Kita-LösungenÜberblick ohne Aufwand

Seit Einführung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) setzen zwar immer mehr Kommunen auf eine digitale Kitaplatzvergabe, doch in vielen Verwaltungen ist die Vergabe nach wie vor ein ressourcenintensiver Prozess. Häufig prägen Excel-Tabellen, E-Mails, Telefonate und dezentral geführte Wartelisten den Alltag. Das Ergebnis: überlastete Mitarbeitende, aufwendige Abstimmungen und Prozesse, die unnötig kompliziert sind. Denn ohne ein zentrales System ist es für Kommunen kaum möglich, Plätze sowohl fair als auch effizient zu vergeben. Hinzu kommt, dass Eltern ihre Kinder oft in mehreren Einrichtungen gleichzeitig anmelden müssen, um sich einen Betreuungsplatz zu sichern. Das führt zwangsläufig zu Mehrfachzusagen für manche Kinder, während anderen Kindern dann kein Platz angeboten werden kann.

Wie aufwendig diese Situation sein kann, zeigte sich in der Stadt Göttingen. Mit mehr als 110 Kindertagesstätten und 25 unterschiedlichen Trägern war die Platzvergabe eine echte Mammutaufgabe. Jelena Virnich vom Fachbereich Jugend erinnert sich: „Vor Einführung der Onlineanmeldungen haben Eltern in allen infrage kommenden Einrichtungen ihre Anmeldungen abgegeben und in einigen Fällen auch mehrfach Zusagen bekommen. In den Kitas wurden dann häufig mehrere Plätze für ein und dasselbe Kind freigehalten und auch die Verwaltung hatte keinerlei Überblick über die Platzvergabe.“

Mit Einführung von NOLIS | Kita-­Platz im Jahr 2021 haben sich die Abläufe deutlich vereinfacht. Über das NOLIS | Kita-Portal können sich Eltern an zentraler Stelle detailliert über alle Kindertagesstätten informieren und die Voranmeldung bequem online abgegeben. Jelena Virnich zieht ein positives Fazit: „Der ganze Vergabeprozess verläuft viel übersichtlicher, und auch die unterschiedlichen Bedürfnisse unserer 25 verschiedenen Träger lassen sich mit der Software gut unter einen Hut kriegen.“

Vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten

Bundesweit setzen mittlerweile mehr als 100 Kommunen auf eine zentrale und trägerübergreifende Platzvergabe mit der Lösung von Anbieter NOLIS. Damit reduziert sich nicht nur der Aufwand für Eltern, Kitas und Verwaltung erheblich – ganz nebenbei erfüllen die Kommunen auch die gesetzlichen Anforderungen des OZG. Dabei spielt es keine Rolle, ob mehr als 100 Einrichtungen oder nur eine Handvoll vorhanden sind – NOLIS | Kita-Platz lässt sich flexibel an lokale Gegebenheiten anpassen. Besonders für kleinere Kommunen ist die Möglichkeit, das Anmeldeformular direkt in die eigene Website zu integrieren, eine kostengünstige Alternative zum eigenständigen Kitaportal. Das Anmeldeformular ist dabei immer individuell konfigurierbar: Standardfragen lassen sich deaktivieren und eigene Felder mit spezifischen Abfragen jederzeit flexibel ergänzen. So kann sichergestellt werden, dass nur für die Vergabe relevante Daten abgefragt werden und der Grundsatz der Datenminimierung berücksichtigt wird.

Auch der anschließende Vergabeprozess lässt sich durch vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten an die Wünsche vor Ort anpassen. So kann die Platzvergabe zentral über die Verwaltung erfolgen. Alternativ können Kitas Betreuungsplätze auch selbstständig oder in Zusammenarbeit mit der Verwaltung zuweisen. Bei der Wahl des geeigneten Vergabeprozesses unterstützen erfahrene Expertinnen und Experten wie Kira Metzlaff, Produktmanagerin von NOLIS | Kita-Platz. „Wir prüfen gemeinsam mit den Verantwortlichen in den Kommunen die bisherigen Prozesse und die individuellen Präferenzen. Auf dieser Basis können wir dank langjähriger Erfahrung den optimalen Prozess empfehlen und die Kommunen umfassend beraten“, erläutert Metzlaff. Automatisierte Funktionen wie die Punktevergabe für eine faire Priorisierung der Anmeldungen, Dubletten-Prüfungen, Benachrichtigungen und Status-Updates ersparen den Beteiligten bei der Vergabe zeitaufwendige manuelle Prozesse.

Den Überblick behalten 

Doch nicht nur die Vergabe der Plätze ist ein komplexes Unterfangen. Auch den Überblick über alle Bestandskinder, die Auslastung der Kitas und den konkreten Platzbedarf zu behalten, ist herausfordernd. Oft müssen Daten mühsam aus unterschiedlichen Verwaltungsprogrammen, die bei den Trägern eingesetzt werden, oder auch aus Excel-Listen zusammengetragen werden. Abhilfe schafft da die Erweiterung NOLIS | Kita-Platz PLUS. Das Modul bündelt alle relevanten Informationen über alle Träger und Einrichtungen hinweg an einer zentralen Stelle. So erhalten Kommunen eine vollständige Übersicht – ohne manuelle Datenzusammenführung oder Medienbrüche. „Viele Verwaltungen berichten uns, wie aufwendig es ist, den Überblick über alle Bestandskinder innerhalb der Kommune zu behalten“, erklärt Kira Metzlaff. „Mit der Erweiterung bieten wir eine Lösung, die Transparenz schafft und Verwaltungsprozesse spürbar vereinfacht.“

Besonders hilfreich: Die automatische Berechnung der Austrittsdaten der betreuten Kinder. Damit haben Kommunen zu jedem beliebigen Stichtag einen präzisen Überblick über belegte und freie Betreuungsplätze in den einzelnen Einrichtungen. So lassen sich freie Kapazitäten frühzeitig erkennen und Engpässe vermeiden. Individuelle Regelungen, etwa für den Wechsel von der Krippe in den Kindergarten, werden zu diesem Zweck flexibel konfiguriert. Ebenso finden bundeslandspezifische Vorgaben Eingang in die automatischen Berechnungen in NOLIS | Kita-Platz PLUS. So werden beispielsweise die bundeslandspezifischen Vorgaben zur Schulpflicht ebenso wie die mögliche Platzreduzierung in altersübergreifenden/-gemischten Gruppen automatisch berücksichtigt. „Die Flexibilität hinsichtlich der regionalen Vorgaben macht die Software für alle Kommunen deutschlandweit einsetzbar“, erläutert Kira Metzlaff und ergänzt: „Ob eigene Stichtage, individuelle Übergangsregelungen oder bundeslandspezifische Anforderungen – unsere Software kann all das abbilden.“

Vollständiger Betreuungsverlauf je Kind

Die Weiterentwicklung der Software wird kontinuierlich vorangetrieben: So wurde in enger Zusammenarbeit mit den einsetzenden Kommunen kürzlich ein vollständiger Betreuungsverlauf je Kind ergänzt, der eine lückenlose Übersicht über vergangene, aktuelle und zukünftige Betreuungsplätze bietet. Personen mit entsprechender Berechtigung haben Zugriff auf alle relevanten Informationen – ohne aufwendige Recherche oder ein Zusammenführen einzelner Datensätze. So ist stets ersichtlich, für welche Kinder die Anschlussbetreuung bereits gesichert ist und in welchen Fällen noch eine Zuweisung erfolgen muss. Sämtliche Reports berücksichtigen die anstehenden Wechsel und ermöglichen eine effiziente Vergabe freiwerdender Plätze.