E-SignaturZeitnahe Zustimmung

Das Schulwerk der Diözese Augsburg ist eine kirchliche Stiftung des öffentlichen Rechts und damit eine unabhängige Tochter der Diözese mit eigener Satzung. Als größter privater Schulträger Süddeutschlands ist das Schulwerk im gesamten bayerischen Regierungsbezirk Schwaben und in Teilen des Regierungsbezirks Oberbayern tätig. Insgesamt unterstehen ihm dort 46 Schulen mit etwa 19.500 Schülerinnen und Schülern sowie rund 2.200 Beschäftigten.
Bei jeder Neueinstellung oder Vertragsänderung einer Lehrkraft muss die Mitarbeitervertretung der örtlichen Schule, welche dem Betriebs- oder Personalrat entspricht, ihre schriftliche Zustimmung erteilen. Dieser Prozess wurde bisher klassisch auf dem Postweg durchgeführt. Dazu wurden zunächst die notwendigen Formblätter ausgedruckt und zusammen mit einem Anschreiben an die jeweilige Schule gesendet, wo sie dann an den Vorsitzenden der Mitarbeitervertretung übergeben wurden. Die unterschriebenen Dokumente wurden anschließend wieder nach Augsburg zurückgeschickt. Erst danach konnte das Schulwerk den jeweiligen Bewerberinnen und Bewerbern ein verbindliches Angebot machen.
Insgesamt nahm dieser Prozess mindestens fünf Werktage in Anspruch – in den Ferien konnte allerdings auch deutlich mehr Zeit vergehen, bis hin zu einigen Wochen. In Zeiten des Lehrermangels sind solche Verzögerungen im Bewerbungsprozess problematisch.

Rechtssicher, einfach zu erlernen, wenig Administrationsaufwand

„Wir sind darauf angewiesen, Bewerberinnen und Bewerbern zügig einen unterschriftsreifen Arbeitsvertrag vorlegen zu können. Sonst müssen wir leider damit rechnen, dass sie sich in der Zwischenzeit für eine andere Anstellung entscheiden“, sagt Peter Kosak, Vorstandsvorsitzender der Stiftung und Leiter des Schulwerks der Diö­zese Augsburg. Ihm unterstehen mehrere Stabsstellen, unter anderem ist er für die IT verantwortlich und erfüllt als ausgebildeter Lehrer die Berichtspflicht des Vorstands im pädagogischen Bereich. „Mir wurde klar, dass wir hier eine effizientere Alternative brauchen. Durch einen Vergleichstest in einem Computer-Magazin habe ich von d.velop sign erfahren und wir haben uns entschlossen, dieses Produkt für unsere Zwecke zu evaluieren.“
Bei der Digitalisierung innerhalb des sensiblen Personalprozesses standen für das Schulwerk Datenschutzkonformität und Rechts­sicherheit im Vordergrund. Gleichzeitig sollte die gesuchte Lösung einfach erlernbar sein und keinen großen Administrations- und Schulungsaufwand verursachen. Diese Anforderungen ließen sich mit dem Cloud-Produkt d.velop sign des Anbieters d.velop sehr gut abdecken. Der deutsche Software-Hersteller kooperiert dafür mit D-Trust, einem Unternehmen der Bundesdruckerei, das als staatlich anerkannter Vertrauensdienste­anbieter die Ausstellung qualifizierter Signaturzertifikate übernimmt. Durch diese Form der eingesetzten Zertifikate ist die elektronische Signatur qualifiziert und damit rechtlich einer händischen Unterschrift in nahezu allen Bereichen gleichgestellt. Da sie als Fernsignatur bereitgestellt wird, sind zudem keine externen Geräte oder Signaturkarten notwendig. Mitarbeitende nutzen zum Auslösen der Signatur ihr Mobiltelefon als zweiten Faktor, ähnlich wie beispielsweise bei der Anmeldung im Online-Banking. Da sich d.velop sign als Stand-alone-Lösung aus der Cloud beziehen lässt, fügt sich das Produkt in die bestehende IT-Infrastruktur des Schulwerks ein, ohne dass dort Anpassungen notwendig sind. Dennoch besteht die Flexibilität, in Zukunft weitere Services aus der Cloud zu ergänzen.

Test-Account hat überzeugt

Zunächst stellte der Anbieter Peter Kosak und seinem Team einen Test-Account zur Verfügung, mit dem sie das Produkt genau begutachten konnten. Anschließend wurde es in einer etwa zweiwöchigen Pilotphase mit einigen Schulen im größeren Kontext getestet. Anfang Mai vergangenen Jahres lief diese Testphase aus. Seitdem wird d.velop sign beim Schulwerk der Diözese Augsburg produktiv genutzt.
Für den digitalen Prozess sind nun nur noch wenige Schritte notwendig. Mittels einer in d.velop sign hinterlegten Umlaufvorlage wird die entsprechende Person zu einer elektronischen Signatur eingeladen. Anschließend werden ein Anschreiben mit Hintergrundinformationen und das zu signierende Formular hochgeladen. Danach wird der Signaturumlauf gestartet, und die Aufforderung zur Unterschrift landet direkt bei der oder dem Zuständigen. Zum Auslösen der Signatur ist neben dem Dienstendgerät nur noch ein Mobiltelefon als zweiter Faktor notwendig. Somit lässt sich der Arbeitsaufwand auf wenige Minuten verkürzen.

Positive Bilanz nach dem ersten Jahr

Nachdem die qualifizierte elektronische Signatur seit beinahe einem Jahr genutzt wird, kann das Schulwerk der Diözese Augsburg positive Ergebnisse vermelden. So haben sich die Umlaufzeiten für die Rückmeldung der Mitarbeitervertretungen von mindestens fünf Werktagen auf rund 24 Stunden reduziert. Oft erfolgt die Bestätigung sogar noch am selben Tag. Gleichzeitig entfällt der Aufwand für das Drucken, Kuvertieren und Versenden der Dokumente und die Kosten für den papierbasierten Prozess können eingespart werden. Auch innerhalb der Schulferien kann nun eine zeitnahe Zustimmung der entsprechenden Mitarbeitervertretenden eingeholt werden. Durch den vollständig digitalen Prozess ist es dabei unerheblich, wo sich die Kollegen gerade befinden. „Insgesamt bin ich sehr zufrieden mit d.velop sign. Auch aus der Belegschaft höre ich nur positive Stimmen. Für uns verursacht die Lösung in der IT praktisch keinen Aufwand, da wir sie als Service aus der Cloud beziehen und sie intuitiv für alle Mitarbeiter zu bedienen ist. Zudem haben wir es den regis­trierten Anwendern ermöglicht, die Signaturlösung privat zu nutzen, was auch gerne angenommen wird. Das unterstreicht, welche Vereinfachung hinter der elektronischen Signatur steckt“, so Kosak.
Für die Zukunft ist geplant, den digitalen Signaturprozess auf alle Verträge des Schulwerks auszuweiten. Auch Bewerber sollen dann ihren Arbeitsvertrag direkt digital signieren können, um den Prozess weiter zu beschleunigen.