KaarstVorlagen-Management eingeführt

Bereits im Oktober 2018 hat sich die in Nordrhein-Westfalen gelegene Stadt Karst für d.velop-documents als neue Enterprise-Content-Management (ECM)-Lösung entschieden. Wie d.velop berichtet, hat die Stadt damit ein davor von ihr eingeführtes und eigenerstelltes ECM-System auf IBM-Basis abgelöst. Dieses System habe nicht mehr den heutigen Anforderungen an ein Dokumenten-Management-System entsprochen. Eine elektronische Akte, deren Aufbau die Verwaltung in verschiedenen Fachbereichen derzeit vorantreibt, habe sich damit nicht realisieren lassen.
„Wichtiger aber noch war uns ein gutes Vorlagen-Management“, sagt Christiane Fuhrmann, Abteilungsleiterin im Bereich Zentrale Dienste der Stadt Kaarst. Schon das bisherige ECM habe ein solches beinhaltet. Laut d.velop hat sich durch das d.velop documents mit dem dort integrierten Vorlagen-Management die Arbeit der Sachbearbeitenden deutlich vereinfacht.
Im eigenen Haus habe die Stadt weder das ECM noch das Vorlagen-Management installieren müssen. Kaarst beziehe seine IT nahezu komplett vom Rechenzentrum der ITK Rheinland, die Fachkräfte greifen per Citrix-Verbindungen auf die Anwendungen zu. Mit d.velop documents sei die Stadt Kaarst zugleich Pilotkommune innerhalb des ITK-Zweckverbands.
Ein Vorlagen-Management beschleunige die Erstellung von Anschreiben, weil es mit Bausteinen auf der Basis beliebiger, bereits im System hinterlegter Metadaten arbeite. Dies beginne damit, dass man sich nicht um einen aktuellen Kopfbogen kümmern müsse. Es gebe nun eine zentrale Kopfzeile-Vorlage, die alle nutzen und die sich automatisch ausfüllt, je nachdem wer sich angemeldet hat. Wechsele ein Sachbearbeiter das Büro, gehen mit der Verknüpfung im Windows Verzeichnisdienst Active Directory auch die Daten mit. Man greife also an jedem Arbeitsplatz auf die persönlichen Vorlagen zu.

Felder automatisch korrekt vorbelegt

Die Auftragsvergabe an externe Firmen sei ein weiteres Feld, in dem sich die Verwaltung durch das Vorlagen-Management unterstützen lasse. Dabei werden im Vordruck direkt Summenbildung und Umsatzsteuerberechnung hinterlegt. Während der coronabedingten reduzierten Umsatzsteuersätze seien die entsprechenden Felder also immer automatisch korrekt vorbelegt gewesen. Dahinter sei eine zentrale Adressverwaltung aus d.velop documents implementiert worden, die für alle Schreiben die jeweils gleiche aktuelle Adresse verwendet. Für die Serienbrieferstellung könne auch der Inhalt aus Akten des d.velop documents mit Adress- oder sonstigen Informationen, wie etwa Steuer- oder Personalakten, als Quelle verwendet werden.
Christiane Fuhrmann erläutert: „Das ECM-System im integriertem Vorlagen-Management erfreut sich über die gesamte Verwaltung hinweg großer Beliebtheit, alle Abteilungen arbeiten damit, das sind rund 450 Personen.“ d.velop berichtet weiter, dass derweil auch die auf d.velop documents basierenden Aktenlösungen ausgebaut werden. Eine digitale Personalakte sowie ein Vertrags- und Satzungsmanagement zur Führung digitaler Satzungsakten seien bereits implementiert.
Im Sozialamt gehe der Weg ebenfalls weg vom Papier hin zum digitalen Arbeiten mit der elektronischen Sozialhilfeakte. Hier stelle d.velop public sector eine Schnittstelle vom ECM zum Fachverfahren AKDN-sozial bereit.
Mit der erfolgreichen Einführung des d.velop documents habe die Stadtverwaltung Kaarst einen wichtigen Meilenstein bei der eigenen Digitalisierung erreicht. Künftig werden alle Verwaltungsvorgänge digital abgelegt. Die Zeiten von Papierakten seien damit bald vorbei. Digitale Ratsarbeit, eine komplett neue Homepage oder die Arbeit mit Microsoft Outlook seien weitere Schritte auf diesem Weg.