SozialwesenAbläufe variabel unterstützen

ALB, ZABH, ABH, ALA, EAE, LAE – die Abkürzungen für die (zentralen) Ausländerbehörden und Erstaufnahmeeinrichtungen in Deutschland sind vielfältig. Und ebenso unterschiedlich wie die Bezeichnungen sind auch die Einrichtungen selbst. Je nach Bundesland, und sogar Einrichtung, variieren die Zuständigkeiten, Vorgehensweisen und Aufgabenbereiche stark und sind gleichzeitig sehr umfangreich. So ist es nicht verwunderlich, dass auch die Herausforderungen, denen sich die Sachbearbeiter in den verschiedenen Verwaltungen gegenübersehen, mitunter stark voneinander abweichen.
Allen Einrichtungen gemein ist, dass sie sich um die Aufnahme und Unterbringung der Geflüchteten und Asylsuchenden kümmern, die ihnen zugeordnet worden sind. Alle müssen sich daher mit Fragen des Quartiersmanagements innerhalb ihrer Häuser und Wohnbereiche befassen und dafür Sorge tragen, dass die familiäre Situation, Herkunft und Religion bei der Unterbringung berücksichtigt wird. Wie lange die Menschen in der Einrichtung verbleiben ist sehr unterschiedlich – und so müssen einige Häuser den Schwerpunkt auf das Management von ständig wechselnden Bewohnern legen, andere auf die längerfristige Unterbringung von Menschen in einem behelfsmäßigen Zuhause.

Ersatz für BrAsyl

Bei der Verpflegung arbeiten einige Aufnahmestellen mit entsprechenden Anbietern zusammen, andere geben selbst Sachleistungspakete aus. Manche Einrichtungen sind gleichzeitig auch für die Berechnung und Ausgabe von monetären Leistungen nach dem Asylbewerberleistungs- sowie dem Bildungs- und Teilhabegesetz zuständig und geben Krankenscheine für die medizinische Versorgung aus. Für die Geldleistungen arbeiten einige mit Schalterbetrieb, andere mit Geldautomaten. Es ist also nicht verwunderlich, dass sich die Ausländerbehörden bei diesen vielfältigen Arbeiten flexible Standard-Software-Lösungen wünschen, die ihre Abläufe und Prozesse bestmöglich abbilden und unterstützen.
So suchte auch die zentrale Ausländerbehörde (ZABH) des Landes Brandenburg unlängst nach einer Software, welche bereits diverse Möglichkeiten zur Bearbeitung bietet, aber es auch möglich macht, weitere Vorgänge so abzubilden, wie es speziell in Brandenburg notwendig ist. Die in den 1990er-Jahren vom Land Brandenburg selbst entwickelte Anwendung BrAsyl war in die Jahre gekommen und inhaltlich nicht mehr auf dem neuesten Stand. Zudem können die zusätzlichen Anforderungen von Bundes- und Landesebene hinsichtlich der Informationsaufnahme, -verteilung und -weitergabe mit BrAsyl künftig nicht mehr erfüllt werden. Im Rahmen der Markt­evaluation für eine passende Fachanwendung, fiel die Entscheidung, jeweils eine Standard-Software für die ordnungsbehördlichen und eine für die sozialbehördlichen Aufgaben der zentralen Ausländerbehörde anzuschaffen.

Neue Software lässt sich anpassen

Nach einer Ausschreibung mit umfangreichem fachlichem Anforderungskatalog fiel die Wahl auf die Standard-Software Care4 der Firma INFOsys Kommunal. Die Lösung konnte mit ihrer modernen Bedienoberfläche und vor allem mit den flexiblen Anpassungsmöglichkeiten überzeugen. Ein weiterer wichtiger Punkt war die zeitnahe Umsetzung der neuen Schnittstelle zum Ausländerzentralregister (AZR). In vielen Behörden werden die Daten der Ankommenden aktuell immer noch manuell erfasst oder aus dem AZR übertragen. Mit Care4 lässt sich der Import inklusive Aliaspersonalien und Daten zum Arbeits- und Gesundheitsschutz automatisiert für die zugewiesenen Personen aufrufen. Neben dem Abruf über die vom Bundesverwaltungsamt bereitgestellte Online-Schnittstelle ergibt sich bei der Software eine besonders komfortable Lösung über die Nutzung des programminternen Automatisierungsmoduls. Dieses macht es möglich, wiederkehrende Abläufe und Arbeitsschritte zu bestimmten Zeiten und für bestimmte Sachbearbeiter- oder Personengruppen auszuführen.
In Brandenburg wird die übertragene AZR-Nummer auch das führende Aktenzeichen. Darüber werden alle weiteren Arbeitsvorgänge zugeordnet, etwa zu sozialen und medizinischen Leistungen, Bescheiden nach dem Asylbewerberleistungsgesetz oder die Betreuung der Asylbewerber während des Aufenthalts in der Erstaufnahme sowie interne Transfers zwischen den Wohnheimstandorten und landesinterner Verteilung.

Arbeitsprozesse vereinfacht

Weitere wichtige Anforderungen der ZABH Brandenburg, die mit der neuen Software vereinfacht werden, beziehen sich auf die Arbeitsprozesse. So verfügt Care4 beispielsweise standardmäßig über Wiedervorlage- oder Aktennotizfunktionen und Vertretungsregelungen. Vor dem Hintergrund der E-Akte gibt es selbstverständlich auch Schnittstellen zu Dokumenten-Management-Systemen.
Für die Ausgabe der Sach- sowie der monetären Leistungen bietet die Software von INFOsys Kommunal einen Stapelassistenten, der im Schalterbetrieb Personen einfach per Namenssuche, zugeordneter Nummer oder dem Scannen eines Ausweises mit Barcode identifiziert und die entsprechenden Leistungen anzeigt. Mit diesem Hilfsmodul schlägt das Programm den Bogen zwischen den monetären Leistungen, die bislang häufig noch in Kreis- oder Stadtverwaltungen separat ausgegeben wurden, und der aktiven Unterbringung und Betreuung der Asylsuchenden in den Sammelstellen.
David Stoll, bei INFOsys Kommunal für Kundenberatung und Vertrieb zuständig, sagt: „Wir freuen uns sehr auf die Zusammenarbeit mit der zentralen Ausländerbehörde in Brandenburg. Die bisherigen Termine und Gespräche mit unseren Ansprechpartnern waren sehr produktiv und angenehm. Das Landesverwaltungsamt des Saarlandes setzt unsere Software-Lösung schon seit mehreren Jahren in dessen Erstaufnahmeeinrichtung in Lebach ein, und auch für diesen Kunden sind einige der neuen Anforderungen relevant. Wir sind uns sicher, dass wir bei der Umsetzung der Arbeitspakete viele Synergien nutzen können, die Brandenburg, dem Saarland und weiteren zukünftigen Kunden zugutekommen werden.“ Die Einführung der neuen Software in Brandenburg soll in mehreren Arbeitsschritten erfolgen und so sukzessive für die ZABH an Funktionsumfang gewinnen. Der Großteil der Umsetzung ist für 2020 geplant.