BauwesenBearbeitungszeit halbiert

Dem Onlinezugangsgesetz (OZG) entsprechend sind auf der Internet-Seite der Stadt Schwerin bereits über 100 digitale Leistungen zu finden. Die elektronische Bauakte (E-Bauakte) mit der digitalen Bauantragstellung ­gehörte zu den ersten digitalen Dienst­leistungen der Landeshauptstadt Mecklenburg-Vorpommerns. Dabei wurde der gesamte Antrags- und Bearbeitungsprozess umgestellt, was Kommunikationsumwege aufgelöst hat.
„Ich bin vom Ergebnis dieser digitalen Transformation begeistert. Wir konnten die Bearbeitungsdauer vom Antrag bis zur Bescheidung um die Hälfte reduzieren“, so Schwerins Oberbürgermeister Rico Badenschier. „Der Landeshauptstadt Schwerin ist mit ihrer E-Bauakte ein wichtiger Schritt hin zur bürgerserviceorientierten Digitalisierung der Verwaltung gelungen.“ Die Vorteile der digitalen Bauakte nutzt mittlerweile jeder zweite Antragsteller eines Bauantrags in Schwerin.
Aktuell können unter anderem folgende Verfahren in der Bauordnung vollständig digital beantragt, bearbeitet und beschieden werden: Anträge für das Baugenehmigungsverfahren und das vereinfachte Baugenehmigungsverfahren, Anträge auf Genehmigungsfreistellung, Bauvorbescheide und Abweichungen, Einreichung von bautechnischen Nachweisen zur bauaufsichtlichen Prüfung, Anträge auf Abgeschlossenheitsbescheinigung und Hausnummernvergabe.
Alles begann vor sieben Jahren mit der Suche nach Alternativlösungen für eine veraltete Fachanwendung. Aufgrund der engen fachlichen und informationstechnischen Zusammenarbeit mit dem benachbarten Landkreis Ludwigslust-Parchim richtete sich der Fokus schnell auf das Software-Unternehmen GekoS. Durch das neue Fachverfahren können nutzerorientierte Einstellungen für die Mitarbeiter der Verwaltung, für Antragsteller, Entwurfsverfasser, interne und externe Beteiligte sowie für die Prüfingenieure angeboten werden. Mit umfangreichen statistischen Auswertungen erhält die Führungskraft eine wichtige Unterstützung zur Steuerung der Arbeitsprozesse.

Dritter Bildschirm Notebook

Die elektronische Aktenführung ist ein wesentlicher Baustein einer digitalen Verwaltung. Die verwaltungsrechtlichen Forderungen nach Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns und insbesondere die rechtssichere und gesetzeskonforme Dokumentation der Entscheidungsprozesse sind in einer E-Akte ebenfalls zu erfüllen. Neben diesen Formvorschriften erfordern die rein digitale Bearbeitung und das Lesen elektronischer Dokumente im Vergleich zu Papierdokumenten eine höhere Konzentration. Die sehr gute technische Ausstattung der Arbeitsplätze ist daher für den Bearbeitungsprozess der Bauordnung entscheidend.
Der Schwerpunkt lag in Schwerin auf der flexiblen Handhabung der Technik. So nutzen die Verwaltungsmitarbeiter zum Beispiel Notebooks als dritten Bildschirm am Arbeitsplatz, als Computer zum schnellen Präsentieren an großformatigen Bildschirmen und für einen ortsunabhängigen Zugriff auf alle elektronischen Bauakten. Dieser flexible Informationszugriff erleichtert Beratungsgespräche und spart Zeit bei der Aktensuche. Die Notebooks bieten einen weiteren Vorteil: Mithilfe von Mikrofon und Kamera können die Sachbearbeiter Videokonferenzen für Bauberatungen durchführen und an Webinaren teilnehmen.
Im ersten Schritt war es wichtig, den Antragstellern eine selbsterklärende Antragsplattform anzubieten. Neben der Vielzahl der digitalen Antragsverfahren kann der Entwurfsverfasser zwischen einem Antrag mit elektronischem Assistenten und einem beschleunigten Antrag wählen. Die Angaben und Unterlagen des Antrags werden automatisch zur Prüfung in das Fachverfahren GekoS Bau übergeben.
Eine Unterschrift auf dem digitalen Antrag und auf den Bauvorlagen erübrigt sich aufgrund der Be­freiung von der Unterschriftserfordernis nach dem kommunalen Standard­erprobungsgesetz von Mecklenburg-Vorpommern (KommStEG M-V). Mittlerweile hat sich auch die Landesbauordnung dahingehend angepasst. Zur Nachvollziehbarkeit der Übersendungen wurde mit der Einreichung eines Antrags und nachträglicher Unterlagen ein Mantelbogen in Form eines Belegs erzeugt.

Online-Bauportal als effiziente Kommunikationsplattform

Der digitale Antrag wird unter Beachtung der XBau-Standards an das Fachverfahren sowie zur Datensicherung an ein Dokumenten-Management-System (DMS) übermittelt. Über standardisierte E-Mails erfolgen anschließend der Versand der Eingangsbestätigung, die Zusendung der Zugangsdaten, die Information des Sachbearbeiters über einen neuen Vorgang, die Unterlagennachforderungen und die Mitteilung über den Bescheid.
Die Sachbearbeiter werden mittels der Einstellungen im Fachverfahren durch die einzelnen Schritte des Genehmigungsverfahrens geführt und durch standardisierte Arbeits- und Kontrollprozesse unterstützt. Die eingestellten Kon­trollmechanismen überprüfen etwa das Vorliegen der Voraussetzung für die Erteilung einer Baugenehmigung. So wird das Anfertigen einer Baugenehmigung vom Programm blockiert, wenn der Antrag nicht vollständig eingereicht und das Beteiligungsverfahren noch nicht abgeschlossen wurde. In die Schweriner E-Bauakte sind über 1.000 Standard-E-Mails, Checklisten und Standardschreiben integriert.
Antragsteller und Entwurfsverfasser erhalten mit der Eingangsbestätigung Zugriff auf ihren digitalen Antrag im Online-Bauportal. Im Portal sind alle wesentlichen Angaben und Unterlagen jederzeit einsehbar. Über diese Ebene können zudem nachträgliche Unterlagen, Anträge sowie direkte Mitteilungen an den Sachbearbeiter versandt werden.
Einen Online-Zugriff auf die ­E-Bauakte erhalten auch die intern und extern beteiligten Fachdienste sowie die beauftragten Prüfingenieure. Sie können die vorliegenden Unterlagen einsehen und ihre Stellungnahmen oder Prüfberichte über die Plattform übermitteln.
Das Online-Bauportal fungiert als effiziente Kommunikationsplattform zwischen der Bauaufsichtsbehörde und allen Beteiligten des Verfahrens. So greifen alle Beteiligten auf denselben zentral abgelegten Wissensstand zu und folgen standardisierten Bearbeitungsprozessen. Die dadurch bewirkte Steigerung der Effizienz, von der Aktenführung und -bearbeitung bis hin zur Erteilung eines Bescheids, überzeugte alle am Verfahren Beteiligte von der Schweriner E-Bauakte.