InterviewKultur der Kooperation

Frau Staatssekretärin Ulbrich, Herr Baltissen, das Onlinezugangsgesetz (OZG) befindet sich in der Umsetzung. Wie bewerten Sie die Aktivitäten?

Ulbrich: Als das OZG im Rahmen der Bund-Länder-Verhandlungen beschlossen wurde, war sicher kaum jemandem bewusst, dass es uns zwingt, ernsthaft zusammenzu­arbeiten. Wir haben eine ganz neue Kultur der Kooperation, übrigens auch im IT-Planungsrat. Das Motto „Einer entwickelt für alle“ ist sehr wertvoll – auch für die kommunale Ebene.

Wie zeigt sich das in Mecklenburg-Vorpommern?

Ulbrich: Wir haben die Federführung für den Bereich Bauen und Wohnen übernommen (wir berichteten). Gemeinsam mit Partnern aus anderen Bundesländern, der Metropolregion Rhein-Neckar und unseren Kommunen entwickeln wir in diesem Themenfeld digitale Lösungen.

Was hat sich durch das OZG noch verändert?

Ulbrich: Wir denken jetzt stärker aus Nutzersicht und in Prozessen. Im Baurecht gibt es in jedem Bundesland eine Bauordnung. Bislang waren die Fachkollegen skeptisch, ein Verfahren für alle zu entwickeln. Wir wollen zeigen, dass es geht, weil der Antrags- und Genehmigungsprozess grundsätzlich gleich ist. Die einzelnen materiellen Regelungen kann jedes Land immer noch selbst bestimmen. Bei der OZG-Umsetzung hinterfragen wir zunehmend alle rechtlichen Regelungen bis hin zur Verwaltungsvorschrift und betrachten das Ganze aus der Nutzerperspektive. Das bietet die Chance, Bürokratie abzubauen.

Herr Baltissen, wie nehmen Sie das OZG aus Anbietersicht wahr?

Baltissen: Das Thema Kooperation ist auch für uns sehr wichtig geworden. Die Digitalwirtschaft ist bei der OZG-Umsetzung darauf angewiesen, mit den Ämtern und Behörden zusammenzuarbeiten. Wir müssen uns also frühzeitig zusammensetzen und prüfen, wie wir Fachaufgaben, Prozesse und Technologie zusammenbringen und so Mehrwerte schaffen. Allerdings ist der politische Wille momentan das einzige Gegengewicht zu den unzähligen Vorbehalten, die nach wie vor in den Köpfen von Mitarbeitern und Führungskräften existieren. Dieses politische Momentum müssen wir nutzen. Durch das OZG ist jetzt ein Auftrag da, und ich glaube, dass er noch klarer formuliert werden muss. Viele Strukturen, die seit den Stein-Hardenbergschen Reformen bewährt sind, passen nicht mehr in die heutige Zeit. Sie müssen verändert werden. Das wird ein langer Weg des Kulturwandels sein.

Wie organisiert Mecklenburg-Vorpommern diesen Kulturwandel?

Ulbrich: Wir müssen den Mitarbeitern die Gelegenheit geben, neue Arbeitsweisen kennenzulernen, etwa einen Design-Thinking-Prozess selbst mitzumachen. Das haben wir in Mecklenburg-Vorpommern am Beispiel einer Förderrichtlinie getan. Meiner Erfahrung nach war es für die Teilnehmer bereichernd, wenn sie einen Verwaltungsprozess einmal konsequent aus Sicht der Nutzer betrachten.

Es werden in manchen Behörden auch Methoden wie agiles Projekt-Management ausprobiert. Kann man das auf die tägliche Arbeit in Ämtern und Behörden übertragen?

