FachverfahrenOnline zum Gewerbe

Die Antragstellung im Bereich Gewerbe stellt für Unternehmen bisher immer noch einen hohen Organisationsaufwand dar – und ist unter anderem mit vielen Behördengängen und langen Bearbeitungszeiten verbunden. Um auch in diesem Bereich der steigenden Erwartungshaltung an eine moderne Verwaltung gerecht zu werden, hat der Zweckverband Elektronische Verwaltung Mecklenburg-Vorpommern (eGo-MV) in den vergangenen Jahren am Aufbau eines Online-Gewerbedienstes gearbeitet. Dieser steht allen Verwaltungen in Mecklenburg-Vorpommern zur Nutzung zur Verfügung.
Zur besseren Planung und zur Darstellung aller notwendigen Bestandteile ging der eigentlichen Umsetzung ein Konzept voraus. Im ersten Schritt wurden in einer Ist-Analyse die derzeitigen Prozesse untersucht. Zudem brachte eine Marktanalyse Aufschluss darüber, welche Gewerbeverfahren in Mecklenburg-Vorpommern im Einsatz sind und welche Schnittstellen genutzt werden. In einer Soll-Konzeption wurden anschließend die Optimierungs- und Umsetzungsmöglichkeiten einer Online-Anwendung beleuchtet. Auf dieser Basis folgte in den Jahren 2010 bis 2013 der Aufbau des Services gemeinsam mit Wirtschaftspartnern und Kommunen. Die Entwicklung wurde dabei aus Mitteln des Europäischen Fonds für Regionale Entwicklung gefördert.

Bestehende Strukturen als Basis

Die Projektpartnerschaft entschied frühzeitig, auf bestehende Strukturen zurückzugreifen. So kam beispielsweise der Antragsassistent zum Einsatz, der in Mecklenburg-Vorpommern bereits beim Einheitlichen Ansprechpartner angewendet wird. Damit können Unternehmen das komplette Anzeigeverfahren online abwickeln. Das umfasst sowohl alle dafür notwendigen Prozessschritte als auch die Kommunikation mit der Verwaltung und die Statusverfolgung.
Der Ausfüllassistent enthält vielfältige Plausibilitätsprüfungen und Validierungen, welche die Dateneingabe sicher und komfortabel gestalten. Durch die Prüfungen bei der Datenerfassung wird die Qualität der gelieferten Antragsdaten gegenüber derjenigen bei herkömmlicher Papierlieferung deutlich erhöht. Bei Versand der Antragsdaten wird anschließend eine DatML/RAW-Datei erzeugt und unter Einbindung eines Inspector-Moduls erneut kontrolliert. Dieses Modul ist eine Komponente der Software-Bibliothek CORE.connect des Statistischen Bundesamts. Somit ist sichergestellt, dass das Gewerbeamt als Empfänger der Daten das Format auch einlesen kann. Der Versand der Datei erfolgt, eingebettet in einem XML-Container, per OSCI. Dieser Zwischenschritt erwies sich als notwendig, um weitere Daten wie etwa PDFs und beizubringende Unterlagen mitsenden zu können. Zudem eröffnete sich dadurch die Möglichkeit einer automatisierten Korrekturanforderung. Den zuständigen Gewerbeämtern werden entsprechende standardisierte Schnittstellen bereitgestellt, die den jeweiligen Sachbearbeiter in die Lage versetzen, die Antragsdaten aus dem Assistenten direkt im Fachverfahren zu verarbeiten und dadurch schneller reagieren zu können. Neben dem Vorteil für die Unternehmer erzielt der Online-Gewerbedienst somit auch einen Image-Gewinn für die öffentliche Verwaltung.

Komfortable Gewerbeauskunft per Mausklick

Neben der elektronischen Abwicklung des Antragsverfahrens wurde außerdem eine Lösung für eine komfortable Gewerbeauskunft umgesetzt. Dadurch wird der zeitaufwendige und kostenintensive Verwaltungsprozess der Gewerbeauskunft automatisiert. Per Mausklick können die geprüften Meldedaten vom Gewerbeamt in eine zentrale Datenbank übertragen werden, wo sie für einfache und erweiterte Auskünfte zur Verfügung stehen. Öffentliche, aber auch nicht-öffentliche Stellen, die eine Auskunft benötigen, die über die Grunddaten (Name, betriebliche Anschrift und die angezeigte Tätigkeit des Gewerbetreibenden) hinausgeht, können sich bei der zentralen Registrierungsstelle, angesiedelt beim eGo-MV, registrieren. Voraussetzung dieser Aufgabenwahrnehmung ist jedoch zunächst die Übertragung der Aufgabe durch die Verwaltung, da es sich bei der Prüfung der Rechtmäßigkeit eines Auskunftsersuchens nicht um eine IT-Aufgabe, sondern um eine Verwaltungsaufgabe handelt. Für die Verwaltung ergeben sich durch die Nutzung des zentralen Gewerberegisters jedoch enorme Einsparungen an Verwaltungsarbeit. So erhalten die Auskunftsinteressierten die gewünschte Auskunft schnell und rund um die Uhr. Darüber hinaus erfüllt das Register bereits die Grundvoraussetzungen für die elektronische Übermittlung der Gewerbemeldedaten an die empfangsberechtigten Stellen, wie es im Entwurf der Gewerbeanzeigeverordnung derzeit vorgesehen ist. Die angeschlossenen Gewerbeämter übermitteln die Daten aus der Gewerbeanzeige im DatML/Raw-Format an das Register, sodass es möglich wäre, die Daten auch entsprechend für die Weiterleitung zu nutzen.
Seit April 2013 steht der Online-Gewerbedienst allen Kommunen in Mecklenburg-Vorpommern zur Verfügung. Da der Service den Datenfluss von der Antragsstellung aus einem Antragsassistenten über das Fall-Management in das Gewerbefachverfahren und von dort bis hin zum Auskunftsdienst des Gewerbezentralregisters vollständig elektronisch abwickelt, steigert er die Effizienz und verbessert darüber hinaus die Dienstleistungsqualität der Kommunen.