebildeter Informatikfachmann ist. Dieser für eine Stadt der Größenordnung Meßstettens besonders professionelle Einstieg in das Metier ist auch Herzensanliegen ihres Behördenleiters, Bürgermeister Frank Schroft.

Mobile auf aktuelle Daten zugreifen

Die 44-jährige Härter stellt den Aufgabenbereich auf drei tragende Säulen: IT (EDV, technische Unterstützung, Telefonie), Digitale Medien (Homepage, soziale Medien, News-App) und Digitalisierung (E-Government und papierlose Verwaltungsleistungen). Die Ausgangslage ist recht ernüchternd. Es herrscht Fachkräftemangel. „Eine Untersuchung von 2018 ergab, dass im öffentlichen Dienst jeder vierte Beschäftigte über 55 Jahre alt ist und somit bald in Rente geht“, weiß Diana Härter. Hinzu kämen eingeschränktes IT-Know-how und steigende Anforderungen an die IT-Expertise durch den technischen Fortschritt. Rechtliche Forderungen setzten Kommunen zusätzlich unter Handlungszwang. Hinzu komme der gesellschaftliche Wandel mit der digitalen Transformation und Homeoffice sowie die damit einhergehende Erwartungshaltung von Bürgerinnen und Bürgern an eine moderne Verwaltung. Zunächst gilt es laut Härter deshalb, im Rathaus eine technische Basis zu schaffen.

Hier sind die ersten Schritte bereits getan: Für rund 135.000 Euro samt Wartungsvertrag wurden die Arbeitsplätze im Rathaus und die Serverumgebung modernisiert. Die herkömmlichen Desktop-PCs wurden, auch altersbedingt, ausgemustert; die Mitarbeitenden haben nun nagelneue Notebooks mit Dockingstation und je zwei Monitore auf dem Schreibtisch, manche zusätzlich noch Tablets. Diese Variante ermöglicht mobiles Arbeiten, etwa bei gelegentlichen Homeoffice-Tagen oder bei Besprechungen, insbesondere aber bei Außerhaus-Terminen, sei es in der Sozialstation, auf der Baustelle oder bei Tagungen: Die Rathaus-Bediensteten haben dann alle notwendigen und stets aktuellen Daten – ob Dokumente, Fotos, Pläne oder Kalkulationen – im Notebook dabei und können auf Papierausdrucke weitgehend verzichten.

Der Weg zur papierlosen Verwaltung

Was für viele Bürgerinnen und Bürger beim Schlagwort Digitalisierung vielleicht noch recht pauschal klingt, bekommt Kontur, wenn man sich die Beispiele anhört, die Diana Härter gerne anführt, um ihr Arbeitsfeld zu beschreiben: So sollen Onlineformulare zunehmend am heimischen Computer ausgefüllt werden können, beispielsweise um eine Geburtsurkunde zu beantragen, und der Gang zum Rathaus somit entfallen. Ein smarter Wasserzähler könnte die Ablesung selbst online vornehmen und ein intelligenter Mülleimer den Füllstand automatisch an die Behörde übermitteln. Oder, ganz spannend und greifbar: Touristen könnten mit einer Handy-App beim Vorbeigehen an Sehenswürdigkeiten automatisch Wissenswertes vorgelesen bekommen.

Schon jetzt werden in Meßstetten Informationen zu rund 150 Verwaltungsleistungen über eine Schnittstelle auf der Homepage www.stadt-messstetten.de zur Verfügung gestellt. Bei 21 davon sind bereits Onlineprozesse hinterlegt. Zudem gilt es, diese Vorgänge intern zu kanalisieren und zwar vollelektronisch. Wo bisher noch immer Ausdrucke gemacht werden mussten, um Online-Bürgeranliegen zu bearbeiten, soll künftig alles per Datenleitung an die entsprechenden Ämter gehen. Eingehende E-Mails nehmen ihren Weg sowieso, aber auch klassische Post wird nun beim Eingang digitalisiert und elektronisch verteilt. Das Schlagwort heißt E-Akte; ein weiterer großer Schritt hin zur papierlosen Verwaltung. Der digitale Postausgang ist in Meßstetten ebenfalls bereits Wirklichkeit. Anstatt Briefe selbst auszudrucken, einzutüten und zu frankieren, werden diese direkt vom Computer aus auf die Reise geschickt, an die epostbox, einen Dienstleister, welcher alle weiteren Aufgaben erledigt – unter dem Strich sogar günstiger. Weitere Topics sind unter anderem der elektronische Rechnungsworkflow, E-Payment, ein Hallenbelegungstool, die Schuldigitalisierung sowie eine Mitarbeiterapp.

Das Rathaus als digitales Dienstleistungszentrum

„Ziel ist es, das Rathaus Schritt für Schritt in ein modernes, digitales Dienstleistungszentrum zu verwandeln und alle Verwaltungsleistungen bis 2029 digital anbieten zu können, sofern die gesetzlichen Rahmenbedingungen dafür geschaffen sind“, verkündete Bürgermeister Schroft im Juni dieses Jahres beim örtlichen Bürgerempfang.

Bürgerservice und effizientes Arbeiten sind das eine, Zuverlässigkeit und Sicherheit das andere. Dass das Rathaus gegen Hackerangriffe geschützt werden muss und Cyber­sicherheit absolute Priorität hat, ist für Diana Härter ganz klar. Es geht schließlich auch um sensible Daten der Bürgerschaft. Regelmäßige Mitarbeiterschulungen in IT-Sicherheit, eine Notfallplanung mit Alarmierungsschritten und generell eine umfangreiche EDV-Betreuung gehören deshalb mit zum Konzept. In dieses werden nicht nur die Kernverwaltung, sondern auch alle Außenstellen wie Kindergärten, Bauhof oder Sozialstation eingeschlossen. Natürlich gehört auch die Digitalisierung der Schulen zum breiten Handlungsfeld. Härter: „Moderne Glasfaserleitungen sind in Meßstetten gelegt, aber jetzt geht es darum, die Schulen beim Ausbau ihres digitalen Unterrichts zu unterstützen.“