Baltissen: Ich denke schon, dass dies möglich ist. Aber es kommt immer auf die Bereiche an. Dort, wo absolute Rechtssicherheit geboten ist, werden traditionelle Arbeitsweisen bestehen bleiben. Aber im gestalterischen Bereich ist agiles Arbeiten sehr wohl möglich. Allerdings muss man aufpassen, dass die Methode nicht der Inhalt wird. Agil zu sein ist kein Wert an sich, sondern ein Mittel, um ans Ziel zu kommen.

„Wir müssen den Mitarbeitern die Gelegenheit geben, neue Arbeitsweisen kennenzulernen.“
Was geschieht innerhalb der Verwaltung, wenn die Dienste online verfügbar sind?

Ulbrich: Unser Ziel ist es, bei vielen Prozessen eine komplette Digitalisierung und Automatisierung zu erreichen. Wir gehen dabei schrittweise und mit Alternativen vor. Deshalb kann es übergangsweise auch noch vorkommen, dass Anträge online eingehen und dann mit Medienbrüchen weiterverarbeitet werden.

Baltissen: Um schnell eine Nutzen für die Bürger zu erreichen, finde ich es legitim, zunächst Brücken zur kompletten Digitalisierung zu schlagen. Es wäre aber fatal, wenn dies zu Dauerlösungen führt und hinter dem Portal sozusagen ein Drucker steht. Wenn man Prozesse digitalisieren und automatisieren will, braucht man technologische Lösungen, insbesondere angesichts der zersplitterten Register- und Fachverfahrenslandschaft in Deutschland. Hier wird man harte Schnitte bei der Standardisierung machen müssen.

Ulbrich: Digitalisierung bietet für Behörden die Möglichkeit, stärker zu kooperieren. Und wir müssen noch deutlich enger zusammenarbeiten. Warum soll beispielsweise ein Landkreis nicht Aufgaben für alle seine Ämter übernehmen? Das müssen wir den Kommunen ermöglichen. Darin liegt meiner Ansicht nach eine große Chance. Das schließt nicht aus, dass ein Amt die Leistung auch selbst anbietet.

Baltissen: Ich denke auch, dass die Schranken der Sphärentrennung fallen müssen. Es gibt bereits Beispiele, wo private und öffentliche Organisationen, Dienste gemeinsam erbringen. Im kirchlichen Bereich sehen wir, dass eine gewisse Bündelung erreicht wird, die von unten gesteuert wird. Warum soll das nicht auch auf der kommunalen Ebene funktionieren. Ohne Bündelung kann man sich die durchgängige Digitalisierung von Prozessen und damit auch die Realisierung des Once-Only-Prinzips abschminken

Welche Rolle spielen dabei zentrale Serviceportale?

Ulbrich: Unser Ziel ist es, mit unserem MV-Serviceportal (wir berichteten) ein einheitliches Eingangstor zur Verwaltung zu schaffen. Sämtliche Kommunen können ihre Online-Anträge und -Dienste kostenlos an das Portal andocken. Das Portal wurde übrigens mit Design-Thinking-Methoden entwickelt.

Wie machen Sie das Portal bei Kommunen und Bürgern bekannt?

Ulbrich: Nötig ist dafür eine umfangreiche Öffentlichkeitsarbeit. Aber gerade Verwaltungen denken dies leider selten mit und planen kaum ausreichende Haushaltsmittel für die Bekanntmachung ihrer Leistungen mit ein. Deshalb sind wir aktuell im ganzen Land unterwegs, um mit den kommunalen Akteuren zu sprechen. Mit einem Team aus Kollegen unseres Ministeriums sowie unseres IT-Dienstleisters unterstützen wir die Kommunen dabei, ihre Services in das Portal zu bringen.

Baltissen: Damit die Dienste bei den Bürgern ankommen, müssen sie einfach sein. Der Portalverbund bietet die Chance des einfachen Zugangs als die eine Adresse für alle Dienstleistungen. Solange es einfacher ist, staatliche Services bei Google zu finden als in der Verwaltung selbst, werden wir nicht erfolgreich sein.