krzDigiCheck in Porta Westfalica

Ende Oktober 2020 haben bei der Stadt Porta Westfalica in Nordrhein-Westfalen im Sachgebiet 63 (Bauordnung) zwei so genannte DigiChecks stattgefunden – ein Service des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe (krz), der Verbandsmitglieder ressourcenschonend bei der Verwaltungsdigitalisierung sowie bei der Erfüllung der OZG-Pflichten unterstützen soll (wir berichteten). Die DigiChecks sind bereits im Vorfeld mit den Digitalisierungsbeauftragten der Stadt, Heike Piech und Reiner Pape, auf ein virtuelles Format abgestimmt worden, teilt das krz mit. Dazu seien sowohl Reinhard Sander, Sachgebietsleiter Bauordnung, als auch sein Team befragt worden. Hierfür sei die Methodik DigiCheck@Kom angewandt worden, bei der vom krz systematisch die digitale Ausgangslage, die notwendigen digitalen Veränderungsbedarfe und der digitale Status-quo der IT-Herausforderungen erfasst wird.

Vorhandene Potenziale analysieren

15 Prüffelder seien in der Abteilung 61 abgefragt und systematisch erhoben worden, um diese Ergebnisse anschließend nach vorhandenen Potenzialen zu analysieren. In einem Abschlussbericht werden sie für die Abteilung strukturiert ausgewertet und mit Handlungsempfehlungen, Kostengrößen und einer Digitalisierungsstrategie für drei Jahre an die Beteiligten übergeben. Ein Workshop sollte den Teilnehmenden als Bühne dienen, um ihre konkreten persönlichen Bedarfe an die Digitalisierung bei ihrer täglichen Aufgabenerfüllung und in ihrem Arbeitsumfeld zu äußern. Moderiert wurde er von Matthias Kröff und Torsten Fisahn vom krz. „Nutzen Sie also die Chance und teilen Sie uns – bei entsprechendem Prüffeld – Ihren konkreten Bedarf mit. Nur so können wir Ihnen individuelle Empfehlungen für Verbesserungen geben, die dann bei Ihnen auch auf hohe Akzeptanz stoßen werden“, sagte Fisahn zum Start des Workshops.

Individuelle Strategie aufbauen

„Lassen Sie uns Ihre individuelle Digitalisierungsstrategie stufenweise aufbauen, fangen Sie dabei bitte mit der Ersten, nicht mit der dritten Stufe an“, ergänzte Kröff. Diese Chance ist von von den Mitarbeitenden genutzt worden, berichtet das krz. In dem von den anwesenden Vorgesetzten Gabriele Schmidt und Reinhard Sander vorbildlich geprägten vertrauensvollen Workshops seien viele Bedarfe, Anregungen, Verbesserungswünsche aber auch klärende Rückfragen geäußert worden. Diese gelte es jetzt zu analysieren, um anschließend priorisierte Empfehlungen als rahmengebende Teilstrategie der Stadt Porta Westfalica zu übergeben. Heike Scherf von der Stadt Porta Westfalica brachte im Laufe des Workshops die Herausforderungen der Digitalisierung und deren Einordnung auf den Punkt: „Wir stehen am Rand des Digitalisierungsschwimmbeckens und uns wird von vielen Seiten erzählt, was wir alles können, sollen und müssen. Und das sind alles Techniken und Themen für das Schwimmabzeichen in Gold. In der Realität haben wir aber noch nicht mal das Seepferdchen-Abzeichen bestanden.“