Verwaltung 4.0Der smarte Beamte

Jeder möchte smart sein. Gewiss ist das keine neue Erscheinung, nur weil es mittlerweile Smartphones gibt. Smart, clever, gewieft – das sind Adjektive, mit denen man sich gerne schmückt. Und Beamte verstehen sich jetzt schon in diesem weiten Begriffssinn als smart. Im Folgenden soll smart aber in einem engeren Sinn verstanden werden: Der smarte Beamte ist hier der zentrale Akteur in einer öffentlichen Einrichtung, der das intelligent vernetzte Regierungs- und Verwaltungshandeln vollzieht und gestaltet. Intelligent vernetzt mit cyber-physischen Systemen sowie modernen Informations- und Kommunikationstechniken nutzt er smarte Objekte, einschließlich deren Sensoren, Aktoren und Funk-Chips. Dadurch erleichtert und automatisiert er Verwaltungsprozesse, behält aber die letztliche Entscheidungsgewalt und Verantwortung. Inbegriffen in diesem Ansatz sind natürlich nicht nur Beamte im statusrechtlichen Sinne, sondern alle Mitarbeiter aller öffentlichen Einrichtungen. Was bedeutet das konkret? Wie sieht ein beispielhafter Arbeitstag eines smarten Beamten aus? Dieses Szenario begleitet den Beamten Sven Mart bei seinem Arbeitstag. Als Sachbearbeiter im Bauamt erstellt er Baugenehmigungen. Sein Arbeitstag beginnt um acht Uhr, mit einem Jour-Fixe mit dem Team des Bauamts. Wo? Am heimischen Küchentisch. S. Mart nutzt das Tablet, das von seinem kommunalen Arbeitgeber gestellt wird. Da das Dienstgebäude der Kommune aus allen Nähten platzt, wird das Home-Office zur kostengünstigen und effizienten Lösung.

Intelligente Systeme

In einer Videokonferenz spricht Sven Mart mit der Baukontrolleurin. Sie erzählt von Bildern einer Drohne, die unbewohnte, verfallene Gebäude überwacht. Bei starkem Wind sind gestern Dachziegel auf einen Bürgersteig gefallen. In der Nähe ist eine Bushaltestelle für Schulkinder. Das ergab die automatische Abfrage in der offenen Geodatenkarte der Verwaltung. Auf Svens Tablet erscheinen die Informationen zum Grundstück. „Vereinbare dringend einen Termin mit der Bauamtsleiterin bezüglich dieses Grundstücks“, gibt Sven seinem Smartphone per Sprachsteuerung zu verstehen. Dieses prüft die Kalender der beiden Personen, schlägt heute noch einen Termin vor und bucht dann automatisch einen Raum im Dienstgebäude für nachmittags. Nach der Besprechung macht sich Svens Smartwatch bemerkbar. Nur noch 45 Minuten bis zum nächsten Termin. Eigentlich hat er nur 15 Minuten Wegstrecke zurückzulegen – die zähflüssige Verkehrslage hat seinen Kalender veranlasst, früher Bescheid zu geben. Sven muss los. Im sich selbst steuernden Dienstwagen hat er nochmals Zeit zur Vorbereitung.

Digitale Werkzeuge

Bei der Ortseinsicht bespricht er mit einer Investorin die Planungen ihres Architekten für einen neuen Gewerbebetrieb. Um prüfen zu können, wie sich das geplante Gebäude ins Ortsbild einfügt, setzt Sven seine smarte Brille auf: Ein Display im Brillenglas projiziert das Gebäude an Ort und Stelle, wie es entworfen ist (Augmented Reality). Der Architekt der Investorin hatte ein 3D-Modell des Vorhabens bei der digitalen Abgabe des Bauantrags hochgeladen. Vor Ort kann Sven zeigen, dass die jetzige Dachform einfach nicht in das Baugebiet passt. Dank Augmented Reality ist die Investorin überzeugt. Das projizierte Bild spricht für sich, nachdem sie die Brille aufsetzt. Sobald eine neue Dachplanung vom Architekten eingeht, wird die förmliche Beteiligung von Nachbarn und Öffentlichkeit eröffnet. Diese erfolgt online, mit einem 3D-Modell des Bauvorhabens. Die betroffene Öffentlichkeit kann sich also zuhause das Bauvorhaben entweder am Smart TV in 3D oder am PC ansehen und einen digitalen Rundgang um das Gebäude machen. Dabei sieht man auch Werte zu den Abstandsflächen und Immissionswerte. Bedenken laden die Betroffenen direkt im digitalen Verfahren hoch, offen und transparent. Diese werden dann geprüft und bearbeitet. So können sich Bedenkenträger jederzeit über den Bearbeitungsstand und die Einschätzung des Bauamts informieren. Ziel ist es, kooperativ mithilfe digitaler Werkzeuge Lösungen zugunsten aller zu finden. Für Sven steht nun der Termin mit der Chefin an. Svens smarte Armbanduhr zeigt beim Betreten des Dienstgebäudes den richtigen Besprechungsraum an. Dort steht ein großer Tisch. Darauf ist ein intelligent vernetzter Bildschirm, auf dem große Baupläne digital erscheinen. Beide können auf dem Bildschirm auch zeichnen und Notizen zum Bauvorhaben machen. All das wird dann im Antrag als digitaler Aktenvermerk hinterlegt.

Konzept mit großen Stärken

Aber dann ist Feierabend: Sven arbeitet schließlich nicht rund um die Uhr. Mit der elektronischen Zeiterfassungs-App im Smartphone stempelt er aus – danach bekommt er automatisch keine Mails, Anrufe oder Mitteilungen mehr über seinen dienstlichen Account. Das hat er als Personalratsmitglied durchgesetzt. Er will ja nicht zum gläsernen Beamten werden, der rund um die Uhr erreichbar und somit für den Dienstherrn nachzuverfolgen ist. Es werden grundsätzlich keine Standortdaten oder andere persönliche Angaben an den Dienstherrn gesendet, sofern Sven dem nicht freiwillig einwilligt. Was dieses Szenario von Sven Mart eindrücklich zeigt: Das Konzept des smarten Beamten hat große Stärken, denn die Verwaltung wird so viel leistungsfähiger. Gleichzeitig werden Transparenz und Partizipation auf einfache Weise ermöglicht. So wird die Zusammenarbeit mit Marktakteuren wie der Investorin und der Zivilgesellschaft, etwa den Nachbarn des Bauvorhabens, leichter und effizienter. Was der öffentlichen Verwaltung dafür noch fehlt, sind die Kompetenzen in der Breite für alle Mitarbeiter und in der Tiefe mangels IT-Experten. Auch die eher legalistische Kultur der Verwaltung wird noch viel Veränderungsmanagement benötigen, bis sie so agil und proaktiv agiert wie Sven Mart im Beispiel. Trotz des Aufwands sollten öffentliche Einrichtungen es nicht verpassen, von den Möglichkeiten im Rahmen des allgemeinen Digitalisierungstrends zu profitieren. Dafür braucht es aber zwingend eine hochwertige, breitbandige digitale Infrastruktur, Interoperabilität der Systeme und klare Rahmenbedingungen, um die Beamten vor dem Zerrbild eines völlig überwachten Alltags zu schützen.