TodtmoosWeg von der Zettelwirtschaft

Herr Oehler, Sie haben bereits vor sieben Jahren für die Kommunikation an Ihrer Schule eine App eingeführt. Was hat Sie dazu bewogen?

Die Kommunikation an unserer Schule war bis dato eine riesige Zettelwirtschaft, verbunden mit einer Vielzahl an Kopien für Elternbriefe, Infos, Einladungen. Mein Gedanke war: Das müsste digital besser zu lösen sein. Im Zuge meiner Recherche stieß ich dann 2014, im Gründungsjahr von Stay Informed, auf die Stay Informed App. Für mich war klar: Das Programm nehmen wir, das passt für unsere Schule. Nach Einführung der App war für die Schule und mich persönlich gleichermaßen eine sofortige Arbeitserleichterung spürbar. Ein Beispiel: Die größte Herausforderung war es früher, Rückmeldungen von den Sorgeberechtigten zu erhalten. Von diesen hängen aber viele Fragen des täglichen Schulablaufs ab. Die App hat das enorm vereinfacht. Information schreiben, hochladen, verschicken, fertig – kein Vergleich mit dem früheren Aufwand. Teilweise liegen mir nun bereits Minuten später die ersten Rückmeldungen und Antworten der Eltern vor. Mittlerweile sind an unserer Schule circa 90 Prozent der Eltern in die Stay Informed App eingebunden. Sie arbeiten so aktiv mit, dass ihnen sogar auffällt, wenn eine wiederkehrende Nachricht – etwa der wöchentliche Speiseplan – nicht zum gewohnten Zeitpunkt in der App zu finden ist.

Wie wichtig war Ihnen bei der Anschaffung das Thema Datenschutz?

Datenschutz ist ein heikles Thema und sehr, sehr aufwendig. Bei der Nutzung der Stay Informed App entfällt dieser Aufwand für uns jedoch komplett. So müssen wir zum Beispiel keine Protokolle oder Listen mehr schreiben, weil der Service von Stay Informed uns diese Aufgaben abnimmt.

Wie reagierten Eltern und Kollegium auf die Einführung der App?

Einige wenige Kollegen standen der Technik zunächst etwas reserviert gegenüber. Von Elternseite gab es dagegen keine Einwände. Die Mehrheit der Eltern ist digitalisiert und begrüßt den Einsatz der App zur Kommunikation mit der Schule. Inzwischen ist diese etabliert und wird von allen gut angenommen – von Jahr zu Jahr werden es weniger Eltern, die wir noch per E-Mail kontaktieren. Auch die Kolleginnen und Kollegen haben gesehen, dass die App riesige Vorteile bietet: weniger Aufwand, weniger Papierkram und strukturiertere Abläufe. Eine wichtige und häufig genutzte Funktion ist etwa die Bildung von Gruppen. Die Lehrerschaft kommuniziert in ihren Gruppen oder Klassenstufen alle klasseninternen Informationen. Das hat meine Kollegen sehr überzeugt. Von daher bin ich mit meiner damaligen Entscheidung nach wie vor zufrieden.

Könnten Sie sich den Schulalltag ohne die App überhaupt noch vorstellen?

Wir sind inzwischen wirklich weg von der Zettelwirtschaft. Elternbriefe, die früher eine lange Vorbereitung benötigten, ausgedruckt, kopiert, gefaltet und manchmal sogar eingetütet werden mussten, werden nun ganz einfach digitalisiert, in die App hochgeladen und alles ist erledigt. Von daher: Nein, ich kann mir nicht mehr vorstellen, dass man einen Schritt zurück geht. Vorher würde ich eher die Pensionierung einreichen.

„Die App hat für uns das Thema Transparenz professionalisiert.“
Wie hat sich die interne Kommunikation an Ihrer Schule durch die App verbessert?

Die App hat sich für das Kollegium auf jeden Fall rentiert, auch ich kommuniziere mit meinen Kollegen zum Teil über dieses Medium. Ebenso können darüber Informationen, die nur für das Kollegium bestimmt sind, versandt werden. So kommunizieren wir etwa die Wochenpläne im Vorfeld über die App. Die App hat für uns das Thema Transparenz professionalisiert.
Viele Einrichtungen stehen vor sprachlichen Herausforderungen in der Kommunikation mit Eltern.

Wie sieht es bei Ihnen aus?

Wir hatten im vergangenen Jahr neun ukrainische Kinder an unserer Grundschule. Als daher die Übersetzungsfunktion mit über 20 verschiedenen Sprachen eingeführt wurde, haben wir diese umgehend eingesetzt. Das hat die Kommunikation und die Verständigung sehr erleichtert und für eine gute Integration gesorgt.

Welche Funktionen der App verwenden Sie am häufigsten?

Zu 100 Prozent genutzt wird von uns die Nachrichtenfunktion. Hie­rüber werden alle Neuigkeiten und Veränderungen kommuniziert – seien es der Wochen- und Speiseplan, Unterrichtsausfälle oder Veranstaltungen, Wandertage oder Ausflüge. Praktisch ist auch die Erinnerungsfunktion der App, so kann man etwa am Morgen des Ausflugs die Eltern nochmal darauf hinweisen, dass dieser stattfindet. Auch Krankmeldungen und Abwesenheiten der Schüler werden mittlerweile über die App mitgeteilt. Ein- bis zweimal im Monat nutzen wir zudem die Rückmeldefunktion, wodurch sich die Organisation von Projekten und Umfragen merklich verbessert hat. Die Rückmeldungen erreichen uns strukturiert und können dem jeweiligen Projekt zugeordnet werden. Auch den Messenger haben wir viel im Gebrauch.

Als Nutzer der ersten Stunde: Wie beschreiben Sie die Entwicklung der App in den vergangenen sieben Jahren?

Ich finde es fulminant. Am Anfang war es nur eine reine Informationsapp. Dann wurden die Rückmeldungen hinzugefügt, dann die Übersetzungsfunktion angepasst. Gut finde ich auch, dass man als Nutzer dem Hersteller immer wieder verschiedene Anregungen geben kann, die dann je nach Priorität umgesetzt werden. Für uns ist eine sukzessive Entwicklung zu sehen.

Ihr Rat an andere Schulen?

Die Eltern nutzen gerne digitale Angebote. Mit einer App wie der von Stay Informed können sie Benachrichtigungen der Schule mobil abrufen. Hinzu kommt: Papier ist sehr teuer geworden. Die App ist daher das optimale Kommunikationsmedium. Und den Rat würde ich jedem Schulleiter an die Hand geben: Sie ist zeit- und ressourcensparend.