Cloud ComputingKommunen arbeiten virtuell

Im Rahmen der Daseinsvorsorge stellen Kommunen öffentliche Services und Infrastrukturen zur Grundversorgung bereit. Die Erfüllung dieser Aufgaben kann mittlerweile nur noch IT-gestützt erfolgen. Somit ist die IT zum entscheidenden Kriterium einer funktionsfähigen Verwaltung geworden. Aber damit nicht zwangsläufig zu deren Kernaufgabe. Denn während IT-Infrastrukturen immer kostspieliger und betreuungsintensiver werden, sind die finanziellen Mittel der Verwaltungen begrenzt und qualifiziertes und bezahlbares IT-Fachpersonal rar. Hardwaremanagement, Virtualisierung, Programm-Updates, Cyber-Abwehr, Sicherheits-Patches, Datensicherung und Dokumentationen sind das tägliche Brot in der kommunalen IT. Dabei werden die Anforderungen höher und die Systeme komplexer, denke man allein an die steigende Zahl von Cyber-Attacken, den Trend zum mobilen Arbeiten oder die Digitalisierung. Eine Alternative zum eigenen Betrieb der IT ist die Virtualisierung von Arbeitsplätzen, also die Bereitstellung der Daten und Anwendungen aus einem Rechenzentrum. Der Betrieb der IT, und damit die Verantwortung für die Technik, werden auf einen Dienstleister übertragen. Diese „IT aus der Steckdose“ ist nicht nur interessant für kleine Verwaltungseinheiten, wie das Beispiel des niedersächsischen Landkreises Cloppenburg zeigt. Im vergangenen Jahr musste sich hier die Verwaltung mit 650 Arbeitsplätzen Gedanken über die Entlastung ihrer IT machen, wie Heike Honscha, Kreisverwaltungsoberrätin und Leiterin des Amts für zentrale Aufgaben beim Landkreis erklärt: „Wir standen vor Personalveränderungen und notwendigen Aufstockungen in der IT-Abteilung. Kompetente Fachkräfte zu finden ist bei dem Tarifrecht für die öffentliche Verwaltung jedoch nicht einfach. In Gesprächen mit der KDO über mögliche Unterstützung kamen wir dann schnell auf den Cloud-Arbeitsplatz.“

Datensicherheit, Wirtschaftlichkeit, Planbarkeit

Für die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) als kommunaler IT-Dienstleister und Zweckverband mit 56 Mitgliedern war die sichere Speicherung und Verarbeitung von Verwaltungsdaten schon immer eine zentrale Aufgabe. Mit dem Modell des Cloud-Arbeitsplatzes bietet sie ihren Kunden nun einen Full-Service an. Dazu gehört neben der Bereitstellung der Hardware an den Arbeitsplätzen – in der Regel sind das Thin Clients – auch die komplette technische Infrastruktur wie Drucker, Kopierer, Scanner und Telefon, die Bürokommunikations-Software und natürlich die Betreuung der Anwender. Die Gemeinde Heeseberg aus dem Kreis Helmstedt war im Jahr 2012 mit 17 Arbeitsplätzen der erste Kunde, Ende dieses Jahres wird die KDO voraussichtlich 2.200 Cloud-Arbeitsplätze in Kommunen unterschiedlicher Größenordnung betreuen. Hillrich Hildebrand, früher IT-Leiter beim Kreis Wittmund und seit drei Jahren bei der KDO, berät Kommunen beim Auslagern des IT-Betriebs. „Dezentrale Server sind einfach unsicher, deshalb haben wir schon damals in Wittmund kreisweit eine zentrale IT aufgebaut. Als vor einigen Jahren der Verwaltungstrakt eines Schulzentrums abgebrannt ist, konnten wir die IT- und Kommunikationstechnik bereits nach drei Tagen in einem Nebengebäude wieder zur Verfügung stellen. Ohne Datenverlust.“ Neben der Datensicherheit haben Kommunen ganz unterschiedliche Gründe, ihre IT auszulagern. Bei vielen stehen wirtschaftliche Aspekte und bessere Planbarkeit im Vordergrund. „Beim Cloud-Arbeitsplatz bezahlen die Verwaltungen einen festen Satz pro Arbeitsplatz, das ist für die Haushaltsplanung langfristig kalkulierbar. Und das Wichtigste: Die IT ist immer modern und auf dem neuesten Stand“, erklärt Hildebrandt den neuen Trend ins Rechenzentrum. Denn tatsächlich kommt der Cloud-Arbeitsplatz nicht aus irgendeiner Cloud, sondern aus dem kommunalen KDO-Rechenzentrum in Oldenburg, das nach ISO 27001 zertifiziert ist.

Entlastung macht nicht arbeitslos

Die Angst, dass durch den Cloud-Arbeitsplatz eigene IT-Mitarbeiter arbeitslos werden, ist unbegründet. Das bestätigt Michael Schweer, IT-Leiter der Stadt Lohne, die seit April mit 75 Cloud-Arbeitsplätzen von der KDO betreut wird: „Wir sind in der IT zu zweit. Das war mehr als eng, aber eine dritte Kraft war für unsere Größenordnung nicht realisierbar. Jetzt können wir uns wieder um die Weiterentwicklung unserer IT und die Realisierung von Projekten kümmern.“ Bereits im Jahr 2012 hatte Schweer für die Stadt Lohne die Desktop-Virtualisierung auf Basis der Lösung VMware eingeführt. Nach Ablauf der Wartungsverträge stellte sich dann die Frage, weiterhin selbst zu investieren oder die KDO als Dienstleister zu beauftragen. Bei der Gemeinde Jork aus dem Landkreis Stade waren die Gründe für den Wechsel zum Cloud-Arbeitsplatz vielfältig: Die IT-Infrastruktur war in die Jahre gekommen und man hätte investieren müssen. Die drei Mitarbeiter in der EDV betreuten neben den 65 Arbeitsplätzen im Rathaus auch die Schüler- und Lehrerarbeitsplätze in den drei modern ausgestatteten Schulen mit insgesamt 650 Usern. Das war nicht zu schaffen, wie Matthias Riel, Erster Gemeinderat in Jork, erläutert: „Die Schulen sind uns sehr wichtig und es war unmöglich, alles qualitativ hochwertig zu leisten. Jetzt kann sich ein Administrator intensiv um die Schulen kümmern und wir haben auch noch Zeit für die Schulung von Mitarbeitern und Lehrkräften. Natürlich haben wir im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsberechnung verglichen. Das Angebot der KDO hat einfach gewonnen.“ Und auch Manuel Bruns, verantwortlicher Produkt-Manager bei der KDO, versichert: „Wir nehmen den Verwaltungen nur die Last der Technik ab – die Entscheidung, welche Fachanwendungen zum Einsatz kommen, bleibt nach wie vor in Händen der Kommune.“