ZeiterfassungZettelwirtschaft beendet

Welche positiven Auswirkungen eine hohe Mitarbeitermotivation nach sich zieht, erlebte die Verwaltung der nordrhein-westfälischen Stadt Marsberg eindrucksvoll im vergangenen Jahr. Das Ziel, mittels mobiler Zeiterfassung die Zettelwirtschaft im städtischen Betriebshof zu beenden, wurde am 1. August 2017 mit dem Start in den Echtbetrieb früher als geplant erreicht.
Die Mitarbeiter des Bauhofs standen von Beginn an hinter dem Projekt, den manuellen Stundenzettel durch die direkte Erfassung der Tagesleistungen über eine Smartphone-App ad acta zu legen. Der Wechsel in den digitalisierten Ablauf sorgte nicht nur für eine beträchtliche Produktivitätssteigerung. Vielmehr qualifizierte sich die Stadt im Sauerland mit diesem Projekt als Finalist beim Innovationspreis 2017 des Software-Anbieters Axians Infoma. Laut Jury-Begründung zeigt die Stadt Marsberg mit der Einführung der mobilen Zeiterfassung, welche Chancen die Digitalisierung auch für vermeintlich wenig IT-affine Bereiche einer Kommune bietet.
Für diesen „echten Qualitätssprung in der Verwaltung der städtischen Ressourcen“, wie Betriebshofleiter Florian Müller konstatiert, ist die App Mobile Datenerfassung (MDE) zur Lösung Infoma newsystem von Axians Infoma im Einsatz. Sie macht Schluss mit der Doppelerfassung von Leistungen und der daraus resultierenden Fehlerproblematik durch falsche Übertragung, unrichtige Auftragsnummern sowie unvollständige oder nicht lesbare Aufschriebe.

Hohe Qualität der Daten

Initiiert wurde das Projekt in Marsberg gemeinsam von Kämmerei, Haupt- und Personalamt sowie Betriebshof. Hintergrund war, den aufwendigen Prozess der Auftrags- und Zeiterfassung für die Mitarbeiter von Betriebshof und Verwaltung effizienter und vor allem papierlos zu gestalten. Gleichzeitig sollten die automatisierte Erkennung von Zuschlägen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD) und die Einführung von Leistungsarten, wie zum Beispiel Tätigkeitsschlüsseln, realisiert werden. Bis dato hatten die Betriebshof-Mitarbeiter ihre schriftlichen Rapportzettel in die Verwaltung gegeben, wo die zuständigen Mitarbeiter alle Informationen wie Zuschläge oder Überstunden erfassen und die entsprechenden Kosten im Rahmen der internen Leistungsverrechnung zuordnen mussten. Im Anschluss folgten die Abrechnung über die Budgets sowie eine nochmalige Prüfung – Grund genug, den Prozess zu optimieren.
Der in einer Kick-off-Veranstaltung festgelegte Zeitrahmen von etwas mehr als einem Jahr für die Testphase sah zunächst den Start in den Produktivbetrieb für Anfang 2018 vor und hatte in erster Linie das Ziel, einen möglichst reibungslosen Übergang auf die mobile Erfassung zu gewährleisten. Dafür wurden zunächst fünf Bauhof-Mitarbeiter mit den mobilen Geräten ausgestattet. Sie hatten die Aufgabe, zwei Monate lang ihre Stundenzettel doppelt, also manuell und mobil, zu erfassen. Um die Qualität der Eingabe zu analysieren, wurden die Daten in der Buchhaltung plausibel geprüft. Dabei stellte sich schnell deren hohe Qualität heraus. Parallel glich die Marsberger Verwaltung die manuell erfassten mit den aus den Mobilgeräten übernommenen und automatisch generierten TVöD-Daten ab. Das Ergebnis sorgte für allgemeine Zufriedenheit.

Vorteile liegen auf der Hand

Für Antonius Löhr, Allgemeiner Vertreter des Bürgermeisters und Kämmerer der Stadt Marsberg, liegen die Vorteile der fast ein halbes Jahr früher in die tägliche Praxis gestarteten digitalen Abläufe auf der Hand: „Es müssen keine kryptischen Stundenzettel mehr erfasst werden und die Standardisierung der Auftrags- und Zeiterfassung durch die Mobilgeräte ermöglicht bessere Auswertungen. Beispielsweise lassen sich Bautätigkeiten an Schulen abrechnungstechnisch jetzt zeitnah per Knopfdruck ermitteln.“
Die moderne Technologie unterstützt die 26 Betriebshof-Mitarbeiter dabei, ihre Tagesleistungen am Einsatzort schnell und komfortabel zu erfassen – für die sechs Saisonarbeiter übernimmt das der Kolonnenführer; Favoriten erleichtern zudem das Reporting. Die Betriebshofleitung kann nun die Daten der Mitarbeiter schneller überprüfen und korrigieren und verfügt über wesentlich aktuellere Leistungs- und Auftragsdaten im System. Auch die Verwaltung profitiert von der mobilen Datenerfassung. Denn für die beiden zuständigen Mitarbeiter entfallen die manuelle Übertragung von Rapportzetteln und damit die Gefahr von Fehleingaben vollständig.

Leistungsfähigkeit deutlich erhöht

Kurzum: Die App bietet allen Beteiligten mehr Komfort und Qualität, erweist sich darüber hinaus aber auch als Schlüsselinnovation für die digitale Steuerung in einer smarten Verwaltung. „Die Entscheidung, die Arbeitsaufträge digital zuzuordnen, die Zeit automatisch zu erfassen, zu verbuchen und abzurechnen, hat unsere Leistungsfähigkeit deutlich erhöht und unsere Kultur positiv verändert“, zieht Antonius Löhr Bilanz und hofft, „dass unser erfolgreiches Projekt auch andere Bereiche offener an neue Ideen herangehen lässt. Denn für eine solche App sind viele Einsatzmöglichkeiten denkbar.“