KGStWie digital sind kleine Kommunen?

Über verschiedene Vergleichsringe hat die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) einen interkommunalen Vergleich unter 69 Kommunen mit bis zu 15.000 Einwohnern aus sechs Bundesländern durchgeführt. Eine detaillierte Abfrage in den genannten Vergleichsringen betraf das Thema Digitalisierung, informiert die KGSt. So sollte transparent werden, wie weit kleine Kommunen bei der Einführung und Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen fortgeschritten sind. Für die Teilnehmer der Vergleichsringe seien diese Abfragen hilfreich, um Themen strukturiert zu beleuchten und neben den Kennzahlenergebnissen voneinander und insbesondere von Good-Practice-Beispielen zu lernen. Die Befragung hat 2019 stattgefunden, nun liegen die Ergebnisse vor.
Die Fragestellungen waren laut KGSt in allen Bundesländern identisch, sodass Antworten von insgesamt 58 Kommunen, die sich an der Befragung beteiligt haben, ausgewertet werden konnten. Fast 83 Prozent der Befragten hätten dabei bejaht, dass Digitalisierung derzeit ein aktuelles Thema in der Kommune ist. Auf die Frage, wer in den Kommunen für das Thema Digitalisierung zuständig ist, seien in den meisten Fällen mehrere Verantwortliche genannt worden, wozu in der Regel der Bürgermeister und der IT-Service gehören. Einen Chief Digital Officer (CDO) gebe es bisher nur in sieben Kommunen.

Unterschiedliche Lösungen im Einsatz

Lediglich drei Kommunen hätten die Frage bejaht, ob es für ihre Kommune ein schriftlich fixiertes Digitalisierungskonzept gibt.
Die Frage, ob die Kommune E-Government-Lösungen für Bürger anbietet, hätten 72,4 Prozent der Befragten mit Ja beantwortet. Dabei handle es sich um sehr unterschiedliche Lösungen, wie beispielsweise Mängelmelder, elektronische Wahlscheinbeantragung, elektronische Zählerstandserfassung, Ausweisstatus-Abfrage, Führungszeugnisse oder Auskunft aus dem Gewerberegister. Lediglich in einer Kommune aus den Vergleichsringen in Nordrhein-Westfalen sei bisher das Handyparken möglich.
Mehr als die Hälfte der Kommunen hat bereits ein Dokumenten-Management-System (DMS) im Einsatz, so die Ergebnisse der Befragung. In fast allen Kommunen, die ein DMS haben, seien auch alle IT-Arbeitsplätze in der Verwaltung angeschlossen. In der Praxis, so wurde häufig selbstkritisch angemerkt, werde durch die Einführung eines DMS aber noch nicht konsequent auf eine doppelte Aktenführung in Papier verzichtet.
Fast die Hälfte der befragten Kommunen, nämlich 28, hätten bislang die E-Akte in unterschiedlichen Bereichen eingeführt, jedoch nur in drei der befragten Kommunen sei sie flächendeckend realisiert worden. Die E-Personalakte sei in 15 der befragten Vergleichsringkommunen (25,8 Prozent) eingeführt worden.
2019 war zudem die E-Rechnung erst in vier (6,9 Prozent) der befragten Kommunen eingeführt worden, und einige Kommunen hätten noch kein konkretes Datum für die Einführung benennen können.

Digitalisierung stark von Einzelnen abhängig

Einen Employee Self Service nutzen fast zwei Drittel (65,5 Prozent) der befragten Kommunen. Es handelt sich dabei um ein webbasiertes Programm oder eine mobile Anwendung, mit der Mitarbeiter eigene personalbezogene Daten selbst anlegen, anzeigen, ändern oder Genehmigungsprozesse starten können. Mit diesem Programm können in allen Kommunen Arbeitszeiten und Urlaubsanträge erfasst werden, in den meisten zudem auch Reiseanträge und Reisekostenabrechnungen. Bisher können damit jedoch erst in zwei Kommunen eigenständig persönliche Daten geändert werden, informiert die KGSt.
In 26 der befragten Vergleichsringkommunen (44,8 Prozent) hätten die Mitarbeiter die Möglichkeit, auch mobil zu arbeiten. Meist sei dies bisher jedoch nur in Einzelfällen und nicht grundsätzlich für alle möglich. Nur sechs der genannten Kommunen hätten das mobile Arbeiten derzeit per Dienstvereinbarung geregelt.
In 22 Kommunen gebe es bisher elektronische Bezahlmöglichkeiten, wie beispielsweise PayPal und giropay. Das entspreche lediglich 37,9 Prozent der befragten kleinen Vergleichsringkommunen. Diese Möglichkeiten könnten noch ausgeweitet werden, damit Verwaltungsprozesse künftig auch digital von Anfang bis Ende abgeschlossen werden können, so die Initiatoren der Befragung.
Zusammenfassend lasse sich sagen, dass die Umsetzung der Digitalisierung auch kleine Kommunen intensiv beschäftigt, diese aber sehr stark von den handelnden Personen abhängig ist. In vielen kleinen Kommunen würde es an Kapazitäten und/oder qualifiziertem Personal für eine konzeptionelle flächendeckende Umsetzung fehlen. Häufig seien bisher nur einzelne Lösungen realisiert worden. Es sei nicht festzustellen, dass kleine Kommunen in bestimmten Bundesländern oder Regionen diesbezüglich besonders weit fortgeschritten sind.